Behandling av personuppgifter, Klientregister för kuratorerna inom elevhälsan

Publicerad: 2.10.2020

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad, nämnden Svenska rum

2. Ansvarig person för registret

Outi Saloranta-Eriksson Undervisningschef
PB 32, 02070 Esbo stad
tfn +358 50 3632937

3. Kontaktperson för registret

På enhetsnivå: 
Varje kurator svarar för att behandla sina egna klienters uppgifter, informera den som registreras, verkställa rätten till insyn, rätta uppgifter och lämna ut uppgifter.

tfn +358 9 81621 (växel)

4. Dataskyddsombud

tietosuoja(at)espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Registrets användningsändamål hänför sig till genomförandet av kuratorsverksamheten i förskolenheterna, grundskolorna, gymnasierna och läroanstalterna som ger grundläggande yrkesutbildning i Esbo (9 § i lagen om elev- och studerandevård).

Syftet med registret är att utarbeta och upprätthålla klienthandlingar för skötseln av klientförhållandet samt statistisk användning för Esbo stads egen uppföljning (artikel 5.1 b i dataskyddsförordningen).

Uppgifterna i registret används när hemkommunen för en elev/studerande vars hemkommun Esbo inte är debiteras för användningen av kurators- och psykologtjänsterna inom elevhälsan (41 a § i lagen om statsandel för kommunal basservice).

Kuratorerna är yrkesutbildade personer inom socialvården enligt 2 § i lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården (817/2015). På registreringen av klientuppgifter tillämpas bestämmelserna i lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015). På behandlingen av klientuppgifter tillämpas dessutom bestämmelserna i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) och i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000).

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Den rättsliga grunden för registret är artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (uppfyllande av en rättslig förpliktelse).

Kuratorstjänsterna inom elevhälsan baserar sig på 5 § i lagen om elev- och studerandevård. 

• Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (uppfyllande av en rättslig förpliktelse)
• Lagen om elev- och studerandevård 5 § (1287/2013)
  

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna är sekretessbelagda.

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

Uppgifterna i registret är sekretessbelagda. Bestämmelser om hemlighållande av uppgifter finns i 22 § i lagen om elev- och studerandevård, 40 § i lagen om grundläggande utbildning, 58 § i gymnasielagen, 107 och 108 § i lagen om yrkesutbildning, 14 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården och 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

7. Vilka uppgifter behandlas?

Registret innehåller följande uppgifter:

· arbetstagarens namn

· klientens person- och familjeuppgifter
- alla namn och personbeteckning, kön 
- kontaktuppgifter 
- modersmål, annat språk, medborgarskap 
- vårdnad  
- vårdnadshavarnas kontaktuppgifter

· uppgifter om skolgång
- skolans namn, årskurs, läroplikt, klassform 
- uppgift om ett beslut om särskilt stöd och om en individuell plan för hur undervisningen ska ordnas (IP)

· samarbetspartner
- tidigare 
- nuvarande

· klientjournal
- den som tagit kontakt 
- orsak till klientförhållandet 
- möten, samråd, konsultationer, närvarande 
- planer, åtgärdsrekommendationer 
- sammandrag, utlåtanden, remisser, undersökningsresultat 
- utvärdering

· avsändning och mottagning av handlingar
- utlämning av handling: namnet på arbetstagaren som gjort anteckningen, datum, klientens samtycke, handlingens namn, objekt, grund för utlämningen (kontext/klientens begäran/lagstadgad)
- mottagna handlingar: ankomsttid, källa

8. Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifter som antecknas i registret fås av klienten (elev, studerande) och vårdnadshavaren. Basuppgifterna om klienten fås från den svenska utbildningens studeranderegister (skoladministrationssystemet Primus).

Trots sekretessen har de som deltar i anordnandet och genomförandet av individuellt inriktad elevhälsa för en studerande rätt att av varandra få och att till varandra och den myndighet som ansvarar för elevhälsan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska kunna ordnas och genomföras. (23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård)

Om en studerande övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren begära samtycke av den studerande eller, om den studerande inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av den studerandes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare till att sådana sekretessbelagda uppgifter i elevhälsans klientregister som behövs för kontinuiteten i elevhälsan får överföras till den nya utbildningsanordnaren. 

(23 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård)

De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att av varandra få information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven.

(40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning)

Den som har uppgifter om en studerandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter har trots sekretessbestämmelserna rätt att lämna ut uppgifterna till dem som ansvarar för studerandehälsovården, för att trygga de studerandes hälsa och säkerhet och för att i förekommande fall anvisa till stödåtgärder (58 § 1 mom. och 3 punkten i gymnasielagen). 

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också fås av andra instanser. Uppgifter kan fås om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter. (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Kuratorn antecknar uppgifter som behandlats i elevvårdsarbetet i klientregistret till den del det är nödvändigt till exempel för överenskomna åtgärder.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Personuppgifterna i registret är sekretessbelagda. 

Trots sekretessen har de som deltar i anordnandet och genomförandet av individuellt inriktad elevhälsa för en studerande rätt att av varandra få och att till varandra och den myndighet som ansvarar för elevhälsan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska kunna ordnas och genomföras. 

(23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård)

Om en studerande övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning, ska den tidigare utbildningsanordnaren begära samtycke av den studerande eller, om den studerande inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av den studerandes vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare till att sådana sekretessbelagda uppgifter i elevhälsans klientregister som behövs för kontinuiteten i elevhälsan får överföras till den nya utbildningsanordnaren. 

(23 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård)

De som deltar i elevvårdsarbetet för en elev har rätt att till varandra och elevens lärare, rektorn och den myndighet som ansvarar för undervisningen och verksamheten enligt lagen om grundläggande utbildning ge ut information som är nödvändig för att ändamålsenligt ordna undervisningen för eleven. (40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning)

Den som har uppgifter om en studerandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som är nödvändiga för skötseln av mottagarens uppgifter har trots sekretessbestämmelserna rätt att lämna ut uppgifterna till rektorn för en läroanstalt och andra personer som ansvarar för säkerheten vid läroanstalten, för att en trygg studiemiljö ska kunna garanteras och, med den studerandes samtycke, till dem som ansvarar för studiehandledningen, för att kunna anvisa till andra studier eller stödtjänster (58 § 1 mom. 1 och 2 punkten i gymnasielagen).

Om den registrerade, vårdnadshavaren eller någon annan laglig företrädare till en elev ger ett skriftligt specificerat samtycke kan uppgifter också ges till andra instanser. Uppgifter kan lämnas ut om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter. (26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet)

Kuratorn antecknar uppgifter som behandlats i elevvårdsarbetet i klientregistret till den del det är nödvändigt till exempel för överenskomna åtgärder. 

Om utlämning av uppgifter görs alltid en anteckning med utlämnarens namn, datum, till vem uppgiften har lämnats ut och grunden för utlämning av uppgifterna. 

10. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen för resultatenheten för finsk utbildning samt arkivverkets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Personliga anteckningar förstörs när uppgifterna överförs till den egentliga klientjournalen. Vid förstöring av handlingar ser man till att utomstående inte kan komma åt dem.

12. Hur skyddas uppgifterna?

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i EU:s allmänna dataskyddsförordning). 

Varje anställd får endast behandla de personuppgifter som den anställda behöver i sina arbetsuppgifter. Behandlingen av uppgifter regleras av dataskyddsförordningen (bland annat bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet). Anställda som behandlar uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt som fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Uppgifter i klienthandlingar sammanförs inte med övriga personregister.

A. Elektroniskt material

De elektroniskt sparade uppgifterna i registret förvaras behörigt skyddade mot utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Uppgifterna i registret lagras i ett datasystem som användarna ska logga in på med ett eget användarnamn och lösenord.

Kuratorerna har inte tillgång till varandras register. Användarrättigheterna upphör när personen slutar med de uppgifter för vilka hen beviljats användarrättigheterna. Systemet registrerar felaktiga inloggningar och all behandling och läsning av information som utförts i systemet.

B. Manuellt material

Manuella handlingar förvaras i låsta arbetsrum och låsta skåp.

13. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.esbo.fi/sv-FI/Etjanster/Dataskydd/Kunders_ratt_till_uppgifter(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.