Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, ungdomsfullmäktigevalet och medlemmarna i ungdomsfullmäktige

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 2.1.2024 (Uppdaterad: 15.9.2025)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Tero Luukkonen, chef för ungdomstjänster

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Tiia Ylä-Peräinen, koordinator för ungdomsarbetet

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att anordna Esbo stads ungdomsfullmäktigeval, att tillsätta ungdomsfullmäktige och att möjliggöra ungdomsfullmäktiges verksamhet.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som den personuppgiftsansvarige har, för att utföra en uppgift av allmänt intresse och för myndighetsutövning.

Om ungas möjligheter att delta och påverka i ungdomsfullmäktige bestäms i 26 § i kommunallagen (410/2015). Dessutom finns bestämmelser om ungas deltagande och hörande av unga i 8 § och 24 § i ungdomslagen (1285/2016).

Kandidaten och/eller kandidatens vårdnadshavare ska ge sitt samtycke till fotografering av kandidaten, kandidatuppställning och deltagande i ungdomsfullmäktiges verksamhet.

I fråga om särskilda kategorier av personuppgifter, såsom politiska åsikter som kan framgå av svaren i valtestet, gäller behandlingen personuppgifter som kandidaten uttryckligen har offentliggjort.

I verksamheten behandlas personuppgifterna om ungdomsfullmäktigekandidaterna, kandidaternas vårdnadshavare, de invalda medlemmarna, de röstberättigade, valtestets användare och valfunktionärerna. 

– namn, födelsedatum, adress, telefonnummer, e-post, läroanstalt, bostadsområde, samtycke till att ställa upp som kandidat.

– i e-röstningstjänsten behandlas följande uppgifter om kandidaten: namn, kandidatnummer och bostadsområde.

- i valtestet på webben behandlas följande uppgifter om kandidaten: namn, kandidatnummer, postnummer, e-postadress, födelseår, svar/modersmål och andra uppgifter som kandidaten frivilligt lämnat: svaren i valtestet med motiveringar och andra uppgifter som beskriver kandidaten, såsom bild, hobbyer, varför hen ställer upp i valet, vallöfte. Valtestet är en offentlig webbplats som är öppen för alla.

– uppgifter om antalet kandidater som ställer upp i valet.

– namn, e-postadress, telefonnummer.

– blanketterna för en kandidat under 18 ska ha vårdnadshavarens underskrift.

– uppgifter som krävs för att identifiera eleven och kontrollera rösträtten, vilka kan omfatta namn, hemkommun och ålder/födelseår.

– uppgift om personen har röstat eller inte.

– uppgifter som gäller valtestets användare, såsom svar på valtestet eller kandidatrekommendationer, sparas endast medan valtestet fylls i, och valtestet innehåller ingen teknisk spårning av användarna. På grund av det tekniska genomförandet av valtestet behandlas användarens IP-adress under en begränsad tid.

– uppgifter om antalet användare av valtestet.

– namn, skola, e-postadress

Under mandatperioden behandlas personuppgifter om ungdomsfullmäktigemedlemmar som behövs för att organisera ungdomsfullmäktiges verksamhet. Sådana personuppgifter är medlemmens namn, födelsedatum, e-postadress och telefonnummer. För betalning av ungdomsfullmäktiges mötesarvoden behandlas dessutom medlemmens personbeteckning, hemadress och bankförbindelse. Basinformationsblanketten undertecknas personligen av medlemmen.

Om medlemmen är under 18 år, begärs vårdnadshavarens namn, e-postadress och telefonnummer.

Vid behov begärs andra uppgifter av medlemmarna och deras vårdnadshavare, till exempel tillstånd att delta i introduktionsveckoslutet. Dessutom kan medlemmen eller hens vårdnadshavare lämna andra uppgifter som de tycker är nödvändiga och som koordinatorerna av ungdomsarbete som ordnar tillställningar bör känna till. Dessa uppgifter behandlas enligt lagens krav.

Uppgifterna om kandidaterna fås av kandidaterna själva. Kandidatens ålder och hemort kontrolleras i befolkningsdatasystemet.

Uppgifter om kandidatens vårdnadshavares namn, e-postadress och telefonnummer fås av kandidaten. I samband med kandidatuppställningen ska minderåriga kandidaters vårdnadshavare ge sitt tillstånd till kandidatuppställningen, den ungas deltagande i ungdomsfullmäktiges verksamhet och kandidatfotografering.

De uppgifter om de röstberättigade och kandidatuppställningen, som ska kontrolleras, fås på begäran av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Användarnas svar på valtestet samt IP-adresser samlas in i samband med att valtestet fylls i av användarna. Uppgifterna behandlas endast medan valtestet fylls i och resultaten visas. Efter att valtestet fyllts i kan användarnas svar, resultat eller kandidatrekommendationer inte ens med tekniska identifierare kopplas till användaren.

