II Förvaltning, beslutsfattande och sammanträdesförfarande

1 § Sammanträdesförfarande

Bestämmelserna om sammanträdesförfarande i 2–11 § i detta kapitel tillämpas i stadens organ, med undantag av fullmäktige, samt i tillämpliga delar i kommittéer samt vid förrättningsmäns och synemäns sammanträden.

2 § Tid och plats för sammanträde

Organen sammanträder på tider och platser som de själva bestämmer.

Ett organ ska också sammankallas när ordföranden eller, om ordföranden har förhinder, vice ordföranden anser det vara påkallat eller när majoriteten av ledamöterna hos ordföranden gör en framställning om det.

3 § Sammankallande

Sammanträdet sammankallas av ordföranden eller, om ordföranden har förhinder, av vice ordföranden.

I kallelsen ska tiden och platsen för sammanträdet anges samt de ärenden som ska behandlas. Kallelsen ska om möjligt vara framme tre dagar före sammanträdet. En föredragningslista som upptar redogörelse, motiveringar till beslutfattandet och beslutsförslag i varje ärende som föreligger till behandling bifogas kallelsen. Kallelsen kan också sändas elektroniskt.

Kallelsen sänds till ledamöterna och andra som har rätt att närvara. Föredragningslistan sänds också till ersättarna för kännedom, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.

4 § Fortsatt sammanträde

Om ärendena inte kunnat behandlas vid ett sammanträde kan de överföras till ett fortsatt sammanträde, till vilket en särskild kallelse inte behöver utfärdas. De som varit frånvarande ska dock i vanlig ordning underrättas om det fortsatta sammanträdet.

5 § Ledning av sammanträde

Efter att ha öppnat sammanträdet konstaterar ordföranden dess laglighet och beslutsförhet. Ärendena behandlas i den ordning som framgår av föredragningslistan, om organet inte beslutar något annat. Organet kan också besluta ta upp ett ärende som inte är nämnt i kallelsen.

Ordföranden leder behandlingen av ärendena samt svarar för ordningen vid sammanträdet. Efter att ha gett en varning får ordföranden bestämma att den som uppträder olämpligt ska utvisas. Om det uppstår oordning ska ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet.

6 § Tillfällig ordförande

Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende ska under ledning av den till åren äldsta ledamoten en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av berörda ärende.

7 § Föredragning

Ärendena beslutas vid sammanträdena på föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen. Föredraganden har rätt att stryka ett ärende från föredragningslistan innan ett beslut fattats vid sammanträdet.

Om föredraganden bestäms i kapitlen om respektive organ. Om föredraganden är frånvarande eller jävig fungerar den som förordnats till ställföreträdare som föredragande.

Om föredraganden och den som förordnats till ställföreträdare har förhinder eller är jävig behandlas ärendet på grundval av ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare.

8 § Konstaterande av jäv

Ett organs ordförande ska vid behov begära att organet avgör huruvida jäv föreligger för en ledamot eller annan person med närvarorätt.

9 § Inkallande av ersättare

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde ska kalla in sin ersättare. När en ledamot är jävig eller förhindrad att delta i behandlingen av något ärende kan han kalla in sin ersättare att delta i behandlingen av ärendet.

10 § Närvaro- och yttranderätt

Vid kommunala organs sammanträden gäller förutom för ledamöterna följande närvaro- och yttranderätt:

Stadsstyrelsen:

• fullmäktiges ordförande och vice ordförande,
• stadsdirektören, sektordirektörerna, och
• tjänsteinnehavare som särskilt förordnas av stadsdirektören och sektordirektörerna eller sakkunniga som särskilt inkallas av stadsstyrelsen eller föredraganden.

Stadsstyrelsens sektioner:

• stadsstyrelsens ordförande och vice ordförande,
• stadsdirektören och vid behov sektordirektörerna samt
• tjänsteinnehavare som särskilt förordnas av stadsdirektören och sektordirektörerna eller sakkunniga som särskilt inkallas av sektionen eller föredraganden,
• i koncern- och lokalsektionen affärsverket Esbo lokalers verkställande direktör,
• i sysselsättnings- och integrationssektionen livskraftsdirektören.

Övriga organ:

• stadsstyrelsens ordförande, av stadsstyrelsen förordnade representanter,
• stadsdirektören,
• sektordirektörerna för sina respektive sektorers del och resultatområdets direktör samt
• föredraganden.

Andra än ovannämnda personers rätt att närvara och yttra sig fastställs i kapitlen om respektive organ.

Närvarorätt vid behandling av sekretessbelagda ärenden har utöver ledamöterna, föredraganden och sekreteraren endast en representant för stadsstyrelsen, stadsdirektören, sektordirektören, resultatområdets direktör samt en sakkunnig som föredraganden vid behov kallar in.

11 § Elektroniskt sammanträde och elektroniskt beslutsförfarande

Sammanträdet kan hållas i en elektronisk miljö som man deltar i via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Beslut i ärenden kan fattas elektroniskt före sammanträdet (elektroniskt beslutsförfarande).

12 § Att göra upp och justera protokoll

Protokollet uppgörs av en protokollförare under ordförandens överinseende. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet beslutar.

I protokollet antecknas:

1. konstituering:
   • organets namn,
   • tidpunkten för sammanträdets början och slut, pauser under sammanträdet samt sammanträdesplatsen,
   • närvarande,
   • sammanträdets laglighet och beslutsförhet.
2. behandling av ärenden:
   • ärendenas rubriker,
   • ärendenas ordningsnummer på föredragningslistan,
   • jäv,
   • framställda förslag och huruvida de understötts,
   • omröstningar: omröstningssätt, omröstningsordning, omröstningspropositioner och omröstningarnas resultat,
   • val: valsätt och valresultat,
   • beslut,
   • avvikande mening.
3. laglighet:
   • anvisningar om hur man begär omprövning och besvärsanvisning,
   • ordförandens underskrift,
   • protokollförarens kontrasignering,
   • anteckning om justering av protokollet,
   • anteckning om framläggandet, ifall protokollet hållits offentligt framlagt.

Om fullmäktiges protokoll stadgas separat. De övriga organens protokoll skrivs på finska, med undantag av de svenska organens protokoll, som skrivs på svenska. Om ett beslut som gäller en part vid ett möte handläggs på ett annat språk än protokollspråket, skrivs protokollet för detta beslut både på handläggningsspråket och protokollspråket.

13 § Att lägga fram protokoll och tjänsteinnehavarbeslut

Protokollen och tjänsteinnehavarbesluten hålls offentligt framlagda på stadens webbplats på det sätt som anges i 140 § i kommunallagen.

14 § Stadsstyrelsens, direktionernas och nämndernas rätt att ta över ärenden

Stadsstyrelsen, stadsstyrelsens ordförande, stadsdirektören eller sektordirektörerna i sin sektor fattar beslut om att ta upp ärenden till behandling i stadsstyrelsen.

Nämnderna, deras ordförande eller sektordirektörerna, resultatområdets direktör eller resultatenheternas direktörer inom sina respektive områden fattar beslut om att ta upp ärenden till behandling i vederbörande nämnder.

Direktionerna, deras ordförande, tekniska direktören eller en affärsverksdirektör fattar beslut om att ta upp ärenden till behandling i direktionerna.

15 § Meddelande om beslut som kan tas upp till behandling i högre organ

Myndigheter som lyder under stadsstyrelsen ska meddela stadsstyrelsen de beslut som fattats, med undantag av de ärenden och grupper av ärenden för vilkas del stadsstyrelsen särskilt beslutat att separat meddelande avseende rätten att ta upp ärendet till behandling inte behöver lämnas.

Myndigheter som lyder under nämnderna och direktionerna ska meddela vederbörande nämnder och direktioner de beslut som fattats, med undantag av de ärenden och grupper av ärenden för vilkas del nämnderna eller direktionerna särskilt beslutat att separat meddelande avseende rätten att ta upp ärendet till behandling inte behöver lämnas.

Meddelandet ska ges inom fyra dagar efter att protokollet justerats. Om protokollet inte justerats räknas tiden från det att protokollet undertecknats.

Beslut som inte behöver tillkännages kan utan hinder av högre organs behandlingsrätt verkställas, om det inte i något enskilt fall meddelats att ärendet tas upp till behandling i stadsstyrelsen, en nämnd eller en direktion.

16 § Förvaltningsspråk och tvåspråkighet i kommunens verksamhet

De olika språkgruppernas behov ska beaktas likvärdigt i organiseringen av kommunens förvaltning och verksamhet och i informationen. Den kommunala servicen ska ordnas så, att kommunmedlemmarna kan betjänas på finska och svenska inom alla kommunala uppgiftsområden.

Om den språkkunskap som krävs av tjänsteinnehavarna och arbetstagarna gäller det som särskilt är bestämt.

17 § Kommunikation

Stadens kommunikation leds av stadsstyrelsen, som vid behov ger allmänna direktiv om kommunikationen.

18 § Invånarnas initiativ

Stadsstyrelsen ska årligen före utgången av mars för fullmäktige framlägga en förteckning över de initiativ som tagits i frågor som hör till fullmäktiges befogenhet och som gäller stadens verksamhet samt över de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativen. Fullmäktige kan samtidigt konstatera vilka initiativ som slutbehandlats.

Uppgifter om initiativ som tagits inom stadsstyrelsens och nämndernas uppgiftsområden ska föreläggas stadsstyrelsen och respektive nämnder på det sätt som dessa organ beslutat.

Den myndighet som ska behandla ett initiativ ska inom en månad efter att initiativet tagits meddela initiativtagaren den beräknade behandlingstiden och vem som ger närmare upplysningar om behandlingen.

19 § Stadens underskrift och undertecknande av handlingar

Avtal, förbindelser, expeditioner och skrivelser undertecknas på stadens vägnar enligt det som bestäms i instruktionerna för stadsstyrelsen, nämnderna och direktionerna. Bestämmelser om undertecknande av andra handlingar ingår i stadsdirektörens och sektordirektörernas verksamhetsföreskrift.

20 § Beslut om att lämna ut handlingar

Beslutanderätt om att lämna ut handlingar enligt 14 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet samt begäran om uppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning utövas inom sina uppgiftsområden av

• stadsdirektören,
• sektordirektören för sektorns stab samt för flera resultatenheter,
• stadsrevisorn,
• direktören för intern revision,
• resultatenhetens direktör samt
• affärsverkets direktör.