Dataskyddsbeskrivning Behandling av personuppgifter, Esbo stads sommarsedlar

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 22.2.2022 (Uppdaterad: 20.8.2024)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Tero Luukkonen, chef för ungdomstjänster

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Hanna Kaseva, koordinator för ungdomsarbetet

E-postadress: nuoriso@espoo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Personuppgifter behandlas för beviljande och förvaltning av sommarsedlar och vid behov för att hålla kontakt. Syftet med sommarsedeln är att stödja de ungas sysselsättning och sänka tröskeln för arbetsgivare att anställa unga. Dessutom är syftet med behandlingen av personuppgifter statistikföring och arkivering.

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Behandlingen av personbeteckningen grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. För skötseln av de lagstadgade uppgifterna är det viktigt att den registrerade och hens personuppgifter på ett entydigt sätt skiljs åt från de andra registrerade och deras personuppgifter.

Den unga Esbobon ansöker personligen om sommarsedeln. I ansökan anger den sökande sina personuppgifter samt bifogar en blankett för uppgifter om sommarjobb (”Kesätyöpaikan tiedot”) som arbetsgivaren undertecknat och fyllt i, alternativt ett arbetsavtal med motsvarande uppgifter. 

Uppgifter om den unga:

Förnamn

Efternamn

Personbeteckning

Telefonnummer

E-postadress

Adress

Postnummer

Postanstalt

Blankett för uppgifter om sommarjobb (”Kesätyöpaikan tiedot”) eller arbetsavtal som undertecknats av arbetsgivarens kontaktperson. (Bilaga som utöver de ovan nämnda uppgifterna innehåller kontaktuppgifterna för arbetsgivarens kontaktperson, och med vilken det avtalade sommarjobbet bekräftas.)

För den unga skapas en elektronisk sommarsedel i systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP), det vill säga i webbtjänsten Parasta palvelua.

Uppgifterna om den unga fås från ansökningsblanketterna och sammanställs i en Excel-tabell. Digital Workforce Services Abp skapar sommarsedlarna direkt i PSOP-systemet. PSOP-systemet kontrollerar utifrån personbeteckningen uppgifterna om den unga i befolkningsdatasystemet och skickar via e-post ett personligt sommarsedelnummer till den unga.

Arbetsgivaren ansöker om ersättning för sommarsedlar via PSOP-systemet. Arbetsgivarrepresentanten loggar in i PSOP-systemet med hjälp av Suomi.fi-autentisering. Sommarsedeln löses in med det sommarsedelnummer som den unga anger. Ett verifikat över betalningen till arbetstagaren och den ungas löneintyg laddas upp i systemet. PSOP skapar en lista över betalningarna till arbetstagarna, på basis av vilken Esbo stad kan utföra betalningen till arbetsgivaren. Arbetsgivaren får via e-post en bekräftelse på att ansökan har skickats samt ett beslut efter behandlingen av ansökan. Sommarsedlarna ska årligen lösas in före utgången av november.

Uppgifterna på blanketten fås av den unga personen själv och av den arbetsgivare som löser in sommarsedeln. PSOP-systemet använder befolkningsdatasystemet för att kontrollera uppgifter om den unga.

Personuppgifter överförs till följande tjänsteproducenter som behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning:

I applikationen Webropol Kysely ja Raportointi behandlas uppgifter om sökande och arbetsgivare (Webropol Oy).

Uppgifter bearbetas i Esbo stads Microsoft Office 365-tjänst (Excel-tabell, e-post).

Digital Workforce Services Abp producerar en tjänst som skapar sommarsedlar i systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP).

Leverantör av webbtjänsten för systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP) är Kommunernas Tiera Ab.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Alla uppgifter i tjänsten Webropol lagras inom EES och lämnas inte ut eller behandlas utanför EES.

Uppgifterna i PSOP-systemets kundregister överförs inte utanför EES.

Lagringsplatsen för innehållet i Microsofts tjänster ligger inom EES. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför ETA-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa för att utreda ett fel.

I situationer där personuppgifter överförs utanför EES ska skyddsåtgärder vidtas för att upprätthålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Uppgifterna om den unga sparas från ansökan om sommarsedel till slutet av följande kalenderår.

Blanketten för uppgifter om sommarjobb eller arbetsavtalet, som undertecknats av arbetsgivarens kontaktperson, förvaras från ansökan om sommarsedel till slutet av följande kalenderår.

Esbo stads ekonomitjänster förvarar bokföringsmaterial om sommarsedlarna i tio år (2 kap. 10 § i bokföringslagen).

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. Begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå på adressen: www.tietosuoja.fi/sv(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

20.8.2024 uppdaterad till den nya beskrivningsbasen

27.2.2024 uppdaterad minimiålder

2.2.2024 uppdatering av ansvarig person och kontaktperson samt förvaringstider. Behandlingsgrunden har preciserats från lagstadgad skyldighet till utförande av uppgifter av allmänt intresse och utövande av offentlig makt.