Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, uppsökande ungdomsarbete

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 18.9.2020 (Uppdaterad: 7.8.2024)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Chef för lokala ungdomstjänster Anna Vilen

Utvecklingschef för Svenska bildningstjänster Ida Stolt-Haglund

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Serviceansvarig för ungdomsarbetet Tatu Törmänen

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Det uppsökande ungdomsarbetet har enligt 10 § 1 mom. i ungdomslagen i uppgift att nå unga som är i behov av stöd och att hjälpa dem att anlita sådana tjänster och övrigt stöd som främjar deras utveckling, självständighetsprocess, delaktighet i samhället och övriga livskompetens och som bidrar till deras möjligheter till utbildning och till inträde på arbetsmarknaden. Det uppsökande ungdomsarbetet baserar sig på de ungas frivillighet och på samarbete med de unga.

Det uppsökande ungdomsarbetets personregister används för att nå unga i behov av stöd, för att identifiera unga i behov av stöd och för att erbjuda unga stöd. Dessutom används registret för att möjliggöra stöd för unga i samarbete mellan myndigheter och andra aktörer. Inom det uppsökande ungdomsarbetet används registret för skötsel, hantering och utveckling av kundrelationen samt för analys och statistikföring. Uppgifterna samlas in under kundrelationen med det uppsökande ungdomsarbetet.

Behandlingen av personuppgifter sker i det riksomfattande kund- och statistiksystemet PARent. PAR-systemet är Excelbaserat och utgör en del av Microsofts M365-lösning. Systemet har också byggts upp för att underlätta uppföljningen av statliga understöd. Anonyma, numeriska och statistiska kunduppgifter överförs till databasen i det riksomfattande PARent-systemet.

Inom det uppsökande ungdomsarbetet ansvarar systemets användare för behandlingen av uppgifter som hänför sig till deras egna arbetsuppgifter.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Om uppsökande ungdomsarbete och därtill hörande datainsamling stadgas i §10–12 i ungdomslagen.

Situationen bland unga i behov av stöd varierar, vilket inverkar på mängden uppgifter som behandlas och registreras inom det uppsökande ungdomsarbetet. Esbo stad ser i egenskap av personuppgiftsansvarig till att personuppgifterna är nödvändiga och korrekta med tanke på skötseln av uppgifterna inom det uppsökande ungdomsarbetet.

I registret samlas först basuppgifter, det vill säga förnamn och efternamn, födelsedatum och postanstalt. I registret kan man också samla in andra uppgifter som behövs för skötseln av kundrelationen. Dessa uppgifter omfattar bakgrundsinformation samt information om kundens situation, kundrelationer och promemorior. Om servicehandledningen av den unga så kräver, ombedes den unga också uppge sin personbeteckning.

Basuppgifter: förnamn, efternamn, födelsedatum, e-postadress, telefonnummer, hemadress, postnummer, postanstalt

Bakgrundsinformation: utbildning, arbetserfarenhet, mål, familj och annat

Uppgifter om situationen: huvudsaklig verksamhet, utkomst och boendeform

Kundinformation: vilken väg hen kommit till tjänsten, start- och slutdatum för kundrelationen, åtgärder under kundrelationen, placering i åtgärder

Promemorior: andra av kunden godkända ärenden som påverkar kundrelationen

Det uppsökande ungdomsarbetet utförs i första hand utgående från de uppgifter den unga själv har lämnat och hens bedömning av sitt stödbehov. Om det i det uppsökande ungdomsarbetet behövs uppgifter om den unga från någon annan källa, kan dessa inhämtas med den ungas samtycke. Om den unga är minderårig går man igenom situationen tillsammans med vårdnadshavaren, om det inte klart strider mot den ungas intresse.

Basuppgifterna fås när en ung person anmäls till uppsökande ungdomsarbete i enlighet med ungdomslagen.

