Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, personregister för morgon-, eftermiddags- och lovvård för elever med funktionsnedsättning inom resultatenheten för finsk grundläggande utbildning

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 24.9.2024

Detta register administreras av Esbo stads resultatenhet för finsk grundläggande utbildning, vilket avtalats med Västra Nylands välfärdsområde. Beställaren (Västra Nylands välfärdsområde, funktionshinderservicen) har 15.2.2023 ingått ett ramavtal om tjänsteproduktion med producenten (sektorn för fostran och lärande, resultatenheten för finsk grundläggande utbildning).

Personuppgifter behandlas för genomförande av morgon-, eftermiddags- och lovvård som ordnas med stöd av lagen om funktionshinderservice eller lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda. Registret innehåller de uppgifter om kundrelationen som ingår i skolförvaltningssystemet Primus.

Svenska bildningstjänster ordnar morgon- och eftermiddagsvård för elever med intellektuell funktionsnedsättning och elever med autism tillsammans med Västra Nylands välfärdsområde och Helsingfors stad. Detta register gäller inte den svenska undervisningen.

Mer information om socialvården i Västra Nylands välfärdsområde: Registerbeskrivning:(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) Socialvårdens klientregister | Västra Nylands välfärdsområde (luvn.fi)(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.
 

Direktören för grundläggande utbildning Juha Nurmi

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Chefen för undervisningsstöd Miia Loisa-Turunen

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Resultatenheten för finsk grundläggande utbildning producerar morgon- och eftermiddagsvård samt lovvård för elever med utvecklingsstörning eller autism som enligt specialomsorgslagen eller handikappservicelagen har rätt till vård.

Personuppgifter behandlas för genomförande av morgon-, eftermiddags- och lovvård som ordnas med stöd av lagen om funktionshinderservice eller specialomsorgslagen. Registret innehåller de uppgifter om kundrelationen som ingår i skolförvaltningssystemet Primus.

Beställaren (Västra Nylands välfärdsområde, funktionshinderservicen) har 15.2.2023 ingått ett ramavtal om principer och ansvar vid tjänsteproduktionen med producenten (sektorn för fostran och lärande, resultatenheten för finsk grundläggande utbildning). Dessutom ingås ett årligt avtal om detaljerna för produceringen av vård.

Vården av barn med intellektuell funktionsnedsättning och barn med autism genomförs i resultatenheten för finsk grundläggande utbildning som stadens egen verksamhet. Serviceområdet för undervisningsstöd svarar för samordningen av vården inom resultatenheten för finsk grundläggande utbildning.

Av registeruppgifterna produceras statistik för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Som särskilda kategorier av personuppgifter kan behandlas uppgifter om hälsa.  Enligt 6 § i dataskyddslagen tillämpas artikel 9.1 i dataskyddsförordningen inte på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag.

Behandlingen av personbeteckningen grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. Behandlingen av personbeteckningen för att entydigt särskilja den registrerade från andra registrerade och deras personuppgifter är viktig för att den registrerades eller den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter ska kunna tillgodoses.

Central lagstiftning:

• Socialvårdslagen (1301/2014)
• Lagen om service och stöd på grund av handikapp (380/1987)
• Lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda (519/1977)
• Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000)
• Lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007)
• 2 kap. i förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999)
• Lagen om grundläggande utbildning

Anmälan till tjänsten. Anmälan till denna tjänst görs på webben via elevförvaltningssystemet Primus, via Wilma eller på en pappersblankett.

Uppgifter om anmälan till morgon-, eftermiddags- eller lovvård (Primus/pappersblankett):

• uppgifter om barnet: namn, födelsedatum, adress
• uppgifter om vårdnadshavaren: namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• vårdtid, ansökta lovvårdsdagar, behov av skjuts under lovvården

Beslut om verksamhetsställe för morgon- och eftermiddagsvård eller lovvård skickas i pappersform per post eller skickas till vårdnadshavaren via Wilma, enligt vårdnadshavarens val.

I beslutet behandlas följande uppgifter:

• uppgifter om barnet: namn, födelsedatum och om beslutet skickas på papper, även adress
• inledande av vård, verksamhetsställets namn och telefonnummer
• information om vård: morgonvård / eftermiddagsvård / lovvård.

Skolan får av resultatenheten en förteckning över vilka av skolans elever som deltar i morgon- och eftermiddagsvård, samt för lovvårdens del enhetens gemensamma förteckning över barn och unga som behöver lovvård, där följande uppgifter anges:

Morgon- och eftermiddagsvård:

• barnets namn
• tid då morgonvården börjar och tid då eftermiddagsvården slutar
• årskurs
• datum för beslut

Vård under skollov:

• verksamhetsställe för lovvård:
• barnets skola
• barnets namn
• start- och slutdatum för lovvård
• vårdtider
• behöver barnet skjuts?
• vårdnadshavarnas namn och telefonnummer

I fråga om lovvård skickar resultatenheten för finsk grundläggande utbildning de vårdtider och vårddagar som vårdnadshavarna önskar till stadens logistikenhet, som vidarebefordrar dem till skjutsföretag för ordnande av skjutsar.

Beställning av skjuts under lovvård:

• barnets skola
• verksamhetsställe för lovvård:
• barnets namn
• skjutsföretag (under läsåret)
• start- och slutdatum för lovvård
• vårdtider
• har individuell skjuts beviljats?

Vid behov ombeds vårdnadshavarna fylla i en pappersblankett med förhandsinformation om lovvård:

• barnets namn
• vårdnadshavarnas kontaktuppgifter
• eventuella specialdieter och allergier
• eventuell medicinering under vårddagen och instruktioner för medicinering, vid behov en kopia av receptet
• dagliga aktiviteter (påklädning, toalettbesök, måltider)
• mobilitet / hjälpmedel
• trevliga lekar / aktiviteter / intressen
• kommunikation
• annan viktig information

Den ansvariga ledaren inom vården rapporterar var tredje månad och alltid i slutet av lovvården närvaroinformation till funktionshinderservicen om barn som deltar i morgon- och eftermiddagsverksamhet.

Uppgifter i rapporten om genomförd morgon- och eftermiddagsvård:

• barnets namn
• personbeteckning
• antal dagar per månad som barnet har deltagit i morgonvård
• antal dagar per månad som barnet har deltagit i eftermiddagsvård

Uppgifter i rapporten om genomförd lovvård:

• barnets namn
• personbeteckning
• startdatum för vårdperioden
• slutdatum för vårdperioden
• totalt antal vårddagar

Vårdnadshavarna uppger uppgifterna på webben, via blanketter i Wilma eller på pappersblanketter

• Anmälan till morgon- och eftermiddagsvård inom funktionshinderservicen
• Anmälan till lovvård inom funktionshinderservicen

Ur elevregistret i skoladministrationssystemet Primus fås basuppgifter om eleven och vårdnadshavaren samt vid behov uppgifter om var undervisningen ordnas.

Funktionshinderservicen beslutar om barnets rätt att delta i morgon-, eftermiddags- och/eller lovvård. Funktionshinderservicen skickar ett meddelande om rätten att delta till resultatenheten för finsk grundläggande utbildning. Resultatenheten antecknar beslutet om start- och slutdatum i Primus i registret över stödtjänster, som endast en liten del av Primus-användarna har tillgång till.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Sekretessbelagda uppgifter är bland annat uppgifter om hälsotillstånd. socialvård, särskilt stöd, elevvård, privatliv och ekonomisk ställning.

Uppgifterna i detta register är sekretessbelagda med stöd av 40 § i lagen om grundläggande utbildning och 14–15 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården.

Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut endast med uttryckligt samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare eller om det i lag särskilt föreskrivs om utlämnande av uppgifter eller rätt att få uppgifter. (7 kap. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Esbo stad kan anlita operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten.

Visma är tjänsteproducent för Primus/Wilma-systemet.

Microsoft är tjänsteproducent för Office-verktygen.

Uppgifter överförs i regel inte utanför EU eller EES.

De deltagarlistor som skapas för skolorna sammanställs i en Microsoft Excel-tabell.

Personuppgifter behandlas i huvudsak i system och informationslager inom Europeiska unionens område. En del av personuppgiftsbiträdena eller de tjänster som de tillhandahåller förekommer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), varvid personuppgifter också överförs utanför området. Uppgifterna i systemen överförs utanför EES till exempel i situationer där det IT-system eller den molntjänst som används för behandlingen av personuppgifter finns utanför EES, såsom en server som tillhandahålls av en amerikansk tjänsteleverantör.

I situationer där personuppgifter överförs utanför EES ska skyddsåtgärder vidtas för att upprätthålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Besluten om morgon- och eftermiddagsvård samt lovvård sparas i det elevspecifika utskriftstarkivet i Primus. Uppgifterna förvaras i Primus åtminstone under elevens läropliktstid. Besluten skrivs ut och arkiveras i arkivet för sektorn för fostran och lärande i tio (10) år.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -