​​Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely vammaisten oppilaiden aamu-, iltapäivä- ja lomahoidon henkilörekisteri Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikössä​

Tämä rekisteri on Espoon kaupungin Suomenkielisen perusopetuksen hallinnoima rekisteri, josta on sovittu yhdessä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen kanssa. Tilaajan (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, Vammaispalvelut) ja tuottajan (Kasvun ja oppimisen toimiala, Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikkö) välillä on 15.2.2023 allekirjoitettu palvelun tuottamista koskeva puitesopimus. 

Ruotsinkieliset sivistyspalvelut toteuttavat kehitysvammaisten ja autististen koululaisten aamu- ja iltapäivähoidon yhdessä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Helsingin kaupungin kanssa. Tämä rekisteri ei koske ruotsinkielistä opetusta.

Lisätietoja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollosta: Rekisteriseloste: Sosiaalihuollon asiakasrekisteri | Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (luvn.fi)(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) 

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä:  24.9.2024

Rekisterinpitäjänä on Espoon kaupunki. 
 

Perusopetuksen johtaja Juha Nurmi

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Opetuksen tuen päällikkö Miia Loisa-Turunen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikkö tuottaa vammaispalvelu- tai kehitysvammalain perusteella aamu- ja iltapäivähoitoon sekä loma-ajan hoitoon oikeutettujen kehitysvammaisten ja autististen oppilaiden hoidon.

Henkilötietoja käsitellään Vammaispalvelu- tai kehitysvammalain perusteella järjestettävän aamu-, iltapäivä- ja lomahoidon toteuttamiseksi. Rekisteri sisältää Primus-kouluhallintojärjestelmän sisältämät asiakkuutta koskevat tiedot. 

Tilaajan (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, Vammaispalvelut) ja tuottajan (Kasvun ja oppimisen toimiala, Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikkö) välillä on allekirjoitettu 15.2.2023 puitesopimus hoidon tuottamista koskevista periaatteista ja vastuista. Lisäksi vuosittain tehdään vuosisopimus hoidon tuottamisen yksityiskohdista.

Kehitysvammaisten ja autististen lasten hoitoa toteutetaan Espoon suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikössä kaupungin omana toimintana. Hoidon koordinoinnista vastaa suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikössä opetuksen tuen palvelualue.

Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja.  Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Henkilötunnuksen käsittely rekisteröidyn yksiselitteiseksi erottamiseksi muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987)
• Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977)
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
• Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)
• Perusopetuslaki

Ilmoittautuminen palveluun. Tähän palveluun ilmoittautuminen tapahtuu sähköisesti oppilashallintojärjestelmä Primus/Wilman kautta tai paperilomakkeella. 

Ilmoittautumisesta aamu-, iltapäivä- tai loma-ajan hoitoon saadut tiedot (Primus/paperilomake):

• lapsen tiedot: nimi, syntymäaika, osoite 
• huoltajan tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
• hoitoaika, haetut lomahoidon päivät, lomahoidon kuljetustarve, 

Päätös aamu- ja iltapäivähoidon tai lomahoidon toimintapaikasta postitetaan paperisena tai se julkaistaan huoltajalle Wilmassa, huoltajan tekemän valinnan mukaan.

Päätöksessä käsitellään seuraavia tietoja:

• lapsen tiedot: nimi, syntymäaika ja paperipäätöksessä osoite 
• hoitoon ottaminen ja hoidon toimintapaikan nimi ja puhelinnumero
• tieto hoidon osalta: aamuhoito / iltapäivähoito / lomahoito. 

Koulu vastaanottaa tulosyksiköltä omien oppilaidensa osalta osallistujalistat aamu- ja iltapäivähoidosta ja lomahoito yksikön yhteisen listauksen lomahoitoa tarvitsevista lapsista/nuorista, joissa seuraavat tiedot. 

Aamu- ja iltapäivähoito:

• lapsen nimi
• aamuhoidon alkamisaika ja iltapäivähoidon päättymisaika
• luokka-aste
• päätös päivämäärä

Loma-ajan hoito:

• lomahoidon toimintapaikka
• lapsen oma koulu
• lapsen nimi
• lomahoidon alkamis- ja päättymispäivät
• hoitoajat
• tarvitseeko kuljetuksen
• huoltajien nimet ja puhelinnumerot

Loma-ajan hoidon osalta suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikkö lähettää huoltajien toivomat hoitoajat ja hoitopäivät kuljetuslogistiikkaan, joka edelleen toimittaa ne kuljetusyhtiöille kuljetusten järjestämiseksi.

Lomahoidon kuljetustilaus:

• lapsen oma koulu
• lomahoidon toimintapaikka
• lapsen nimi
• Kuljetusyhtiö (lukuvuoden aikana)
• lomahoidon alkamis- ja päättymispäivä
• hoitoajat
• onko myönnetty yksilökuljetus

Tarvittaessa huoltajia pyydetään täyttämään lomahoitoon paperinen esitietolomake:

• lapsen nimi
• huoltajien yhteystiedot
• mahdolliset erityisruokavalio ja allergiat
• mahdollinen lääkitys hoitopäivän aikana ja lääkityksen anto-ohjeet, tarvittaessa kopio reseptistä
• päivittäistoiminnot (pukeutuminen, wc-käynnit, ruokailu)
• liikkuminen /apuvälineet
• mukavat leikit / tekemiset / mielenkiinnon kohteet
• kommunikointi
• muuta tärkeää tietoa

Hoidossa toimiva vastuuohjaaja ilmoittaa Vammaispalveluiden suoriteilmoituksella läsnäolotiedot Vammaispalveluihin hoitoon osallistuneista aamu- ja iltapäivähoidosta 3 kk välein ja aina lomahoidon lopussa.

Suoriteilmoitukseen tuleva tieto toteutuneesta aamu- ja iltapäivähoidosta:

• lapsen nimi
• henkilötunnus
• kuinka monta päivää on kuukaudessa aamuhoitoon osallistunut
• kuinka monta päivää on kuukaudessa iltapäivähoitoon osallistunut

Suoriteilmoitukseen tuleva tieto toteutuneesta lomahoidosta:

• lapsen nimi 
• henkilötunnus
• hoitojakson alkamispäivä
• hoitojakson päättymispäivä
• hoitopäiviä yhteensä

Huoltajat ilmoittavat tiedot sähköisesti Wilman lomakkeilla tai paperilomakkeilla

• Ilmoittautuminen Vammaispalvelujen aamu- ja iltapäivähoitoon 
• Ilmoittautuminen Vammaispalvelujen loma-ajan hoitoon 

Primus -kouluhallintojärjestelmän oppilasrekisteristä saadaan oppilaan ja huoltajan perustiedot sekä tieto oppilaan opetuksen järjestämispaikasta.

Vammaispalvelut päättävät lapsen oikeudesta osallistua aamu-, iltapäivä- ja/tai loma-ajan hoitoon. Vammaispalvelut lähettävät tiedoksiannon osallistumisoikeudesta Suomenkielisen perusopetuksen tulosyksikköön. Tulosyksikkö kirjaa päätöksen alkamisajan kohdan ja päättymisajan kohdan Primuksen tukipalvelut-rekisteriin, johon on rajattu näkymä vain pienelle osalle Primuksen käyttäjistä.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Salassa pidettäviä tietoja ovat mm. terveydentilaa, sosiaalihuoltoa, erityistä tukea, oppilashuoltoa, yksityiselämää ja varallisuutta koskevat tiedot.

Tämän rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä perusopetuslain 40 §:n perusteella, sekä sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 14–15 §:ien perusteella.

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn/alaikäisen huoltajien nimenomaisella suostumuksella tai jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty. (Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 luku)

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi.

Primus/Wilma-järjestelmän palveluntuottaja on Visma. 

Office-työkalujen palveluntuottaja on Microsoft.

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kouluille tuotettavat osallistujalistat kootaan Microsoftin Excel-taulukkoon.

Henkilötietoja käsitellään pääosin Euroopan unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa henkilötietojen käsittelijöistä tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, jolloin henkilötietoja siirtyy myös alueen ulkopuolelle. Järjestelmien tiedot siirtyvät ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee ETA:n ulkopuolisella, kuten yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan toimittamalla palvelimella.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Aamu- ja iltapäivähoidon sekä lomahoidon päätökset tallennetaan Primuksen oppilaskohtaiseen tulostearkistoon. Tiedot säilyvät Primuksessa vähintään oppilaan oppivelvollisuusajan. Päätökset tulostetaan ja arkistoidaan Kasvun ja oppimisen toimialan arkistoon kymmeneksi (10) vuodeksi.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -