Dataskyddsbeskrivning, anmälan till ungdomstjänsternas och Navigatorhusets evenemang

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 13.12.2022 (Uppdaterad: 4.8.2025)

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Tero Luukkonen, chef för ungdomstjänster

E-postadress: tero.luukkonen@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Chef för lokala ungdomstjänster Anna Vilen / Planerare på Navigatorhuset Anna Hiltunen

E-postadress: anna.vilen@esbo.fi/ohjaamotalo@espoo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Syftet med behandlingen av personuppgifter är anmälan till evenemang och kurser som ordnas av ungdomstjänsterna och Navigatorhuset.

Artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Till de e-postadresser som lämnats i samband med anmälningarna skickas per e-post en kallelse och en påminnelse om evenemanget. Telefonnumret används för att begära eventuella tilläggsuppgifter.

Av personuppgifterna behandlas kontaktuppgifter till behövliga delar, det vill säga namn och e-postadress, samt behövliga bakgrundsuppgifter. Vid anmälan till kurser och evenemang omfattar dessa bakgrundsuppgifter hemkommun, födelseår, språkkunskaper och motivering för deltagande i evenemanget eller kursen.

Personuppgifterna fås av den registrerade själv när hen fyller i en blankett. Alternativt fås uppgifterna när Navigatorhusets yrkesutbildade personal fyller i tidsbokningsblanketten för den registrerades räkning.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

Enkättjänstens tekniska producent är Webropol Oy. Microsoft Word, Outlook och Excel är en del av produktfamiljen Microsoft Office. Microsoft behandlar e-postadresser i samband med att information om evenemanget skickas.

Personuppgifter kan lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas grunden för överföring som godkänts av EU-kommissionen. Grunden för överföringen är Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå i USA. Mottagaren av personuppgifter har förbundit sig till dataskyddsramen mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework).

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Uppgifterna bevaras den tid som behövs för att ordna ett evenemang eller en kurs och för eventuella kontakter efter evenemanget eller kursen, högst 4 månader. 

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: 

04.08.2025 Uppdaterad punkt 11.