Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, ansökningar om understöd vid resultatenheten för kultur

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 8.1.2025

Esbo stad

Kulturdirektören

Tiina Kasvi, kulturchef, kulttuuriavustukset@espoo.fi
Taiju Kiesilä, specialsakkunnig, taiteenperusopetus@espoo.fi

Esbo stads dataskyddsombud
Adress: PB 12, 02070 Esbo stad
Tfn +358 9 81621 (växel)
E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att behandla och arkivera ansökningar om understöd vid resultatenhet för kultur inom resultatområdet för livskraft. Syftet med behandlingen av sökandenas kontaktuppgifter är också partnersamarbetet mellan Esbo stad och dem som ansöker om kulturunderstöd.
- kulturen: årliga understöd, evenemangs- och projektunderstöd, utvecklingsunderstöd och konstnärsstipendier.

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Uppgifter om en person vid en registrerad sammanslutning eller någon annan sökande:

• namn
• personbeteckning
• adress
• telefonnummer
• e-post
• sätt att sända kundpost (post, e-post)

Om sammanslutningar sparas:

• sammanslutningens namn
• FO-nummer
• adress
• telefonnummer
• e-post
• registernummer och registreringskommun

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:
Uppgifterna är inte sekretessbelagda enligt lag

Uppgifter som gäller kunden kommer från ansökan, via kunden själv.

Personuppgifter lämnas inte ut regelmässigt. Uppgifter får lämnas ut endast om lagstiftningens förutsättningar uppfylls.

I egenskap av personuppgiftsansvarig använder staden i sin verksamhet personuppgiftsbiträden (tjänsteproducenter). Personuppgiftsbiträdena får överföra registeruppgifter till länder utanför EU eller EES-området endast om överföringen uppfyller de krav som ställs på den i lagstiftningen och om överföringen och de lämpliga skyddsåtgärderna har avtalats i ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet på det sätt som förutsätts i dataskyddslagstiftningen.

Uppgifterna raderas efter att arkiveringsskyldigheten på tio år har upphört.

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i dataskyddsförordningen). Behandlingen av uppgifter regleras bland annat av bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet. Anställda som behandlar uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt som fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Digitalt material lagras i systemet för ansökan om understöd. De som ansöker om understöd loggar in i systemet med stark autentisering via suomi.fi. Inga separata användarnamn skapas för kunderna. Det elektroniska registret över ansökningar om understöd är skyddat mot utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Användarrättigheterna för systemet har begränsats genom Esbo stads interna användarbehörigheter till de anställda som behandlar understöden.

Ansökningsblanketter som kunderna lämnar in till Esbo stads registratur via det digitala systemet förvaras i ärendehanteringssystemet och dokumentförvaltningens arkiveringssystem tills arkiveringsskyldigheten upphör. Användarrättigheterna för systemet har begränsats genom Esbo stads interna användarbehörigheter till de anställda som behandlar understöd och arkiveringsmaterial. Pappersansökningar som lämnats in till stadens registratur förvaras i stadsarkivets låsta arkivlokaler som en del av arkivet för beslutsfattande.

De sparade kontaktuppgifterna skyddas datasäkert så att de kan läsas och användas endast av de anställda vid Esbo stad som har rätt till det. Man kan logga in i datasystemet endast med ett användarnamn och lösenord som staden utfärdat.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kundernas rättigheter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).