Integritetspolicy – OmaEspoo serviceportal
Publiceringsdatum för integritetspolicyn: 18.11.2025
1. Syftet och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter används i Esbo i allmänhet för att producera, planera och utvärdera verksamhet och tjänster samt för statistikföring. Personuppgifter som samlas in och uppstår vid ärenden behandlas i Esbos interna arbetsledningssystem, där kundkontakter och begäranden hanteras.
I denna tjänst behandlas personuppgifter på följande rättsliga grunder:
- Uppgifter som utförs i allmänt intresse eller vid utövande av offentlig makt. Lag om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019), § 5. Förvaltningslagen (434/2003), § 8.
2. Vilka uppgifter behandlas och varifrån erhålls de?
Tjänsten behandlar följande personuppgifter om Esbos kunder:
- Namnuppgifter, e-postadresser, telefonnummer
- IP-adresser för inloggade kunder
- Personbeteckningar för inloggade kunder, som är nödvändiga för att identifiera användaren
- Personuppgifter som kunderna själva anger i sina begäranden
Uppgifterna varierar beroende på meddelande- eller blanketttyp. Vi får uppgifterna från kunderna själva samt från Suomi.fi-tjänsten som administreras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV).
3. Hur länge lagras uppgifterna?
Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten eller som lagstiftningen kräver. Lagringstiderna fastställs i enlighet med § 21 i informationshanteringslagen. För denna tjänst lagras uppgifterna enligt följande:
- Kontakter och svar som uppstår i digital rådgivning och annan allmän rådgivning samt annan information relaterad till servicehändelsen lagras i fem år från lösningen av servicebegäran.
- Uppgifter i processen för skoltransportreklamation lagras i fem år. Vid behov lagras uppgifterna längre under den tid som krävs för handläggningen av ärendet.
- Logguppgifter om händelser som utförs i systemet av inloggade användare lagras i fem år.
4. Parter som behandlar eller tar emot uppgifterna
4.1 Parter som behandlar uppgifter för Esbos räkning
Personuppgifter behandlas av Esbo stads tjänstemän och anställda samt av externa aktörer från vilka Esbo köper tjänster eller med vilka Esbo upprätthåller OmaEspoo serviceportal. Som avtalspartners väljer vi endast sådana personuppgiftsbiträden som följer god praxis för behandling av personuppgifter och uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Uppfyllandet av dataskyddskraven säkerställs genom skriftliga avtal.
I denna tjänst använder vi följande externa aktör: Sofigate Oy. Avtalsparten kan ha underleverantörer som godkänts av Esbo.
4.2 Utlämnande till andra organisationer
Uppgifter lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter och andra parter som definieras i lag inom de gränser som lagstiftningen tillåter och kräver. Uppgifter kan också lämnas ut till personuppgiftsansvararens tjänsteleverantörer med vilka avtal har ingåtts om tillhandahållande av tjänster som tillhör den personuppgiftsansvarige. Offentligheten för uppgifter som lämnas till myndigheter definieras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller i eventuella speciallagar.
5. Överförs uppgifter utanför EU/EES?
Uppgifter överförs inte utanför EU/EES.
6. Den registrerades rättigheter
EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar dig olika rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter. Du kan läsa mer om dina rättigheter och hur du utövar dem på Esbo stads webbplats: Dataskydd Esbo stad.
7. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.
7.1 Kontaktperson för registret
Om du har frågor eller önskar förtydliganden om behandlingen av personuppgifter kan du kontakta registeransvarig:
Katariina Eskola, senior specialist
Puh. +358 9 81621
katariina.eskola@espoo.fi