Behandling av personuppgifter i evenemangsregistret

Dataskyddsbeskrivningens publiceringsdatum: Den 26 mars 2019.

  1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad.

2. Ansvarig person för registret

Esbo stads kommunikationsdirektör.

3. Kontaktperson för registret

Esbo koncernkommunikation info@espoo.fi

4. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud
PB 12, 02070 Esbo stad.
Tfn. 09 816 21 (växel)
tietosuoja@espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna i registret är att meddela om evenemang, att stödja den praktiska organisationen av evenemangen, att samla in och rapportera respons om evenemangen och att marknadsföra liknande evenemang.

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Artikel 6, punkt 1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Artikel 6, punkt 1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

7. Vilka uppgifter behandlas?

Evenemangsregistret innehåller följande uppgifter:

  • namn
  • kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, postadress osv., beroende på fall)
  • organisation och titel
  • födelsedatum, beroende på fall
  • information som hänför sig till specialkost
  • responsuppgifter (i regel anonyma)
  • samtycke från personen, t.ex. till nyhetsbrev

Uppgifterna är sekretessbelagda.

8. Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifterna fås från den registrerade när han eller hon anmäler sig till evenemanget.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Uppgifterna lämnas inte ut utanför Esbo stad. Om evenemanget anordnas i samarbete med andra organisationer och när det är fråga om gemensamt personuppgiftsansvar, ska detta anges separat i inbjudan till evenemanget.

10. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Personuppgifter överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

  • Informationen om specialkost raderas så snart som möjligt efter evenemanget.
  • En minimilagringstid tillämpas på personuppgifterna. Personuppgifterna lagras så länge som det är nödvändigt för att möjliggöra den registrerades anmälning och evenemanget som hänför sig till detta.
  • Detaljerade datalagringsperioder beskrivs i Esbo stads arkivbildningsplan.
  • Förteckningarna över insamlingen av personuppgifterna i pappersform förstörs omedelbart på ett datasäkert sätt efter att uppgifterna har överförts till ett elektroniskt format.
  1. Hur skyddas uppgifterna?

Materialet i elektroniskt format lagras i informationssystem och applikationer som är skyddade mot obehörig användning, till exempel med personliga användarnamn och lösenord. Rättigheterna är begränsade så att användaren har tillgång till registeruppgifterna enligt vad som hans/hennes arbetsuppgifter kräver.

Varje användare godkänner en användnings- och sekretessförbindelse för Esbo stads uppgifter och datasystem.

13. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas finns på sidan Kunders rätt till uppgifter https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/dataskydd#section-7317(extern länk)

13.1. Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas av den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom en månad efter att ha mottagit begäran. Tidsfristen får vid behov förlängas med högst två månader med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och använda andra rättsmedel.

Begäranden från den registrerade och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden från den registrerade dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller meddelanden eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

13.2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar rättade eller kompletterade av oss.

13.3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

13.4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

13.5. Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifterna strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.