Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Etsivä nuorisotyö

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.9.2020 (Päivitetty: 7.8.2024) 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. 

Alueellisten nuorisopalvelujen päällikkö Anna Vilen

Ruotsinkielisten sivistyspalvelujen kehittämispäällikkö Ida Stolt-Haglund

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Nuorisotyön palveluvastaava Tatu Törmänen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

Etsivän nuorisotyön tehtävänä on nuorisolain 10 §:n 1 momentin mukaisesti tavoittaa tuen tarpeessa oleva nuori ja auttaa häntä sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan, itsenäistymistään, osallisuuttaan yhteiskuntaan ja muuta elämänhallintaansa sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille. Etsivä nuorisotyö perustuu nuoren vapaaehtoisuuteen ja nuoren kanssa tehtävään yhteistyöhön.

Etsivän nuorisotyön henkilörekisteriä käytetään tuen tarpeessa olevien nuorten tavoittamiseksi, tuen tarpeessa olevien nuorten yksilöimiseksi ja tuen tarjoamiseksi nuorille. Lisäksi rekisteriä käytetään mahdollistamaan nuorten tukeminen viranomaisten ja muiden toimijoiden yhteistyönä. Etsivässä nuorisotyössä rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Tietoja kerätään etsivän nuorisotyön asiakkuuden aikana.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu valtakunnallisessa PARent asiakas- ja tilastointijärjestelmässä. PAR-järjestelmä on Excel-pohjaisia osana Microsoftin M365-ratkaisua. Järjestelmä on rakennettu myös valtionavunseurantaa helpottavaksi järjestelmäksi. Anonyymeja, numeraalisia ja tilastollisia asiakastietoja siirretään valtakunnalliseen PARent -järjestelmän tietokantaan.

Etsivässä nuorisotyössä järjestelmän käyttäjät vastaavat omiin työtehtäviinsä liittyvistä tietojen käsittelystä.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Etsivästä nuorisotyöstä ja siihen liittyvästä tiedonkeruusta säädetään nuorisolain 10–12 §:ssä.  

Tuen tarpeessa olevien nuorten tilanne vaihtelee, mikä vaikuttaa etsivässä nuorisotyössä käsiteltävien ja kirjattavien tietojen määrään. Espoon kaupunki rekisterinpitäjänä huolehtii siitä, että henkilötiedot ovat etsivän nuorisotyön tehtävien hoitamisen kannalta arvioiden tarpeellisia ja virheettömiä. 

Rekisteriin kerätään ensin perustiedot, joita ovat etu- ja sukunimi, syntymäaika ja postitoimipaikka. Rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta myös tarpeelliset muut tiedot. Näitä tietoja ovat tausta-, tilanne-, asiakkuus- ja muistiotiedot. Nuoren palveluohjauksen sitä vaatiessa, kysytään nuorelta myös henkilötunnus.

Perustiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka

Taustatiedot: koulutus, työkokemus, tavoite, perhe ja muut taustatiedot

Tilannetiedot: pääasiallinen toiminta, toimeentulo ja asumismuoto

Asiakkuustiedot: mitä kautta saapunut, aloituspäivä, asiakkuuden päättymispäivä, toimenpiteet asiakkuuden aikana, sijoittuminen toimenpiteisiin

Muistiotietoja: asiakkaan hyväksymät muut asiakkuuteen vaikuttavat asiat 

Etsivää nuorisotyötä tehdään ensisijaisesti perustuen nuoren itsensä antamiin tietoihin ja hänen omaan arvioonsa tuen tarpeesta. Jos etsivässä nuorisotyössä tarvitaan muualta saatavia nuoren tietoja, voidaan niitä hankkia nuoren suostumuksella. Alaikäisten nuorten kohdalla tilannetta käydään läpi yhdessä huoltajan kanssa, jollei se selkeästi ole nuoren edun vastaista.

Perustiedot saadaan, kun nuori ilmoitetaan etsivään nuorisotyöhön nuorisolain mukaisesti. 

Nuori voi itse hakeutua etsivän nuoristyön pariin. Nuorisolain 11 §:n mukaan opetuksen järjestäjällä (perusopetus) tai koulutuksen järjestäjällä (ammatillinen koulutus, lukiokoulutus ja tutkintokoulutukseen valmentava koulutus), puolustusvoimilla ja siviilipalveluskeskuksella on velvollisuus ilmoittaa nuori etsivään nuorisotyöhön ja he voivat tehdä sen ilman nuoren suostumusta. Myös muu kuin edellä mainittu viranomainen ja Kansaneläkelaitos voivat salassapitosäännösten estämättä luovuttaa nuoren kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten nuoren tiedot (nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot). Nuoren tai alaikäisen nuoren huoltajan nimenomaisella suostumuksella, hänet voi ilmoittaa kuka tahansa etsivään nuorisotyöhön (nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot).

Muut tiedot (tausta-, tilanne-, asiakkuus- ja muistiotiedot) saadaan nuorelta itseltään tai nuoren suostumuksella hänet etsivään nuorisotyöhön ilmoittaneelta taholta. 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tietoa siitä, että henkilö on etsivän nuorisotyön kohteena, voidaan pitää henkilökohtaisia oloja koskevana tietona ja sen vuoksi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 32 kohdan mukaisesti salassa pidettävänä. 

Etsivän nuorisotyön yhteydessä nuoresta voi syntyä sellaista tietoa, joka voi olla tarpeellista luovuttaa edelleen sille palveluntarjoajalle, jolle nuori ohjataan. Tällaisia nuorta koskevia tarpeellisia tietoja saa luovuttaa edelleen toiselle viranomaiselle vain nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa nimenomaisella suostumuksella. Alaikäinen nuori voi kuitenkin kehitystään vastaavasti päättää itseään koskevien tietojen luovuttamisesta. 

Alle 18-vuotiaiden nuorten kohdalla ja lastensuojelulain edellytysten täyttyessä tulee etsivän nuorisotyön tehdä lastensuojeluilmoitus tai ennakollinen lastensuojeluilmoitus lastensuojeluviranomaisille lastensuojelulain 25 ja 25 c §:n mukaisesti. Yhteydenotosta sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi säädetään sosiaalihuoltolain 35 §:ssä. Lisäksi mm. sosiaaliviranomaisilla ja poliisilla on laissa tarkemmin säädetty oikeus saada etsivältä nuorisotyöltä nuorta koskevia tietoja pyydettäessä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 64 §:ssä ja poliisilain 4 luvun 2 §:ssä säädetyn mukaisesti. Nuorisolaissa säädettyjä tehtäviä hoitavalla on nuorisolain 28 §:n mukaisesti salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus ilmoittaa poliisille henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhkan arviointia tai uhkaavan teon estämistä varten välttämättömät tiedot, jos hän tehtäviä hoitaessaan on saanut tietoja olosuhteista, joiden perusteella hänellä on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi. 

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi.

PAR-järjestelmää käytetään aluehallintovirastojen myöntämän valtionavun seurantaa varten, valtakunnallisesti yhdenmukaiseen tiedontuotantoon ja tilastointiin, oman työn tuloksellisuuden seurantaan sekä raportointiin eri rahoittajille. Yhtenevien PARkki-tilastojen avulla tutkitaan nuorisotyön avustuksen ohjautumista sekä helpotetaan päätöksentekoa. PAR on Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston (AVI) ylläpitämä ja Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) rahoittama ja käyttäjille maksuton.

PAR-järjestelmä on Excel-pohjainen osana Microsoftin M365-ratkaisua.

Kerättävä tilastollinen materiaali (ei sisällä nuoren tunnistetietoja) toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin (Nuorisotilastot.fi). 

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä tilanteissa toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista. 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Asiakastiedot säilytetään niin kauan kuin on oletettavaa, että tietoja tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää sen ja seuraavan kalenterivuoden ajan, jolloin asiakassuhde on päättynyt tai n. 3 kk asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Tiedot poistetaan luvan antaneen nuoren tai huoltajan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.  

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).