Vid en bra upphandling sitter man på samma sida av bordet

26.10.2022 13.52
"På upphandlingssidan behövs inte bara mer kompetens, utan även mer tid och arbetsro", betonades det i paneldebatten under seminariet Kuinka kaikki voivat voittaa julkisissa hankinnoissa? (Hur kan alla vinna i offentliga upphandlingar) den 12 oktober 2022. Bild: Saija Äikäs

Rättvisa anbudsförfaranden, realistiska möjligheter att delta också för nya företagare, tillräckliga personalresurser och större fokus på kvaliteten än på priset. Det är utvecklingshälsningar som Business Espoos upphandlingsseminarium skickade till den offentliga sektorn.

Hur skulle alla kunna vinna i offentliga upphandlingar? Och hur kan man bygga upp och utveckla samarbetet mellan företagarna och stadens upphandlingsväsen?

Det är aktuella tankenötter som deltagarna grubblade på under det seminarium som Business Espoo ordnade i Aalto-universitetets Kandidatcenter i onsdags. Både företagarna och experterna på upphandlingsbranschen anser att tydliga framsteg har gjorts inom kommunernas upphandlingar, men det finns fortfarande utrymme för förbättringar i konkurrensutsättningspraxisen och de prioriteringar som görs vid valen.

Många företagare upplever att det är arbetsamt och komplicerat att delta i offentliga anbudsförfaranden. Tron på den egna framgången kan också vara svag – i synnerhet om man bakom sig har några anbudsförfaranden som man förlorade redan i början av förfarandet.

Under paneldebatten på förmiddagen visades å andra sidan även förståelse för kommunernas och städernas upphandlingsväsenden. På många orter arbetar man under mycket stor brådska och stress, påminde huvudstadsregionens företagares upphandlingsombud Pentti Komssi.

"Upphandlingarna görs av experter som är kompetenta inom sitt område, men många har för mycket arbete.  Då hinner man inte göra ett ordentligt grundarbete och föra ordentliga marknadsdiskussioner. I stället gräver man kanske fram en gammal anbudsbegäran ur skrivbordslådan och skickar ut den i världen med några små uppdateringar", konstaterade Komssi.

Kommunernas allt hårdare sparkurer skapar extra press.

"Ett mycket bättre spartips skulle vara att anställa fler kunniga upphandlingsexperter. Då skulle man göra bättre upphandlingar som också skulle ge besparingar", tillade Komssi.

Priset försämrar ofta kvaliteten och samarbetet

Samma problem lyftes även fram av möbeltillverkaren Martelas äldre expert Matti Mäenpää. På upphandlingssidan behövs inte bara mer kompetens, utan även mer tid och arbetsro.

"En anbudsbegäran kan innehålla motstridigheter och ibland även följdfrågor som det är svårt för företagen att förstå. Då vore det bra att komma ihåg att man även kan avbryta en anbudsbegäran och publicera den igen efter preciseringar. När man får ordentliga svar på följdfrågorna förbättras även anbuden", påminde Mäenpää.

Enligt serviceproduktionschef Taneli Kalliokoski på Esbo stads Lokaltjänster är tidsbristen en tydlig utmaning för dem. Upphandlingarna inom det serviceområde som Kalliokoski ansvarar för uppgår till cirka 30 miljoner euro årligen och består av tjänster inom bland annat städning, byggande, bevakning och fastighetsskötsel.

"Det är ganska ofta bråttom med anbuden, och resurserna är knappa. Anbudsbegäranden skickas ofta ut först när det är absolut nödvändigt. Därefter försöker vi få dem i mål inom vettig tid", medgav han.

Brådskan medför enligt Matti Mäenpää en risk för att ”konkurrensutsättningsmangeln” leder till att ett lågt pris är det viktigaste kriteriet när valet görs. Samtidigt glömmer man bort det grundarbete som har gjorts och användarnas faktiska önskemål. Varför ska man till exempel köpa billiga arbetskläder som användarna många gånger har konstaterat vara obekväma och av dålig kvalitet?

"Det här kan leda till att man tvingas pruta på servicenivån, och samtidigt torpederas även det öppna samarbetet. Vid välfungerande upphandlingar sitter säljaren och köparen på samma sida av bordet", konstaterade den erfarna experten inom branschen.

Egen aktivitet är en fördel

Hur ska då nya företag få bättre fotfäste än tidigare inom offentliga upphandlingar?

Enligt Marko Silen, som är direktör för rådgivningstjänster vid Helsingforsregionens handelskammare, är utmaningen ofta att det är ganska arbetskrävande att delta i anbudsförfaranden och att tidtabellerna för upphandlingsprocesserna är korta.

"Därför är det bra att utnyttja digitala verktyg och söktjänster, såsom larmfunktionen för Hilma-annonser om produkter eller tjänster som passar det egna företaget. Det är även bra att fråga om mer information, eftersom det gör att hela upphandlingen utvecklas och preciseras", tipsar han.

Detta betonade även Komssi från huvudstadsregionens företagare.

"I en enkät som nyligen genomfördes i huvudstadsregionen framkom det att företag som kontaktat upphandlingsenheterna även klarade sig bättre i anbudsförfarandena. Det lönar sig alltså att vara aktiv själv", rådde han.

Lite att förbättra i ramavtal

Som avslutning på förmiddagen fick vi ännu höra konstruktiva hälsningar från en av Esbo stads ramavtalspartner, ATL-Rakennushuoltos verkställande direktör Samuel Hyry. Bolaget ansvarar i Esbo för reparationsarbeten i bland annat skolor, daghem och HNS-fastigheter.

Han ansåg generellt att det 2–4 år långa ramavtalet är en okomplicerad och ganska välfungerande samarbetsmodell, men det lär även finnas sådant som bör förbättras.

"I arbetsorderna fokuserar man ofta enbart på att avhjälpa det synliga problemet, när man egentligen borde söka efter grundorsaken till exempelvis en fuktskada eller dålig inomhusluft. Orsaken är ganska ofta att beställaren har varken tid eller resurser", konstaterade han.

En annan förarglig omständighet är de ”minikonkurrensutsättningar” som görs inom ramavtalen och som gärna skulle få riktas till en klart mindre grupp i taget än vad som är fallet i nuläget.

"Om en anbudsbegäran gällande en entreprenad till ett värde av till exempel 100 000 euro skickas ut till 15–20 företag kommer man inte nödvändigtvis att få in särskilt många svar. I en grupp av det här slaget är sannolikheten för att vinna liten, och att lämna ett anbud medför alltid kostnader", konstaterade Hyry.

Under seminariet fick vi även höra allmänna översikter av Esbo stads upphandlingsdirektör Pihla Hynynen och Motivas ledande expert Salla Koivusalo. Dessutom fick vi information om sysselsättningsvillkoren i anknytning till Esbo stads upphandlingar, riktlinjerna för hållbar utveckling och kommande social- och hälsovårdsavtal.

Text: Timo Sormunen
_ _ _

Är du intresserad av ämnet, men missade evenemanget? Ingen fara. Klicka dig in på vår YouTube-kanal(extern länk) för att se en inspelning av evenemanget. (På finska) 

Seminariet följdes av totalt nästan 100 personer på plats i Aalto-universitetets Kandidatcenter och på distans.
  • Företagande