Esbo stads dataskyddsbeskrivning: marknadsföringsregistret

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad
PB 1, 02070 ESBO STAD

2. Ansvarig person för registret

Harri Paananen, näringsdirektör
harri.paananen@espoo.fi

3. Kontaktperson för registret

Mari Ala-Mikkula, marknadsförings - och kommunikationschef
mari.ala-mikkula@espoo.fi  

4. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud
Adress: PB 12, 02070 Esbo stad
Tfn +358 9 81621 (växel)
E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Marknadsföringsregistret används för marknadsföring av Esbo stads tjänster samt försäljnings- och nätverkarevenemang, för sändande av nyhetsbrev och kundmeddelanden samt för andra därmed jämförbara åtgärder.

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Behandlingsgrunder enligt Europeiska unionens (EU:s) dataskyddsförordning.

• Vid marknadsföring till privatpersoner grundar sig behandlingen av personuppgifter på den registrerades samtycke. Artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen:
• Vid marknadsföring till företag grundar sig behandlingen av personuppgifter på ett allmänt intresse. Artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen.

7. Vilka uppgifter behandlas?

De persongrupper vars uppgifter kan behandlas är kontaktpersoner för den personuppgiftsansvariges kund- och samarbetsföretag, personer som på tjänstens vägnar är samarbetspartner, potentiella kunder och/eller omfattas av marknadsföring, personer som varit i kontakt med den personuppgiftsansvarige samt personer som deltagit i evenemang som den personuppgiftsansvarige ordnat eller som har gett marknadsföringstillstånd.

Registret kan bland annat innehålla följande uppgifter om de registrerade:

• namn
• organisation (och avdelning) samt ställning
• organisationens adressuppgifter
• e-postadress
• telefonnummer
• marknadsföringsåtgärder som riktat sig till den registrerade och deltagande i dessa
• andra uppgifter som personen själv lämnat ut
• eventuella postförbud (e-post och post)
• uppgifter om ändringar i ovannämnda uppgifter
• logguppgifter (t.ex. öppningar av nyhetsbrev)

8. Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifterna i marknadsföringsregistret fås eller samlas in via en kundrelation från den registrerade själv, Esbo stads webbplats (kontaktblanketter, materialladdningar, beställningsblanketter för nyhetsbrev), anmälningar till evenemang som Esbo stad och tredje parter ordnar samt från allmänt tillgängliga internetkällor och eventuella andra offentliga källor. Personuppgifter kan också samlas in, lagras och uppdateras i registren hos en personuppgiftsansvarig som tillhandahåller adress-, uppdaterings- eller annan motsvarande tjänst.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Personuppgifter lämnas i regel inte ut till tredje parter. Esbo stad kan dock lämna ut uppgifter på det sätt som lagstiftningen tillåter, bland annat till sina samarbetspartner för marknadsföringsändamål, om den registrerade har gett tillstånd till att uppgifterna lämnas ut. Dessutom kan uppgifter lämnas ut också i sådana fall där det anses att en tredje part kan erbjuda företaget en person i registret representerar särskild information eller särskilda förmåner.

10.  Överförs uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

Uppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

11.  Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt med tanke på Esbo stads verksamhet eller tills personen själv förbjuder behandlingen av uppgifterna.

12.  Hur skyddas uppgifterna?

Uppgifterna finns i CRM-systemet vid enheten för näringar och sysselsättning, dit endast de som använder marknadsföringsregistret har tillträde.

Användningen av datasystemen övervakas och ingen kommer åt dem utan användar-ID och lösenord. Datasystemen kräver att lösenordet regelbundet byts.

Cheferna beslutar om beviljande och indragning av användarrättigheter. När anställningsförhållandet upphör passiveras användarrättigheterna. Behandlingen av personuppgifter följs upp och övervakas med hjälp av användarlogguppgifterna, om det är möjligt att få logguppgifterna ur datasystemet.

Varje användare godkänner Esbo stads förbindelse om datasäkerhet som innehåller en användnings- och sekretessförbindelse. Personalen utbildas i dataskydd och i en ändamålsenlig behandling av personuppgifter.

13.  Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäran enligt dataskyddsförordningen ska riktas(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.