Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter, Ansökan om praktikplats hos Esbo stads ungdomstjänster

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 23.9.2020 (Uppdaterad: 31.7.2024.)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Tero Luukkonen, chef för ungdomstjänster

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Planerare Katrina Nylund

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Syftet med ansökan om praktikplats är att hitta en praktikplats vid Esbo ungdomstjänster för dem som studerar inom branschen. Ansökan om praktikplats riktas till Esbo ungdomstjänster.  För en godkänd praktikperiod ingås ett praktikavtal. Praktiken är oavlönad.

Personuppgifterna behandlas för att hitta en lämplig praktikplats. När en lämplig praktikplats hittas får praktikanten och ungdomslokalen per e-post information om praktiken samt om att avtala om en intervju. Om praktiken genomförs behandlas uppgifterna i Esbo stads praktikanthanteringssystem HARRI för utbetalning av handledningsersättningar. Dessutom behandlas personuppgifter för att möjliggöra förutsedd planering, uppgifter i realtid och uppföljning.

Artikel 6.1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

När en lämplig praktikplats hittas får praktikanten och ungdomslokalen per e-post information om praktiken samt om att avtala om en intervju.

Ansökan om praktikantplats och uppgifter som förs in i praktikantsystemet:

• Den registrerades namn, födelseår och e-postadress.
• Den registrerades läroanstalt, vilken examen hen studerar för, praktikens tidpunkt och vilken del av examen som ansökan om praktikplats gäller.
• Den registrerade kan också lämna andra uppgifter som hen anser vara väsentliga med tanke på ansökan och som hen vill lämna i ansökan om praktikplats. Sådana uppgifter kan till exempel omfatta önskemål som gäller praktikplatsen.

Personuppgifterna fås av den registrerade själv.

I egenskap av tjänsteproducenter för Esbo stad behandlas uppgifterna på Esbos vägnar av följande aktörer:

• Ansökningstjänstens tekniska producent är Webropol Oy.
• Esbo stads e-posttjänst och samarbetsplattform produceras av Microsoft.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Alla uppgifter i tjänsten Webropol lagras inom EU och lämnas inte ut eller behandlas utanför EU.

Lagringsplatsen för e-post och samarbetsplattformen som Microsoft producerar ligger inom EU.. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. I dessa situationer vidtas skyddsåtgärder för att upprätthålla den höga skyddsnivån för personuppgifter som krävs enligt den europeiska dataskyddslagstiftningen även efter överföringen av personuppgifter. Åtgärderna är bland annat Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå och att mottagaren av personuppgifterna har förbundit sig till de skyddsåtgärder som krävs, såsom dataskyddsramen mellan EU och USA (EU-US Data Privacy Framework). Som skyddsåtgärder kan det också krävas att standardavtalsklausuler, som godkänts av Europeiska kommissionen, används som en del av de avtal som är förpliktande för personuppgiftsbiträdena. Dessutom förutsätts att lämpliga tekniska och administrativa skyddsåtgärder iakttas.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Uppgifterna lagras den tid som behövs för att erbjuda praktikplatsen och koordinera ansökningsprocessen, högst 12 månader.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria:

31.7.2024 ny ansvarig person, dessutom har punkterna 5–7 och 9–10 preciserats.