Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, elevregister för förskoleundervisning som ordnas av finsk grundläggande utbildning

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 5.8.2024 (Uppdaterad 6.8.2025)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Direktör för grundläggande utbildning: Juha Nurmi

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Rektorerna/skolföreståndarna ansvarar i sina skolor för åligganden som gäller registret. Den registrerade kan vända sig till rektorn/skolföreståndaren för att få närmare uppgifter om registret eller sina rättigheter.

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Ändamålen med behandlingen

Inom den förskoleundervisning som ordnas av finsk grundläggande utbildning är syftet med behandlingen att ordna förskoleundervisning och sköta uppgifter som anknyter till elevförhållandet inom förskoleundervisningen (4 § och 26 a § i lagen om grundläggande utbildning) Dessutom behandlas personuppgifter för produktion av statistik utan identifierare samt för utlämnande av skolspecifik lagstadgad information om elevantal. 

Behandlingssätt

I bildningssektorn används inom förskoleundervisningen följande system på stadsnivå, i vilka man behandlar elevernas och eventuellt vårdnadshavarnas personuppgifter: skoladministrationssystemen Primus och Kurre (inklusive Wilma, som är ett webbaserat användargränssnitt för Primus och Kurre)

Nedan specificeras närmare för vilka ändamål personuppgifter som anknyter till ordnandet av undervisning behandlas i dessa system.

Personuppgifter kan också behandlas i skolvisa applikationer som används i undervisningen. Den registrerade kan vända sig till rektorn/skolföreståndaren för registret för att få närmare uppgifter om registret eller sina rättigheter.

Det kan vara behövligt att behandla uppgifterna för ordnande av förskoleundervisning även utanför systemen till exempel som stöd för lärarens bedömning, beredning av beslut om skolskjuts, ordnande av skolbespisning (specialdieter) eller ordnande av skolutflykter eller lägerskolor, samt för att producera enkäter.

Personuppgifter i registret kan också behandlas när det är nödvändigt för testning av datasystem, till exempel när anordnaren av förskoleundervisning tar i bruk ett nytt datasystem.

För vilka ändamål behandlas personuppgifter i systemen och de digitala miljöerna?

Primus och Kurre

• Ordnande av förskoleundervisning (4 och 26 § i lagen om grundläggande utbildning).
• Skötsel av uppgifter i anslutning till elevförhållandet.
• Genomförande av stöd för lärande och skolgång enligt 20 a § i lagen om grundläggande utbildning (bedömning och plan med bilagor)
• Ordnande av skolskjutsar
• Hantering av användar-ID för användargränssnittet Wilma.
• På grundval av uppgifterna i Primus utlämnas skolvisa lagstadgade uppgifter om elevantal för statens datainsamling. (Lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet, lagen om statsandel för kommunal basservice)
• Med uppgifter ur Primus produceras statistik för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas personuppgifterna utan identifikationer.

Wilma (webbaserat användargränssnitt för skoladministrationssystemet Primus och Kurre)

Med hjälp av Wilma kan man registrera frånvaro, anmäla nya skolelever, sköta samarbete mellan hem och skola, informera (kommunikation och meddelanden till vårdnadshavare samt vårdnadshavarnas meddelanden till skolan) samt genomföra enkäter och få svar på dem. Med hjälp av Wilma ges dessutom kommentarer och respons om eleverna i anslutning till skolgången (vägledande/korrigerande respons, uppföljningsrespons, positiv respons). Delgivningen av beslut om skolplats sker via Wilma om vårdnadshavaren gett sitt samtycke till detta.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige, det vill säga för att ordna förskoleundervisning enligt lagen om grundläggande utbildning.

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter Som uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter kan behandlas uppgifter som gäller hälsa eller etniskt ursprung. Enligt 6 § i dataskyddslagen tillämpas artikel 9.1 i dataskyddsförordningen inte på sådan behandling av uppgifter som regleras i lag eller som föranleds av en uppgift som direkt har ålagts den personuppgiftsansvarige i lag.

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Lagen om grundläggande utbildning (628/1998), 4 § och 26 a § om ordnande av förskoleundervisning

Behandlingen av personbeteckningar grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. För skötseln av de lagstadgade uppgifterna är det viktigt att den registrerade och hens personuppgifter på ett entydigt sätt skiljs åt från de andra registrerade och deras personuppgifter.

Datainnehåll i systemen Primus, Kurre, Wilma:

• Elevens namn, personbeteckning och kontaktuppgifter samt foto

• Vårdnadshavarnas namn, kontaktuppgifter och användarnamn på Wilma

• Beslut som gäller eleven

• Elevens skolgångshistoria

• Uppgifter om elevens invandring

• Uppgifter om skolskjuts

• Uppgifter om elevens frånvaro

• Andra uppgifter som anknyter till undervisning och ordnande av undervisning

Personuppgifter som behandlas utanför systemen och de digitala miljöerna

Personuppgifterna kan innehålla till exempel elevens identifikations- och kontaktuppgifter, uppgifter om bedömning samt uppgifter om hälsa (gällande skolskjutsar och skolbespisning).

