Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, elevhälsoregister

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 12.08.2024 (Uppdaterad: 11.6.2025) 

Esbo stad, nämnden Svenska rum, är personuppgiftsansvarig.

Småbarnspedagogik: Virpi Mattila, direktör för småbarnspedagogik  

Andra stadiet: Tapio Erma, direktör för utbildning på andra stadiet  

Grundläggande utbildning: Juha Nurmi, direktör för grundläggande utbildning 

E-post: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Rektorerna/enheternas föreståndare ansvarar i sina skolor/enheter för småbarnspedagogik för åligganden som gäller registret. Den registrerade kan vända sig till rektorn/enhetens föreståndare för att få närmare uppgifter om registret eller sina rättigheter.

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Enligt 21 § i lagen om elev- och studerandevård är utbildningsanordnaren personuppgiftsansvarig för registret över sektorsövergripande individuellt inriktade insatser från elevhälsan (elevhälsoregistret). I elevhälsoregistret införs de elevhälsojournaler som förs inom den sektorsövergripande individuellt inriktade elevhälsan vid läroanstalten och den studerandes och dennes lagliga företrädares viljeyttringar.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

En sektorsövergripande expertgrupp inom elev- och studerandevården tillsätts vid behov som stöd för en enskild studerande för att utreda stödbehovet och för att se till att de tjänster som hen behöver ordnas.   

Den ansvariga personen i gruppen antecknar i elevhälsojournalen de uppgifter som är nödvändiga för ordnande och genomförande av den individuella elev- och studerandevården. Journalen utarbetas på en färdigt utskriven blankett. Som bilaga till blanketten finns en ifylld blankett om samtycke. Anteckningar kan göras också av andra medlemmar i expertgruppen trots sekretessbestämmelserna. Vanligtvis görs anteckningarna i elevhälsojournalen av den person som sammankallat expertgruppen.   

Elevhälsojournalen ska föras i fortlöpande och kronologisk form och i fråga om en enskild studerande innehålla följande uppgifter:

1) namn, personbeteckning, hemkommun och kontaktinformation samt för en minderårig eller annars omyndig studerande vårdnadshavarens eller en annan laglig företrädares namn och kontaktinformation,

2) vad ärendet gäller och vem som inlett ärendet,

3) uppgifter om de åtgärder som genomförts medan den studerandes situation har utretts,

4) uppgifter om behandlingen av ärendet vid elevhälsogruppens möte, mötesdeltagarna och deras ställning, mötesbesluten, planen för genomförande av besluten samt uppgifter om dem som svarar för genomförandet och uppföljningen,

5) uppgifter om de åtgärder som genomförts,

6) datum för dokumenteringen samt vem som gjort den och hens yrkes- eller tjänsteställning.

Om uppgifter i en elevhälsojournal lämnas ut till en utomstående, ska det i handlingen dessutom antecknas vilka uppgifter som lämnats ut och till vem samt på vilka grunder de lämnats ut.

Uppgifter fås av eleven/den studerande och vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till hen.

Trots sekretessen har de som deltar i anordnandet och genomförandet av individuellt inriktad elevhälsa för en studerande rätt att av varandra få och att till varandra och den myndighet som ansvarar för elevhälsan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska kunna ordnas och genomföras (23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård).

Om en studerande övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren begära samtycke av den studerande eller, om den studerande inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av den studerandes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare till att sådana sekretessbelagda uppgifter i elevhälsans klientregister som behövs för kontinuiteten i elevhälsan får överföras till den nya utbildningsanordnaren (23 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård).

De som deltar i elevvården av en elev har rätt att av varandra få uppgifter som är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Den som har uppgifter om en studerandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter har trots sekretessbestämmelserna rätt att lämna ut uppgifterna till dem som ansvarar för studerandehälsovården, för att trygga de studerandes hälsa och säkerhet och för att i förekommande fall anvisa till stödåtgärder (58 § 1 mom. och 3 punkten i gymnasielagen).

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också fås av andra instanser. Uppgifter kan fås om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Uppgifterna i elevhälsoregistret är sekretessbelagda. De kan lämnas ut med ett specifikt skriftligt samtycke av den berörda personen eller, om hen inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av hens lagliga företrädare, eller med stöd av en bestämmelse i lag som berättigar att uppgifterna lämnas ut (22 § i lagen om elev- och studerandevård).

Trots sekretessen har de som deltar i anordnandet och genomförandet av individuellt inriktad elevhälsa för en studerande rätt att av varandra få och att till varandra och den myndighet som ansvarar för elevhälsan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska kunna ordnas och genomföras (23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård).

Om en studerande övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren begära samtycke av den studerande eller, om den studerande inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av den studerandes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare till att sådana sekretessbelagda uppgifter i elevhälsans klientregister som behövs för kontinuiteten i elevhälsan får överföras till den nya utbildningsanordnaren (23 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård).

De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisning och verksamhet enligt lagen om grundläggande utbildning ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Den som har uppgifter om en studerandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter har trots sekretessbestämmelserna rätt att lämna ut uppgifterna till rektorn för en läroanstalt och andra personer som ansvarar för säkerheten vid läroanstalten, för att en trygg studiemiljö ska kunna garanteras och, med den studerandes samtycke, till dem som ansvarar för studiehandledningen, för att kunna anvisa till andra studier eller stödtjänster (58 § 1 mom. 1 och 2 punkten i gymnasielagen).

Utbildningsanordnaren för en studerande inom utbildningen för en yrkesinriktad grundexamen och för en studerande inom den handledande utbildningen har rätt att få uppgifter i vissa fall och utbildningsanordnaren samarbetar med de myndigheter och andra aktörer som tillhandahåller och ordnar studerandevård (40 § och 99 § i lagen om yrkesutbildning).

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också ges till andra instanser. Uppgifter kan lämnas ut om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Kuratorerna för in uppgifter som behandlas i elevvården i socialvårdens kunddatasystem och psykologer och skolhälsovårdare för in sådana uppgifter i hälso- och sjukvårdens patientdatasystem.

 

Överförs inte.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter. 

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

11.06.2025 Sista stycket i punkt 9.