Uppgifter om ungdomsfullmäktiges medlemmar och deras vårdnadshavare fås av medlemmarna själva.

Uppgifter om valfunktionärerna fås av läroanstalterna och ungdomstjänsterna. Funktionärerna är anställda hos Esbo stad.

I arbetsmiljön Microsoft M365 administreras användaridentiteten med Microsoft Azure Ad, som är stadens centraliserade hanterings- och loggregister för användarrättigheter, Microsoft AD och Azure AD. Dataskyddsbeskrivningar/behandling-av-personuppgifter-esbo-stads-centraliserade-hanterings-och-loggregister

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

I valet sker röstningen via en e-röstningstjänst (vid servicepunkterna med röstsedlar i pappersform). I e-röstningstjänsten publiceras kandidatens namn, kandidatnummer och bostadsområde.

Om kandidaten vill och om hen eller vårdnadshavaren ger sitt tillstånd publiceras kandidatens namn, kandidatnummer och foto i valtestet på webben. Valtestet är en offentlig webbplats som är öppen för alla. Kandidaten själv lämnar svar på valtestets frågor efter kandidatuppställningen om hen vill.

Medlemmarnas namn och röstetal under den aktuella perioden publiceras på ungdomsfullmäktiges webbsida på Esbo stads webbplats.

Vid genomförandet av ungdomsfullmäktigevalet och ungdomsfullmäktiges verksamhet anlitas personuppgiftsbiträden som köptjänst. De behandlar uppgifter endast inom på förhand fastställda gränser och för de ändamål som beskrivs i denna beskrivning. Biträdena ingår tillbörliga avtal om behandling av personuppgifter, där de åtar sig att behandla personuppgifterna på ett säkert och konfidentiellt sätt.

Personuppgiftsbiträdena kan delas in i följande kategorier:

Leverantörer av IT-system och servermiljöer

För att möjliggöra lagring och IT-behandling av personuppgifter använder staden tekniska tjänsteproducenter, såsom Microsoft och Fujitsu. Arts & Minds Oy fungerar som teknisk tjänsteproducent för den elektroniska röstningstjänsten eVaali som också används för säkerställande av rösträtt. Valtestets tekniska tjänsteproducent är Webscale Oy.  

Översättningsbyrå

Kandidaternas svar på valtestet översätts av en översättningsbyrå. Primär avtalsleverantör för engelska och svenska är Lingsoft Language Services.

Samarbete mellan städer

De uppgifter som behandlas i valtestet förmedlas mellan Esbo, Helsingfors och Vanda städer.

Personuppgifter behandlas i huvudsak i system och informationslager inom Europeiska unionens område. En del av personuppgiftsbiträdena eller de tjänster som de tillhandahåller förekommer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), varvid personuppgifter också överförs utanför området. Uppgifterna i systemen överförs utanför EES till exempel i situationer där det IT-system eller den molntjänst som används för behandlingen av personuppgifter finns utanför EES, såsom en server som tillhandahålls av en amerikansk tjänsteleverantör.

I situationer där personuppgifter överförs utanför EES ska skyddsåtgärder vidtas för att upprätthålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Kandidaternas personuppgifter lagras i regel under ungdomsfullmäktigeperioden, det vill säga cirka två år. Ett undantag från detta är stadsstyrelsens beslut om listan över kandidater till ungdomsfullmäktige, som omfattar kandidatens namn, bostadsområde och kandidatnummer samt eventuella protokoll och promemorior från mötena samt rapporter, broschyrer och affischer som anknyter till anordnandet av valet. Lagringen av övrigt valmarknadsföringsmaterial, broschyrer med mera som ska arkiveras varierar från år till år.

Vårdnadshavarnas skriftliga samtycke bevaras i 2 år från det att valresultatet säkerställts.

I valtestet lagras kandidatens namn, svar på valtestet och foto tills valresultatet har verifierats och högst 2 månader efter valet. Svaren från valtestets användare, resultat eller kandidatrekommendationer sparas endast medan valtestet fylls i och resultaten visas, och valtestet innehåller ingen teknisk spårning av användarna.

Uppgifterna om de röstberättigade lagras tills stadsstyrelsen har fastställt valresultatet. 

Personuppgifter om valfunktionärerna lagras under tiden för valet till ungdomsfullmäktige, dock högst sex månader.

Ungdomsfullmäktiges medlemmars personuppgifter lagras i två år, om inte en längre lagringstid har definierats för det dokument som innehåller personuppgifterna. Exempelvis lagras stadsstyrelsens beslut om utnämning av ungdomsrådet och protokoll från ungdomsfullmäktiges allmänna möten med namnen på medlemmarna i mer än två år.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

15.9.2025 Uppdaterat information om leverantören av röstningstjänsten och stadens översättningskontor.