Dataskyddsbeskrivning Behandling av personuppgifter, Den privata småbarnspedagogikens personregister

Publicerad: 23.9.2020

Esbo stad

Direktör för finsk småbarnspedagogik

Direktör för svenska bildningstjänster

Mia Westerlund PB 32 02070 Esbo stad tfn +358 43 8268869

tietosuoja@espoo.fi

Personuppgifterna behandlas vid skötseln av uppgifter som avses i lagen om småbarnspedagogik och som gäller tillsyn över privat småbarnspedagogik (daghem, familjedagvårdare och parkverksamhet).

Av registeruppgifterna produceras dessutom statistik för Esbo stads bruk som kvantitativa uppgifter. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer.

Den rättsliga grunden för registret:

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (uppfyllande av en rättslig förpliktelse)

Lagen om småbarnspedagogik (540/2018)

Förordningen om småbarnspedagogik (753/2018)

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Köpavtalsdaghem:

• tjänsteproducentens namn, personbeteckning/FO-nummer och kontaktuppgifter

• företagets verkställande direktörs eller någon annan för affärsverksamheten ansvarig persons namn och kontaktuppgifter

• den ansvariga personens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och uppgifter om behörighet

• visstidsanställdas och icke-behöriga anställdas personuppgifter

• datum då straffregisterutdraget utfärdats och granskats

• antalet barn över och under tre år

• köpavtalets och årsavtalets kontaktperson och undertecknare

• datum för godkännande

• övervakarens namn

• det senaste handledningsbesökets datum

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

Daghem som får stöd för privat vård

• tjänsteproducentens namn, personbeteckning/FO-nummer och kontaktuppgifter

• företagets verkställande direktörs eller någon annan för affärsverksamheten ansvarig persons namn och kontaktuppgifter

• den ansvariga personens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och uppgifter om behörighet

• visstidsanställdas och icke-behöriga anställdas personuppgifter

• datum då straffregisterutdraget utfärdats och granskats

• antalet barn över och under tre år

• övervakarens namn

• datum för godkännande

• det senaste handledningsbesökets datum

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

Privata familjedagvårdare:

• namn, födelseår, kontaktuppgifter (adress och telefonnummer)

• modersmål och övriga språkkunskaper

• utbildning och arbetserfarenhet

• makas/makes eller sambos namn och födelsetiderna för de egna barn som bor hemma

• bostadstyp, bostadens yta och antalet rum

• datum då straffregisterutdraget utfärdats och granskats

• vårdtid som erbjuds per dag och veckodagar då vård erbjuds

• övervakarens namn

• datum för godkännande

• det senaste handledningsbesökets datum

• följande uppgifter samlas in om barnen utan namn

- födelseår

- vårdtid per dag

• godkännarens namn

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

Privat parkverksamhet för små barn

• namn, födelsetid, kontaktuppgifter

• arbetsgivare

• parkens namn, adress

• avtalstid

• godkännarens namn

• datum för godkännande

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna kan vara delvis sekretessbelagda

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24.1 §

I fråga om daghem fås uppgifterna från en skriftlig anmälan som görs vid inledande av verksamheten och väsentlig ändring av verksamheten (FPA:s blankett WH2). Dessutom insamlas uppgifter som behövs för tillsynen i samband med handlednings- och rådgivningsbesök.

I fråga om privata familjedagvårdare fås uppgifterna om inledande av verksamheten i samband med ansökan om och godkännande av en privat familjedagvårdare. Dessutom insamlas uppgifter som behövs för tillsynen i samband med handlednings- och rådgivningsbesök.

Uppgifterna om en handledare av privat parkverksamhet för små barn fås från den separata blanketten Anmälan om privat parkverksamhet för små barn.

Personuppgifter lämnas i regel ut endast på en specificerad begäran om uppgifter till personer som är berättigade till det (EU:s allmänna dataskyddsförordning, lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, dataskyddslagen).

De tjänsteproducenter som fått kommunens godkännande meddelas till Folkpensionsanstalten. Till regionförvaltningsverket kan uppgifter lämnas ut i anslutning till tillsyn över privat småbarnspedagogisk verksamhet.

Esbo stad kan anlita tjänsteproducenter inom verksamhet eller teknik för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten.

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen för resultatenheterna för finska och svenska småbarnspedagogiken samt arkivverkets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i dataskyddsförordningen). Behandlingen av uppgifter regleras bland annat av bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet. Anställda som behandlar uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt som fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Elektroniska system för registerföring:

De elektroniskt sparade uppgifterna i klientregistret förvaras behörigt skyddade mot utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Blanketternas uppgifter förs in i registrets kontaktpersons registermapp som finns i stadens förvaltningsnät. Endast registrets kontaktperson har ett lösenord som behövs för att öppna datorn. Användaren av datanätet är bunden av tystnadsplikt.

Manuellt material:

Det manuella materialet förvaras i låsta lokaler och förstörs i en dokumentförstörare eller läggs i en sekretessbehållare.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kunders ratt till uppgifter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).