20.10.2021

Behandling av personuppgifter: Personregister för ordnande av eftermiddagsverksamhet

  1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad
förnamn.efternamn@esbo.fi

  1. Kontaktperson för registret

På resultatenhetsnivå:

Ida Stolt-Haglund, utvecklingschef, Svenska bildningstjänster
ida.stolt-haglund@espoo.fi
PB 32, 02070 ESBO STAD
tfn +358 40 6301938

Kontaktperson:

Kasper Wendell, planerare, Svenska bildningstjänster
kasper.wendell@espoo.fi
PB 32, 02070 ESBO STAD
tfn +358 43 8265190

Dataskyddsombud som organisationen utsett
tietosuoja@espoo.fi

  1. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Eftermiddagsverksamheten ordnas inom resultatenheten Svenska bildningstjänster i Esbo som stadens egen verksamhet eller genom att skaffa tjänster som köpta tjänster eller genom att bevilja understöd till tjänsteproducenterna.

Samordningen av verksamheten och de praktiska uppgifterna sköts av resultatenheten Svenska bildningstjänster under ledning av utvecklingschefen. Arbetstagarna använder registeruppgifter för sina egna arbetsuppgifter.

Staden beslutar om intagning av en elev till eftermiddagsverksamhet. Staden beslutar om nedsatta avgifter i eftermiddagsverksamheten.

I fråga om de egna eleverna ser skolan ur studeranderegistret om eleven deltar i eftermiddagsverksamhet samt tjänsteproducenten och verksamhetstiden.

Den tjänsteproducent inom eftermiddagsverksamheten som får understöd tar ut klientavgifter. Staden tar ut klientavgifter för eftermiddagsverksamhet som bedrivs som egen verksamhet och som köpta tjänster.lagen om elev- och studerandevård.

  1. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (uppfyllande av en rättslig förpliktelse). Ordnande av lagstadgad eftermiddagsverksamhet enligt 8 a kap. i lagen om grundläggande utbildning.

  1. Vilka uppgifter behandlas?

Uppgifter som fåtts från ansökan om eftermiddagsverksamhet:

- uppgifter om barnet: namn, personbeteckning, adress
- vårdnadshavarens uppgifter:
namn, personbeteckning för fakturering, adress, telefonnummer, e-postadress
- skolans namn och årskurs
- verksamhetstid och verksamhetsplats
- uppgift om flyttningsdag

Vid behov uppgift om ett beslut om särskilt stöd (48 b § 1 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Beslut om intagning till eftermiddagsverksamhet
- intagning till verksamheten och platsen där eftermiddagsverksamheten ordnas
- verksamhetstid (heltid/deltid)

Från ansökan om avgiftslättnad fås de inkomst- och familjerelaterade uppgifter som inverkar på lättnaden (48 f § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning). I registret antecknas också om kunden har rätt till avgiftsbefrielse på någon annan grund.

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna är delvis sekretessbelagda

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

Lagparagrafer enligt vilka innehållet är sekretessbelagt.

Uppgifterna är sekretessbelagda enligt 24§ i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och 40§ i lagen om grundläggande utbildning. Bland annat uppgifter om hälsotillstånd, socialvården, särskilt stöd, elevvården, privatlivet och ekonomiska uppgifter är sekretessbelagda.

  1. Varifrån fås uppgifterna?

Vårdnadshavarna meddelar uppgifterna på blanketten för ansökan om eftermiddagsverksamhet (i Wilma eller på papper) samt i en eventuell ansökan om avgiftslättnad och dess bilagor.

Vårdnadshavarna meddelar om ändringar i deltagandet i eftermiddagsverksamhet på blanketten i Wilma eller på annat sätt skriftligen.

Ur studeranderegistret i skoladministrationssystemet Primus fås basuppgifter om eleven och vårdnadshavaren samt vid behov uppgifter om beslut om särskilt stöd.

  1. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Om rätten att lämna ut offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Mottagaren ska enligt bestämmelsen ha rätt att registrera och använda de utlämnade personuppgifterna. Personuppgifter får lämnas ut endast på en specificerad begäran om uppgifter. (13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

  • Offentliga uppgifter kan lämnas ut för direktmarknadsföring och opinions- och marknadsundersökning endast med samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare.
  • Offentliga uppgifter kan lämnas ut för vetenskaplig eller historisk forskning av allmänt intresse. Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut endast med samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare eller i enskilda fall med särskilt tillstånd. (28 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).

Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut endast med uttryckligt samtycke av den registrerade/den minderåriges vårdnadshavare eller om det i lag särskilt föreskrivs om utlämnande av uppgifter eller rätt att få uppgifter. (7 kap. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Till tjänsteproducenten överförs uppgifter (namn, adress, födelsedatum, årskurs/klass, skolans namn, verksamhetstid, vid behov uppgifter om beslut om särskilt stöd och avgiftslättnad) om de barn som deltar i verksamheten samt vårdnadshavarnas uppgifter för kontakt och kundfakturering.

Utgående från registret lämnas uppgifter om eftermiddagsverksamheten ut med stöd av 58 § i lagen om finansiering av undervisnings - och kulturverksamhet.

  1. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

  1. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Vid förvaring och förstöring av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen för resultatenheten Svenska bildningstjänster.

  1. Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (5.1 f i dataskyddsförordningen). Behandlingen av uppgifter regleras bland annat av bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet.

Bestämmelser om sekretess finns i 40 § i lagen om grundläggande utbildning och i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (sekretessbelagda är bl.a. uppgifter om hälsotillstånd, socialvård, särskilt stöd, elevvård, privatliv och förmögenhet).

Särskild uppmärksamhet ägnas åt skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter bland annat när arbetsprocesser beskrivs och användarrättigheter beviljas.

Registret består av uppgifter som lagrats i skoladministrationssystemet Visma Primus samt kunduppgifter och uppgifter om klientavgifter som tjänsteproducenten har tillgång till i manuell eller elektronisk form.

Elektroniska system för registerföring:

Skoladministrationssystemet Primus kan endast användas i förvaltningens nät. Förvaltningens nät är ett skyddat lokalnät som endast kan användas av anställda hos Esbo stad. Alla som får behörighet till förvaltningens nät godkänner en förbindelse som bland annat inkluderar tystnadsplikt. Servern är placerad i ett skyddat och övervakat rum (tjänsteproducentens serversal). De uppgifter som behandlas elektroniskt överförs i krypterad form i det allmänna datanätet. Uppgifterna i registret säkerhetskopieras automatiskt regelbundet.

Personuppgifterna har skyddats med användarrättigheter som fastställts på grundval av de arbetsuppgifter som de anställda vid skolan och ämbetsverket har. Användarrättigheterna har begränsats enligt arbetsuppgiften och baserar sig på användarroller för vilka rättigheterna fastställts till vissa vyer och funktioner. Rätten att läsa, skriva, spara och radera uppgifter har fastställts separat för de olika användargrupperna.

Manuellt material:

Det manuella materialet förvaras i låsta arbetsrum och låsta skåp, och förstörs med pappersförstörare eller dataskyddade, låsta behållare.

11. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.esbo.fi/sv-FI/Etjanster/Dataskydd/Kunders_ratt_till_uppgifter(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

1.1. Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

1.2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

1.3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

1.4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.​​​​​​​

1.5. Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.