Den unga kan själv söka sig till det uppsökande ungdomsarbetet. Enligt 11 § i ungdomslagen är en undervisningsanordnare (grundläggande utbildning) eller utbildningsanordnare (yrkesutbildning, gymnasieutbildning och utbildning som handleder för examensutbildning) samt Försvarsmakten och civiltjänstcentralen skyldiga att anmäla unga till uppsökande ungdomsarbete och de kan göra det utan den ungas samtycke. Även andra än ovan nämnda myndigheter och FPA kan oberoende av sekretessbestämmelserna lämna ut uppgifter om den unga till den ungas hemkommun för det uppsökande ungdomsarbetet (den ungas  identifierings- och kontaktuppgifter). Med uttryckligt samtycke av den unga eller av minderåriga ungas vårdnadshavare kan vem som helst anmäla den unga till det uppsökande ungdomsarbetet (den ungas identifierings- och kontaktuppgifter).

Övriga uppgifter (bakgrund, situation, kundrelation och promemorior) fås av den unga själv eller med den ungas samtycke av den som anmält hen till det uppsökande ungdomsarbetet.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda. Uppgifter om att en person är föremål för uppsökande ungdomsarbete kan betraktas som uppgifter om personliga förhållanden och därför är de sekretessbelagda enligt 24 § 1 mom. 32 punkten i offentlighetslagen.

I samband med uppsökande ungdomsarbete kan det uppstå sådan information om den unga som behöver överlåtas till den tjänsteleverantör som den unga hänvisas till. Sådana behövliga uppgifter om den unga får överlämnas till en annan myndighet endast med den ungas uttryckliga samtycke, och om den unga är minderårig även med vårdnadshavarens uttryckliga samtycke. En minderårig person kan dock utifrån sin utvecklingsnivå besluta om utlämnande av uppgifter som gäller hen.

Om den unga är under 18 år och om förutsättningarna enligt barnskyddslagen uppfylls, ska det uppsökande ungdomsarbetet göra en barnskyddsanmälan eller en föregripande barnskyddsanmälan till barnskyddsmyndigheterna i enlighet med 25 § och 25 c § i barnskyddslagen. Bestämmelser om att kontakta socialvården för bedömning av stödbehovet finns i 35 § i socialvårdslagen. Dessutom har bland annat socialmyndigheterna och polisen enligt vad som närmare föreskrivs i lagen rätt att på begäran få uppgifter om den unga av det uppsökande ungdomsarbetet, i enlighet med 64 § i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården och 4 kap. 2 § i polislagen. Den som sköter uppgifter enligt ungdomslagen har enligt 28 § i ungdomslagen oberoende av sekretessbestämmelserna rätt att till polisen lämna uppgifter som är nödvändiga för bedömningen av hot mot liv eller hälsa eller för förhindrande av en hotfull gärning, om hen vid skötseln av sina uppgifter har fått information om omständigheter på basis av vilka hen har skäl att misstänka att någon löper risk att bli utsatt för våld.

Esbo stad kan anlita operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten. PAR-systemet används för uppföljning av statliga understöd som beviljas av regionförvaltningsverken, för riksomfattande enhetlig informationsproduktion och statistikföring, för uppföljning av det egna arbetets effektivitet samt för rapportering till olika finansiärer. Enhetlig statistik som fås i PARkki-systemet används för att undersöka hur ungdomsarbetets understödet riktas samt för att underlätta beslutsfattandet. PAR-systemet förvaltas av Regionförvaltningsverket i västra och inre Finland och finansieras av Undervisnings- och kulturministeriet. Det är avgiftsfritt för användarna.

PAR-systemet är Excelbaserat och utgör en del av Microsofts M365-lösning.

Det statistiska material som samlas in (utan identifieringsuppgifter om den unga) sänds till en riksomfattande databank (Nuorisotilastot.fi).

Lagringsplatsen för e-post i e-posttjänsten som Microsoft producerar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. I dessa situationen vidtas skyddsåtgärder för att upprätthålla den höga skyddsnivån för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Kunduppgifterna lagras så länge som det kan antas att uppgifterna behövs för skötseln av kundrelationen. Uppgifterna kan bevaras under det kalenderår då kundrelationen upphör och följande kalenderår eller i cirka tre månader efter det att kundrelationen har upphört.

Uppgifterna raderas om den unga eller hens vårdnadshavare som gett tillståndet ber om det eller på grund av att kundrelationen har upphört.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -