Behandling av personuppgifter; fotograferingstillstånd, inspelningstillstånd och publiceringstillstånd i skolor och gymnasier

20.10.2021

Personuppgiftsansvarig
När uppgifterna används för läroanstaltens egen användning är Esbo stad personuppgiftsansvarig.
När uppgifterna används för Esbo stads kommunikation är Esbo stad personuppgiftsansvarig. Om bilder publiceras i stadens kanaler i sociala medier, är också ägaren till kanalen i fråga personuppgiftsansvarig.
När det gäller medierna är den personuppgiftsansvarige medierna i fråga.
Ansvarig person för registret
Den ansvariga personen för läroanstaltens egen användning är rektorn.
När det gäller Esbo stads kommunikation är de ansvariga personerna:
Grundläggande finskspråkig utbildning, kommunikationsspecialist Marika Tuominen
Finskspråkig gymnasieutbildning, kommunikationsspecialist Maija Ruoho
Svenska bildningstjänster, kommunikationsspecialist Karolina Lanu
Kontaktperson för registret
Den ansvariga personen för läroanstaltens egen användning är rektorn.
När det gäller Esbo stads kommunikation är de ansvariga personerna
Grundläggande finskspråkig utbildning, kommunikationsspecialist Marika Tuominen
Finskspråkig gymnasieutbildning, kommunikationsspecialist Maija Ruoho
Svenska bildningstjänster, kommunikationsspecialist Karolina Lanu
Dataskyddsombud
Esbo stads dataskyddsombud
Adress: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Tel: +358 9 81621 (växel)
tietosuoja(at)espoo.fi
För vilket ändamål behandlas personuppgifter?
Med tillstånd för användning av alster, fotografier och inspelningar som gjorts av eller föreställer en elev bes studerande och elevernas vårdnadshavare om tillstånd till följande:

Läroanstaltens egen användning: Att använda bildinspelningar och arbeten av en elev/studerande för läroanstaltens egen användning, till exempel att ställa fram dem i läroanstalten, i en sluten digital miljö eller vid evenemang som skolan ordnar.
Esbo stads kommunikation: Användning av bildinspelningar och arbeten av en elev/studerande i Esbo stads kommunikation (såsom på esbo.fi, på skolornas egna sidor, i stadens sociala medier, i trycksaker och i digitala publikationer).
Media: Fotografering/inspelning och intervjuer för media med en elev/studerande.
Användning av en skolbild av en elev/studerande i Wilma-/Primus-elevförvaltningssystemet.

Av en studerande eller en elevs vårdnadshavare kan dessutom vid behov bes tillstånd till fotografering/inspelning eller publicering från fall till fall, varvid syftet med behandlingen och behandlingssätten beskrivs separat vid begäran om tillstånd.

Det är frivilligt att ge tillstånd, och det att tillstånd inte ges påverkar inte den undervisning som ordnas för en studerande/elev.

Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Läroanstaltens egen användning och användning av elevens skolfotografi i elevförvaltningssystemet
Behandlingsgrunden är en vårdnadshavares/studerandes samtycke (artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning).

En vårdnadshavare/studerande har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagenligheten av den behandling som lovligen har utförts före återkallelsen. Om en vårdnadshavare/studerande vill att skolan tar bort till exempel en bild på eleven som är framställd i skolan, kan vårdnadshavaren/den studerande kontakta skolan.

Esbo stads kommunikation
Med en vårdnadshavares eller studerandes samtycke kan bildinspelningar och arbeten som tagits av en elev/studerande användas i Esbo stads kommunikation. Uppgifterna behandlas för journalistiska ändamål (artikel 85 i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 27 § i dataskyddslagen). En vårdnadshavare eller studerande kan när som helst redigera sitt tillstånd i Wilma, och det uppdaterade tillståndet beaktas när man nästa gång till exempel fotograferar i skolan för stadens kommunikation.

Om en vårdnadshavare/studerande vill att kommunikationen till exempel raderar en publicerad bild av en elev, kan vårdnadshavaren/den studerande diskutera saken med kontaktpersonen för kommunikationen.

Medier
Med en vårdnadshavares/studerandes samtycke kan medierna fotografera, spela in och intervjua en elev/studerande. Den personuppgiftsansvarige för materialet är medierna i fråga, och behandlingen grundar sig då på journalistiska ändamål (artikel 85 i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 27 § i dataskyddslagen).

Eftersom materialet ägs av medierna kan staden till exempel inte bestämma hur länge uppgifterna ska lagras. En vårdnadshavare eller studerande kan när som helst redigera sitt tillstånd i Wilma, och det uppdaterade tillståndet beaktas när medierna nästa gång fotograferar, spelar in eller intervjuar i läroanstalten.

Vilka uppgifter behandlas?
Bild- eller ljudinspelningar och arbeten. En företrädare för medierna kan be om en elevs namn, ålder och årskurs. I själva fotograferings-/inspelningstillståndet ingår elevens/den studerandes namn och elevens vårdnadshavares namn.

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna är inte sekretessbelagda enligt lagen.

8. Varifrån fås uppgifterna?
Uppgifterna fås av eleven/den studerande eller vårdnadshavaren.

Tillhandahållandet av personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller nödvändigt för att ingå ett avtal.

Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?
Uppgifterna kan behandlas av Esbos tjänsteproducenter på Esbo stads vägnar. Om uppgifterna lagras i en digital miljö, är tjänsteproducenten den tekniska tjänsteproducenten i miljön. Om uppgifterna läggs ut på skolornas egna webbplatser eller på stadens webbplats, behandlas personuppgifterna av den ansvarige webbplatsen i fråga.
Esbo stads kommunikation sparar materialet i stadens materialbank, vars uppgifter finns på Granos server i Finland. Det finns en separat dataskyddsbeskrivning för materialbanken (på finska) på adressen https://www.espoo.fi/fi-FI/Asioi_verkossa/Tietosuoja/Tietosuojaselosteet (Tietosuojaseloste Espoon kaupungin aineistopankki).
Om uppgifter publiceras i sociala medier, lämnas uppgifterna ut till tjänsterna för de sociala medierna i fråga. Kanalerna i sociala medier behandlar tjänstens innehåll, till exempel bilder och videor, i enlighet med sina egna villkor. Villkoren för tjänsten finns på webbplatsen för varje tjänst. Till exempel:

Facebook https://fi-fi.facebook.com/privacy/explanation(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)
Instagram https://help.instagram.com/519522125107875(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)
Twitter https://twitter.com/en/privacy(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

https://policies.google.com/privacy?hl=fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

Om media fotograferar, filmar eller intervjuar en elev, överlåts uppgifterna i fråga till media.
Fotograferings-/inspelningstillstånden finns i Vismas Wilma-tjänst, i pappersform eller på Granos server (materialbanken). Observera att stadens kommunikation och medier publicerar material i källor som är offentligt tillgängliga.

Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?
I egenskap av personuppgiftsansvarig använder staden i sin verksamhet personuppgiftsbiträden (tjänsteproducenter). Personuppgiftsbiträdena får överföra registeruppgifter till länder utanför EU eller EES-området endast om överföringen uppfyller de krav som ställs på den i lagstiftningen och om överföringen och de lämpliga skyddsåtgärderna har avtalats i ett avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet på det sätt som förutsätts i dataskyddslagstiftningen.
En tjänst i sociala medier i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar uppgifterna i enlighet med sina egna villkor. Till exempel Facebook, Instagram, Twitter och YouTube nämner att uppgifter överförs till länder utanför EU/EES-området. Dataöverföringen regleras av EU:s allmänna dataskyddsförordning.
När uppgifterna finns hos medierna, kan staden inte ta ställning till överföringen av uppgifterna.
Hur länge kommer uppgifterna att lagras?
Vid intern användning i skolan kan uppgifterna användas under läropliktstiden för eleven i fråga, varefter uppgifterna förstörs, om det inte finns en lagstadgad grund för att lagra dem.
I stadens kommunikationsbruk används fotografier och videor i cirka tre års tid i trycksaker (bl.a. guider, broschyrer) samt i digitala publikationer (t.ex. på webbplatsen esbo.fi) och sociala medier (stadens konton i sociala medier).
I fråga om Esbos materialbank syns uppgifterna om de personer som finns på fotografierna inte längre hos användarna när fotografiet arkiveras i materialbanken. Filen syns dock fortfarande för ett litet antal arbetstagare som har adminrätt i systemet.
När medierna behandlar uppgifterna kan Esbo inte ta ställning till lagringen av uppgifterna.
Läraren skriver ut fotograferings-/inspelningstillstånden för respektive klass/handledningsgrupp för varje fotografering/inspelning. Dessa tillstånd förvaras i skolan i 5 år.
För Esbo stads fotograferingar/inspelningar (t.ex. fotograferingar/inspelningar för guider) skriver läraren ut tillstånden på morgonen och stadens fotograf/kommunikatör samlar in tillstånden och levererar dem till arkivet. Tillstånden förvaras i 5 år.
Hur skyddas uppgifterna?
IT-utrustningen ligger i skyddade och övervakade lokaler. Åtkomsten till systemet har begränsats på basis av användarnamn och användarrättigheter. Arkiven och enheterna har passerkontroll och dörrlåsning. Handlingarna förvaras i övervakade lokaler.
Den registrerades rättigheter
Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.esbo.fi/sv-FI/Etjanster/Dataskydd/Kunders_ratt_till_uppgifter(extern länk, öppnas i ett nytt fönster)

1.1. Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?
Läroanstaltens egen användning: När uppgifter behandlas för skolans egen användning har eleven/den studerande eller vårdnadshavaren rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på att personuppgifter som gäller hen behandlas eller inte behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska förse den registrerade med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Esbo stads kommunikation och medier: När uppgifter behandlas för journalistiska ändamål föreligger inte rätt att kontrollera uppgifterna på basis av 27 § i dataskyddslagen. Om en studerande/vårdnadshavare har frågor eller kommentarer om stadens kommunikationspraxis, kan hen dock alltid kontakta kontaktpersonen för kommunikationen.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

1.2. När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?
Läroanstaltens egen användning: Eleven/den studerande eller vårdnadshavaren har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan obefogat dröjsmål rättar felaktiga personuppgifter om eleven/den studerande. Man har rätt att få bristfälliga uppgifter kompletterade.

1.3. När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?
Läroanstaltens egen användning: En elev/studerande eller vårdnadshavare har rätt att få den personuppgiftsansvarige att utan ogrundat dröjsmål radera personuppgifter om den registrerade, förutsatt att något av de villkor som anges i artikel 17.1 i dataskyddsförordningen uppfylls, till exempel om samtycket återkallas och det inte finns någon annan lagstadgad grund för behandlingen av uppgifterna.

Esbo stads kommunikation och medier: När uppgifter behandlas för journalistiska ändamål föreligger inte rätt att avlägsna uppgifterna på basis av 27 § i dataskyddslagen. Om en studerande/vårdnadshavare har frågor eller kommentarer om stadens kommunikationspraxis, kan hen dock alltid kontakta kontaktpersonen för kommunikationen.

1.4. När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?
Läroanstaltens egen användning: En elev/studerande eller en vårdnadshavare har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas, om någon av förutsättningarna i artikel 18.1 a–d uppfylls.

1.5. Inlämning av klagomål
Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi.