Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely Suomenkielisen perusopetuksen järjestämän esiopetuksen oppilasrekisteri​

Julkaistu: 5.8.2024 (Päivitetty 6.8.2025)

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.  

Perusopetuksen johtaja: Juha Nurmi

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 
 

Rehtorit/koulunjohtajat vastaavat rekisteriin liittyvistä tehtävistä johtamansa koulun osalta. Rekisteröity voi kääntyä rehtorin/koulunjohtajan puoleen saadakseen tarkempia tietoja rekisteristä tai omista oikeuksistaan.

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

Suomenkielisen perusopetuksen järjestämässä esiopetuksessa käsittelyn tarkoituksena on esiopetuksen järjestäminen ja esiopetuksen oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito (perusopetuslaki 4 § ja 26 a §). Lisäksi henkilötietoja käsitellään tilastojen tuottamiseen ilman tunnisteita, sekä koulukohtaisten lakisääteisten oppilasmäärätietojen luovuttamiseen.   

Opetustoimessa, esiopetuksessa on käytössä seuraavat kaupunkitasoiset järjestelmät, joissa käsitellään oppilaiden ja mahdollisesti huoltajien henkilötietoja: kouluhallintojärjestelmä Primus ja Kurre (sis. Wilman, joka on Primuksen ja Kurren selainpohjainen käyttöliittymä). 

Alla on yksilöity tarkemmin, mihin tarkoituksiin opetuksen järjestämiseen liittyviä henkilötietoja käsitellään kyseessä olevissa järjestelmissä. 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös koulukohtaisissa opetuksessa käytettävissä sovelluksissa. Rekisteröity voi kääntyä rekisterin rehtorin/koulunjohtajan puoleen saadakseen tarkempia tietoja rekisteristä tai omista oikeuksistaan. 

Tietoja voi olla tarpeen käsitellä esiopetuksen järjestämiseksi myös järjestelmien ulkopuolella esimerkiksi opettajan tekemän arvioinnin tueksi, koulukuljetuspäätösten valmistelemiseksi, kouluruokailun järjestämiseksi (erityisruokavaliot) tai kouluretkien tai leirikoulujen järjestämiseksi, sekä kyselyiden tuottamiseksi. 

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä esim. silloin, kun esiopetuksen järjestäjä ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän. 

Primus, Kurre ja Wilma

Primus ja Kurre

• Esiopetuksen järjestäminen (perusopetuslaki 4 § ja 26 §).
• Oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito
• Perusopetuslain 20  a §:n mukaisen oppimisen ja koulunkäynnin tuen toteuttaminen (arvio ja suunnitelma liitteineen)
• Koulukuljetuksien järjestäminen
• Wilma-käyttöliittymän käyttäjätunnusten hallinta
• Primuksen tietojen perusteella luovutetaan koulukohtaiset lakisääteiset oppilasmäärätiedot valtion tiedonkeruuseen. (Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta, laki kunnan peruspalvelujen valtionosuudesta)
• Primuksesta tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa henkilötietoja käsitellään ilman tunnisteita.

Wilma (Primus ja Kurre -kouluhallintojärjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä)

Wilman avulla voidaan toteuttaa:

• Poissaolojen kirjaamista
• Koulutulokkaiden ilmoittautumista
• Koulun ja kodin välistä yhteistyötä
• Tiedottamista (viestintä ja ilmoitukset huoltajille sekä huoltajien viestit koululle)
• Kyselyitä ja niiden palautteita,
• Oppilasta koskevia huomioita koulunkäyntiin liittyen (tuntimerkinnät),
• Koulupaikkaa koskevien päätösten tiedoksianto, jos huoltaja on tähän suostunut.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi eli esiopetuksen järjestämiseksi perusopetuslain mukaisesti.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot: Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tai etniseen alkuperään liittyviä tietoja. Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.

Keskeinen lainsäädäntö: 

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Perusopetuslaki (628/1998), 4 §, 26 a §, esiopetuksen järjestäminen

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. 

Järjestelmien Primus, Kurre ja Wilma tietosisällöt:

• Oppilaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä valokuva

• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä Wilma-käyttäjätunnus

• Oppilasta koskevat päätökset

• Oppilaan koulunkäyntihistoria

• Oppilaan maahanmuuttoon liittyvät tiedot

• Koulukuljetuksiin liittyvät tiedot

• Oppilaan poissaoloja koskevat tiedot

• Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja

Järjestelmien ja sähköisten ympäristöjen ulkopuolella käsiteltävät henkilötiedot:

Henkilötiedot voivat sisältää esimerkiksi oppilaan yksilöinti- ja yhteystietoja, arviointiin liittyviä tietoja sekä terveydentilaan liittyviä tietoja (koulukuljetuksiin ja kouluruokailuun liittyen).

Esiopetuksessa aloittavien oppilaiden perustiedot siirretään Primus -kouluhallintojärjestelmään Espoon kaupungin ylläpitämästä Trimble Locus väestötietojärjestelmästä. Oppilaiden tietoja ei päivitetä säännöllisesti, vaan muutokset kirjataan huoltajan ilmoituksen perusteella. Säännölliset päivitykset alkavat 1. luokasta lähtien. 

Huoltajat täydentävät ja päivittävät tietoja Oppilasilmoitus-lomakkeella tai Wilmassa. 

Suurin osa rekisteriin talletetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä syntyneitä oppilaan koulunkäyntiin liittyviä tietoja.  

Tiedonsaanti päivähoidosta ja toisesta esiopetuspaikasta

• Päivähoidon järjestämisessä kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa koululle vain huoltajan kirjallisella suostumuksella tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lain säännöksen nojalla

(perusopetuslaki 41 § 4 mom.)

• Jos oppilas vaihtaa esiopetuspaikkaa saman kunnan alueella, salassa pidettäviä tietoja uuteen kouluun/esiopetuspaikkaan voi siirtää vain, jos ne ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta (perusopetuslain 40 § 2 momentti).

• Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen tai toimintaan, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. (perusopetuslaki 40 § 4 mom.)

Pedagogiset asiakirjat

Pedagogisia asiakirjoja laaditaan Wilma-käyttöliittymän avulla perusopetuslain mukaisena moniammatillisena yhteistyönä.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n ja perusopetuslain 40 §:n perusteella.

Tiedonsiirto perusopetukseen tai esiopetuspaikan vaihtuminen

• Esiopetuksesta voidaan siirtää perusopetukseen julkisia tietoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.

• Jos oppilas vaihtaa esiopetuspaikkaa saman kunnan alueella, salassa pidettäviä tietoja uuteen kouluun voi siirtää vain, jos ne ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta (perusopetuslain 40 § 2 mom.).

• Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen tai toimintaan, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. (perusopetuslaki 40 § 4 mom.).

Tiedonsiirto muihin järjestelmiin

• Oppilaiden aine- ja kurssivalintatietojen siirtomahdollisuus Kurre- työjärjestysohjelmaan työjärjestysten tekemistä varten
• Oppilaiden osoitetietojen siirtäminen Reitti-GIS –paikkatietosovellukseen oppilassijoittelu- ja koulumatkakäsittelyitä varten
• Tilastokeskukselle tilastolain määräämät tiedot
• Kyselytyökalun (Webropol) käyttö

Rekisteröidyn/alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 §)

Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 § 2 mom.).

Pedagogiset asiakirjat

• Asiakirjat sisältävät salassa pidettäviä tietoja.

• Jos oppilas siirtyy saman kunnan peruskoulusta toiseen peruskouluun, salassa pidettäviä tietoja uuteen kouluun voi siirtää vain, jos ne ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta (perusopetuslain 40 § 2 mom.)

• Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen tai koulutuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen, toimintaan tai koulutukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen tai koulutuksen uudelle opetuksen tai koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen tai koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. (perusopetuslaki 40 § 4 mom.)

• Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja perusopetuslain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot (perusopetuslaki 40 § 2 mom.)

Tiedonsiirto palveluntuottajille

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. 

Visma palveluntuottajana käsittelee tietoa Primus, Kurre, Wilma oppilashallintojärjestelmässä Espoon kaupungin lukuun. Webropol on Espoon kyselylyjärjestelmän palveluntuottaja. Microsoft on Espoon kaupungin M365 tuoteperheen palveluntuottaja.

Sopimuksissa on huomioitu EU:n tietosuoja-asetus ja siihen liittyvät käsittelytoimien kuvaukset. 

Henkilötietoja käsitellään pääosin Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa henkilötietojen käsittelijöistä tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolella, jolloin henkilötietoja siirtyy myös alueen ulkopuolelle. Järjestelmien tiedot siirtyvät EU/ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee EU/ETA-alueen ulkopuolisella, kuten yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan toimittamalla palvelimella.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy EU/ETA-alueen ulkopuolelle, toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista. 

Primus, Kurre ja Wilma

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Webropol

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Microsoft

Järjestelmien tiedot siirtyvät EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Microsoft Corporation on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa. 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.  

Henkilötietoja säilytetään oppilasrekisterissä yksi (1) vuosi palvelun käytön päättymisestä. Tietojen poistamisessa otetaan huomioon mahdolliset lakisääteiset tietojen säilyttämisvelvoitteet. Sähköisissä ympäristöissä olevat tiedot ja dokumentit säilytetään verkkopalveluissa arkistoituna opetustoimen tiedonohjaussuunnitelman mukaan yhden vuoden ajan oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: 

6.8.2025 Huomioitu oppimisen tuen uudistus, joka astui voimaan 1.8.2025