​​Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely, Oppivelvollisuuden ohjaus- ja valvontarekisteri​ (asuinkuntana Espoo)

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 29.8.2024

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. 

Koulutuspalvelupäällikkö Jaakko Turpeinen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Suunnittelija Katrina Nylund

Sähköpostiosoite: oppivelvollisuus.asuinkunta@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ohjata ja valvoa oppivelvollisen asuinkuntana oppivelvollisuuden edistymistä, jos oppivelvollinen ei osallistu perusopetuslain, lukiolain tai laissa ammatillisesta koulutuksesta annetun lain mukaisesti järjestettyyn opetukseen.

Asuinkunnan tehtävänä on myös ohjata ja valvoa niitä alle 18-vuotiaita toisen asteen ikäisiä nuoria, jotka eivät ole koulutuksen piirissä ja joiden ohjausvastuuta ei ole määritetty muulle taholle. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on myös tilastojen tuottaminen Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.  

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)

Kunnilla on lakisääteinen velvollisuus seurata kunnan oppivelvollisuusikäisten henkilöiden osallistumista opetukseen. Kunnilla on lakisääteinen velvollisuus tehdä tarvittaessa oppivelvollisuuslaissa (1214/2020) mainittuja päätöksiä opiskelupaikan osoittamisesta tai oppivelvollisuuden keskeyttämisestä.

Tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.   

Keskeinen lainsäädäntö:  

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018) 
• Oppivelvollisuuslaki (1214/2020) 
• Perusopetuslaki (628/1998) 
• Lukiolaki (714/2018) 
• Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)

Rekisterissä käsitellään oppivelvollisten sekä heidän huoltajiensa yksilöinti- ja yhteystietoja. Jos nuorella on muuta tukiverkostoa, mahdollisesti myös heidän yhteystietojaan käsitellään.

Oppivelvollisista kerätään asian käsittelyssä tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, äidinkieli, koulu, kouluaste, tieto aloittamisesta ja lopettamisesta, tieto mahdollisesta tuen tarpeesta, asuinkunta ja asuinkunta mihin muuttanut, yhteydenottopyynnöt ja niihin saadut vastaukset, lastensuojeluilmoitukset, koulutukseen ohjaamisen tai oppilaitokseen osoittamisen kannalta välttämättömät tiedot. Huoltajista kerätään asian käsittelyssä tarvittavat tiedot: nimi, puhelinnumero, osoitetiedot sekä tarvittaessa asiointikieli.

Mikäli huoltaja hakee oppivelvollisen oppivelvollisuuden keskeytystä asuinkunnasta tai oppivelvolliselle osoitetaan opiskelupaikka, käsitellään näitä päätöksiä Espoon päätöksentekojärjestelmässä (Dynasty). Tämän rekisterin tietoja hyödynnetään päätöksen teossa. 

Linkki Päätöksentekojärjestelmä Dynastyn tietosuojaselosteeseen: 

Tietosuojaseloste Päätöksentekojärjestelmä Dynasty 10 | Espoon kaupunki

Tietoja saadaan Opetushallituksen Opintopolun Valpas-palvelusta, Digi- ja Väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä sekä Espoon Primus-kouluhallintojärjestelmästä. Tietoja voidaan lisäksi saada eri koulutusten järjestäjiltä sekä TE-palveluista.

Tietoja voidaan myös saada nuorelta itseltään, hänen huoltajiltaan tai muulta nuoren verkostolta huoltajien luvalla.

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tämän rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisteristä voidaan luovuttaa henkilötietoja viranomaispyynnöistä esimerkiksi Kelalle, lastensuojeluviranomaisille tai koulutuksen järjestäjälle. Tietoja voidaan myös siirtää toiselle kunnalle, esimerkiksi mikäli rekisteröity muuttaa toiseen kotikuntaan.

Henkilötietojasi ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Tietoja säilytetään oppivelvollisuusaika lisättynä oppivelvollisuuteen liittyvä opintojen maksuttomuusaika.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -