Behandling av personuppgifter, Klientregister för terapeuterna inom elevhälsan

Publicerad: 2.10.2020

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad, nämnden Svenska rum

Outi Saloranta-Eriksson Undervisningschef

PB 32, 02070 Esbo stad

tfn +358 50 3632937

På enhetsnivå / skolor: 

Varje terapeut svarar för att behandla sina egna klienters uppgifter, informera den som registreras, verkställa rätten till insyn, rätta uppgifter och lämna ut uppgifter.

tfn +358 9 81621 (växel)

tietosuoja(at)espoo.fi

Inom resultatenheten Svenska bildningstjänster arbetar tal- och ergoterapeuter.

Tal- och ergoterapeuternas verksamhet inom resultatenheten Svenska bildningstjänster hör till elevvård enligt 31 a § i lagen om grundläggande utbildning. Den svenska utbildningens tal- och ergoterapeuter är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården enligt 2 § och 5 § i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994). Också lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992) och social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009) tillämpas.

Syftet med registret är att utarbeta och upprätthålla klienthandlingar för rehabilitering och skötsel av klientförhållandet samt statistisk användning för Esbo stads egen uppföljning och för statistiska ändamål till hälsovårdsmyndigheter (artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen).

Terapeuterna är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården enligt 2 § och 5 § i lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (559/1994). Enligt 16 § i lagen gäller om skyldigheten för yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården att föra och förvara journalhandlingar samt om tystnadsplikten i fråga om uppgifterna i dem vad som föreskrivs i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Terapeuternas klientuppgifter inom elevhälsan är journalhandlingar om vilka det finns specialbestämmelser

(social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar 298/2009). 

Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Den rättsliga grunden för registret är artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (uppfyllande av en rättslig förpliktelse).

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna är sekretessbelagda.

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Bestämmelser om hemlighållande av uppgifter finns i 22 § i lagen om elev- och studerandevård, 40 § i lagen om grundläggande utbildning, 58 § i gymnasielagen, 107 och 108 § i lagen om yrkesutbildning, 13 § i lagen om patientens ställning och rättigheter och 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.  Särskild uppmärksamhet ägnas åt skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter bland annat när arbetsprocesser beskrivs och användarrättigheter beviljas.   

Registret innehåller följande uppgifter:

· arbetstagarens namn

· klientens person- och familjeuppgifter:

- alla namn och personbeteckning, kön 

- kontaktuppgifter 

- modersmål, annat språk, medborgarskap 

- vårdnad  

- vårdnadshavarnas kontaktuppgifter

· uppgifter om skolgång:

- skolans namn, årskurs, läroplikt, klassform 

- uppgift om ett beslut om särskilt stöd och om en individuell plan för hur undervisningen ska ordnas (IP)

 · samarbetspartner

- tidigare 

- nuvarande

· klientjournal

- den som tagit kontakt 

- orsak till klientförhållandet 

- möten, samråd, konsultationer, närvarande 

- planer, åtgärdsrekommendationer 

- sammandrag, utlåtanden, remisser, undersökningsresultat 

- utvärdering

· avsändning och mottagning av handlingar

- utlämning av handling: namnet på arbetstagaren som gjort anteckningen, datum, klientens samtycke, handlingens namn, objekt, grund för utlämningen (kontext/klientens begäran/lagstadgad)

- mottagna handlingar: ankomsttid, källa  

Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifter som antecknas i registret fås av klienten (elev, studerande) och vårdnadshavaren. Basuppgifterna om klienten fås från den svenska utbildningens studeranderegister (skoladministrationssystemet Primus).

Uppgifterna om händelser uppstår under klientskapet huvudsakligen då personalen gör anteckningar.

De som deltar i elevvården av en elev har rätt att av varandra få uppgifter som är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning)

Om en elev som är under 18 år övergår till undervisning eller verksamhet som en annan utbildningsanordnare ordnar i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål lämna uppgifter som är nödvändiga för ordnande av undervisningen till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter kan också lämnas ut på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Trots bestämmelserna om sekretess har en utbildningsanordnare för att kunna ordna undervisningen för en elev rätt att avgiftsfritt få nödvändiga uppgifter av social- och hälsovårdsmyndigheterna, andra tjänsteproducenter inom socialservicen och hälso- och sjukvården samt av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (41 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också fås av andra instanser. Uppgifter kan fås om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter. (40 § 3 mom. i lagen om grundläggande utbildning, 26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Enligt 9 § 2 mom. i lagen om patientens ställning och rättigheter har en minderårig patient som med beaktande av ålder och utveckling kan fatta beslut om vården rätt att förbjuda att uppgifter ges till hans vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare. 

Personuppgifter lämnas ut endast mot en specificerad uppgiftsbegäran till berättigade myndigheter, med hänsyn till angivna instruktioner i lagstiftningen.

De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisning och verksamhet enligt lagen om grundläggande utbildning ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också ges till andra instanser. Uppgifter kan lämnas ut om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter. (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Om en elev som är under 18 år övergår till undervisning, verksamhet eller utbildning som en annan utbildningsanordnare ordnar i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, gymnasielagen, lagen om yrkesutbildning eller lagen om yrkesinriktad vuxenutbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål lämna uppgifter som är nödvändiga för ordnande av undervisningen eller utbildningen till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 § 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning).

Om utlämning av uppgifter görs alltid en anteckning med utlämnarens namn, datum, till vem uppgiften har lämnats ut och grunden för utlämning av uppgifterna. 

Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen för resultatenheten för finsk utbildning samt arkivverkets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i EU:s allmänna dataskyddsförordning). 

Varje anställd får endast behandla de personuppgifter som den anställda behöver i sina arbetsuppgifter. Behandlingen av uppgifter regleras av dataskyddsförordningen (bland annat bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet). Anställda som behandlar uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt som fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Uppgifter i klienthandlingar sammanförs inte med övriga personregister.

A. Elektroniskt material

De elektroniskt sparade uppgifterna i registret förvaras behörigt skyddade mot utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Uppgifterna i registret lagras i ett datasystem som användarna ska logga in på med ett eget användarnamn och lösenord.

Användarrättigheterna upphör när personen slutar med de uppgifter för vilka hen beviljats användarrättigheterna. Systemet registrerar felaktiga inloggningar och all behandling och läsning av information som utförts i systemet.

B. Manuellt material

Manuella handlingar förvaras i låsta arbetsrum och låsta skåp.

Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.esbo.fi/sv-FI/Etjanster/Dataskydd/Kunders_ratt_till_uppgifter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.​​​​​​​

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.