Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, register för styrning och tillsyn av läroplikten (boendekommun Esbo)

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 29.8.2024

Personuppgiftsansvarig är Esbo stad.

Jaaakko Turpeinen, chef för utbildningstjänster

E-post: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Planerare Katrina Nylund

E-post: oppivelvollisuus.asuinkunta@espoo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-post: tietosuoja@espoo.fi

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att som den läropliktiges boningskommun styra och övervaka hur läroplikten framskrider, om den läropliktige inte deltar i undervisning som ordnas enligt lagen om grundläggande utbildning, gymnasielagen eller lagen om yrkesutbildning.

Boendekommunen har också till uppgift att styra och övervaka de unga under 18 år på andra stadiet som inte omfattas av utbildningen och vars ledningsansvar inte har fastställts för någon annan aktör.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är också att producera statistik för Esbo stad. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. (Artikel 6 punkt 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning)

Kommunerna har en lagstadgad skyldighet att följa hur personer i läropliktsåldern i kommunen deltar i undervisningen. Kommunerna har en lagstadgad skyldighet att vid behov fatta beslut om anvisande av studieplats eller avbrytande av läroplikten enligt läropliktslagen (1214/2020).

Enligt 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen tillämpas artikel 9.1 i dataskyddsförordningen inte på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag.

Behandlingen av personbeteckningen grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. Med tanke på att man ska kunna sköta de lagstadgade uppgifterna är det viktigt att den registrerade och hens personuppgifter på ett entydigt sätt skiljs år från de andra registrerade och deras personuppgifter

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Läropliktslagen (1214/2020)
• Lagen om grundläggande utbildning (628/1998)
• Gymnasielagen (714/2018)
• Lagen om yrkesutbildning (531/2017)

I registret behandlas identifierings- och kontaktuppgifter för läropliktiga och deras vårdnadshavare. Om en ung person har något annat stödnätverk, behandlas eventuellt också deras kontaktuppgifter.

Om de läropliktiga insamlas uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet: namn, personbeteckning, telefonnummer, modersmål, skola, skolnivå, uppgift om inledande och avslutande, uppgift om eventuellt stödbehov, bostadskommun och bostadskommun som hen flyttat till, hens kontaktbegäran och svaren på dem, barnskyddsanmälningar samt uppgifter som är nödvändiga för hänvisning till utbildning eller anvisande till läroanstalt. Om vårdnadshavarna insamlas uppgifter som behövs för behandlingen av ärendet: namn, telefonnummer, adressuppgifter samt vid behov kontaktspråk.

Om vårdnadshavaren ansöker om avbrytande av den läropliktiges läroplikt i boendekommunen eller om den läropliktige anvisas en studieplats, behandlas dessa beslut i Esbo beslutssystem (Dynasty). Uppgifterna i detta register utnyttjas vid fattandet av beslut.

Länk till dataskyddsbeskrivningen för beslutssystemet Dynasty:

Tietosuojaseloste Päätöksentekojärjestelmä Dynasty 10 | Espoon kaupunki

Uppgifterna fås ur Utbildningsstyrelsens tjänst på Studieinfo uppföljnings- och tillsynstjänsten Valpas, befolkningsdatasystemet på Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt Esbo stads skolförvaltningssystem Primus. Uppgifter kan dessutom fås av olika slags utbildningsanordnare samt av arbets- och näringstjänsterna.

Uppgifter kan också fås av den unga själv, hens vårdnadshavare eller något annat nätverk för den unga med vårdnadshavarnas tillstånd.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Uppgifterna i detta register är sekretessbelagda.

Personuppgifter som myndigheter begär får lämnas ut ur registret, till exempel till Folkpensionsanstalten, barnskyddsmyndigheter eller utbildningsanordnare. Uppgifter kan också överföras till en annan kommun, till exempel om den registrerade flyttar till en annan hemkommun.

Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

Vid lagring och radering av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Uppgifterna bevaras under läropliktstiden plus den avgiftsfria tid för studierna som hänför sig till läroplikten.

I dataskyddslagstiftningen garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -