Dataskyddsbeskrivning, Esbo stad, personregister för den uppsökande tjänsten i Esbo

Publicerad: 17.9.2020

Esbo stad

fornamn.efternamn@esbo.fi

Chefen för bibliotekstjänster Oili Sivula

Chefen för bibliotekstjänster Katariina Lauronen

PB 3605, 02070 ESBO STAD

tfn +358 9 81621 (växel)

tietosuoja@espoo.fi

Bibliotekets uppsökande tjänst består av en hembibliotekstjänst.

Syftet med registret är att göra det möjligt för rörelsehindrade att låna böcker och att leverera böcker hem till dem månadsvis samt att hämta böcker som ska returneras. För detta ändamål har hembibliotekets personal, med skriftligt tillstånd av kunden, rätt att se kundens uppgifter i bibliotekets kundinformationssystem (till exempel adress och kontaktpersonens uppgifter om kunden inte kan nås) och att samla vissa personliga uppgifter om kunden (till exempel vilket ämnesområde kunden är intresserad av, hurdant material hen vill ha).

Artikel 6.1 a och c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål och behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

• det digitala registerinnehållet består av bibliotekets kundregister och en digital arbetsmiljö. I den digitala arbetsmiljön (Microsofts Sharepoint Online) finns följande uppgifter:
  • efternamn
  • alla förnamn
  • födelsedatum
  • telefonnummer
  • e-postadress
  • ansvarig person
  • minneslista
  • bibliotekskortets nummer
  • pin-kod
  • funktionsförmåga
  • ytterligare uppgifter
• det manuella registerinnehållet består av kundernas skriftliga samtycke (A4-tillståndsblankett på papper)
  Uppgifter på blanketten:
  • namn
  • födelsedatum
  • adress
  • telefonnummer
  • e-postadress
  • personen som kontaktas om kunden inte kan nås (namn, telefon, e-postadress)
  • kundens underskrift

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna är huvudsakligen inte sekretessbelagda enligt lag. Sekretessen regleras av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Enligt 24 § är till exempel handlingar som innehåller uppgifter som någon har lämnat om sitt hemliga telefonnummer sekretessbelagda.

Den huvudsakliga informationskällan är bibliotekssystemet Sierra och de uppgifter som fås av kunden.

Personuppgifter lämnas i regel inte ut.

Eventuell överföring eller utlämnande av uppgifter ska grunda sig på lag eller en myndighets föreskrift.

Esbo stads tjänsteproducenter är Innovative Interfaces Incorporated som är leverantören av bibliotekssystemet Sierra, och Microsoft som är leverantören av den digitala arbetsmiljön SharePoint.

Personuppgifter kan lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas EU:s standardklausuler.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads arkivbildningsplan/informationsstyrningsplan samt arkivverkets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i dataskyddsförordningen). Behandlingen av uppgifter regleras bland annat av bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet.

Varje anställd får endast behandla de personuppgifter som den anställda behöver i sina arbetsuppgifter.

Särskild uppmärksamhet ägnas åt skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter bland annat när arbetsprocesser beskrivs och behörighet beviljas. Bestämmelser om datasekretess finns i  24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

A. Digitala system för registerföring:

Personuppgifterna har skyddats med användarrättigheter som fastställts på grundval av de arbetsuppgifter som de anställda vid ämbetsverket har. Användarrättigheterna har begränsats enligt arbetsuppgiften och baserar sig på användarroller för vilka rättigheterna fastställts till vissa vyer och funktioner. Rätten att läsa, skriva, spara och radera uppgifter har fastställts separat för de olika användargrupperna. Alla som får behörighet till nätet godkänner en förbindelse som bland annat inkluderar tystnadsplikt. Servern är placerad i ett skyddat och övervakat rum i tjänsteproducentens serversal. De uppgifter som behandlas digitalt överförs i krypterad form i det allmänna datanätet. Uppgifterna i registret säkerhetskopieras automatiskt regelbundet.

B. Manuellt material:

Det manuella materialet förvaras i låsta arbetsrum och låsta skåp.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäran enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd, Den registrerades rättigheter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att begäran har inkommit. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).