Basuppgifterna om elever som börjar i förskoleundervisningen överförs till skoladministrationssystemet Primus från befolkningsdatasystemet Trimble Locus som upprätthålls av Esbo stad. Uppgifterna om eleverna uppdateras inte regelbundet, utan ändringarna registreras på basis av vårdnadshavarnas anmälan. Regelbundna uppdateringar börjar från årskurs 1.

Vårdnadshavarna kompletterar och uppdaterar uppgifterna med blanketten Elevanmälan eller i Wilma.

Största delen av de uppgifter som sparats i registret är uppgifter om elevens skolgång som kommit till vid ordnandet av undervisningen.

Tillgång till uppgifter från småbarnspedagogiken och från en annan förskoleundervisningsplats

• Uppgifter som samlats in för att ordna småbarnspedagogik får lämnas ut endast med vårdnadshavarens skriftliga samtycke eller med stöd av en bestämmelse i lagen som berättigar till utlämnande av uppgifter

(41 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning)

• Om en elev byter förskoleplats inom en kommun, får sekretessbelagda uppgifter överföras till den nya skolan/förskolan endast om de är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

• Om en elev flyttar till undervisning eller verksamhet som ordnas av en annan utbildningsanordnare ska uppgifter som behövs för anordnandet av utbildningen oberoende av sekretessbestämmelserna omedelbart överlämnas till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Pedagogiska handlingar

Pedagogiska handlingar utarbetas med hjälp av användargränssnittet Wilma som ett mångprofessionellt samarbete som avses i lagen om grundläggande utbildning.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Uppgifterna är sekretessbelagda enligt 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och 40 § i lagen om grundläggande utbildning.

Överföring av information till den grundläggande utbildningen eller byte av plats för förskoleundervisning

• Förskoleundervisningen har rätt att överföra offentliga uppgifter ur en myndighets personregister på basis av i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

• Om en elev byter förskoleplats inom en kommun, får sekretessbelagda uppgifter överföras till den nya skolan endast om de är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

• Om eleven flyttar till undervisning eller verksamhet som ordnas av en annan utbildningsanordnare ska uppgifter som behövs för anordnandet av utbildningen oberoende av sekretessbestämmelserna omedelbart överlämnas till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Överföring av uppgifter till andra system

• Uppgifter om elevernas ämnes- och kursval kan överföras till läsordningsprogrammet Kurre för upprättande av läsordningar
• Elevers adressuppgifter överförs till Reitti-GIS-applikationen för behandling av placering av elever och skolskjuts
• Uppgifter överförs till Statistikcentralen enligt statistiklagen.

Om den registrerade/vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en minderårig studerande ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också ges till andra instanser. Uppgifter kan lämnas ut om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter. (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Rätten att överlåta offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Enligt bestämmelsen ska mottagaren ha rätt att registrera och använda de utlämnade personuppgifterna. Personuppgifter får lämnas ut endast på en specificerad begäran om uppgifter. (13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Pedagogiska handlingar

• Handlingarna innehåller sekretessbelagda uppgifter.

• Om en elev byter grundskola inom en kommun, får sekretessbelagda uppgifter överföras till den nya skolan endast om de är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

• Om en elev flyttar till undervisning, verksamhet eller utbildning som en annan utbildningsanordnare ordnar i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål lämna sådana uppgifter till den nya utbildningsanordnaren som är nödvändiga för ordnande av undervisningen eller utbildningen. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

• De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisning och verksamhet enligt lagen om grundläggande utbildning ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Överföring av uppgifter till tjänsteproducenter

Esbo stad kan anlita operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten.

Visma behandlar i egenskap av tjänsteproducent information i elevförvaltningssystemet Primus, Kurre och Wilma för Esbo stads räkning. Webropol är tjänsteproducent för Esbo stads enkätsystem. Microsoft är tjänsteproducent för produktfamiljen M365 vid Esbo stad.

I avtalen har EU:s dataskyddsförordning och därtill hörande beskrivningar av behandlingsåtgärder beaktats.

Personuppgifter behandlas i huvudsak i system och informationslager inom Europeiska unionens (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdets (EES) område. En del av personuppgiftsbiträdena eller de tjänster som de tillhandahåller förekommer utanför EU/EES, varvid personuppgifter också överförs utanför området. Uppgifterna i systemen överförs utanför EU/EES till exempel i situationer där det IT-system eller den molntjänst som används för behandlingen av personuppgifter finns utanför EU/EES, såsom en server som tillhandahålls av en amerikansk tjänsteleverantör.

I situationer där personuppgifter överförs utanför EU/EES ska skyddsåtgärder vidtas för att upprätthålla den höga skyddsnivå för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Primus, Kurre och Wilma

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Webropol

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Microsoft

Uppgifter överförs utanför EU eller EES. Microsoft Corporation är ett amerikanskt företag som är med i EU-US Data Privacy Framework.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Personuppgifterna förvaras i elevregistret ett (1) år efter att användningen av tjänsten upphört. Vid radering av uppgifter beaktas eventuella lagstadgade förpliktelser att förvara uppgifter. Uppgifter och dokument som finns i digitala miljöer förvaras i nättjänsterna arkiverade enligt bildningssektorns informationsstyrningsplan ett år efter att läroplikten avslutats.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

6.8.2025 Reformen av stödet för lärande som trädde i kraft 1.8.2025 har beaktats.