Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Nuorisovaltuustovaalit ja nuorisovaltuutetut

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 2.1.2024 (Päivitetty: 15.9.2025) 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.  

Nuorisopalvelupäällikkö Tero Luukkonen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Nuorisotyökoordinaattori Tiia Ylä-Peräinen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Espoon kaupungin nuorisovaltuuston vaalien järjestäminen, nuorisovaltuuston asettaminen sekä nuorisovaltuuston toiminnan mahdollistaminen.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja julkisen vallan käyttämiseksi.

Nuorten mahdollisuudesta osallistua ja vaikuttaa nuorisovaltuustossa säädetään kuntalain (410/2015) 26 §:ssä. Lisäksi nuorten osallistumisesta ja kuulemisesta säädetään nuorisolain (1285/2016) 8 ja 24 §:ssä.

Ehdokkaalta ja/tai ehdokkaan huoltajalta pyydetään suostumus ehdokkaan valokuvaamiseen, ehdolle asettumiseen ja osallistumiseen nuorisovaltuuston toimintaan.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien, kuten vaalikonevastauksissa mahdollisesti ilmenevien poliittisten mielipiteiden osalta käsittely koskee henkilötietoja, jotka ehdokas on nimenomaisesti saattanut julkisiksi. 

Toiminnassa käsitellään nuorisovaltuuston ehdokkaiden, ehdokkaiden huoltajien, valittujen jäsenien, äänioikeutettujen, vaalikoneen käyttäjien, ja vaalivirkailijoiden henkilötietoja. 

- nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, oppilaitos, asuinalue, suostumus ehdokkaaksi.

- sähköisessä äänestyspalvelussa käsitellään seuraavia ehdokkaan tietoja: nimi, ehdokasnumero ja asuinalue.

- sähköisessä vaalikoneessa käsitellään seuraavia ehdokkaan tietoja: nimi, ehdokasnumero, postinumero, sähköpostiosoite, syntymävuosi, vastaus/äidinkieli; sekä ehdokkaan vapaaehtoisesti antamia muita tietoja: vaalikonevastaukset perusteluineen ja muita ehdokasta kuvaavia tietoja, kuten kuva, harrastukset, miksi on ehdolla, vaalilupaus. Vaalikone on kaikille avoin julkinen internet-sivu.  

- tiedot ehdolle asettuneiden lukumäärästä. 

- nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

- huoltajan allekirjoitus tulee alle 18-vuotiaan ehdokkaan lomakkeisiin.

- oppilaan yksilöintiin ja äänioikeuden varmistamiseen vaadittavat tiedot, joihin voi sisältyä nimi, kotikunta, ikä/syntymävuosi.

- tieto siitä, onko henkilö äänestänyt vai ei.

- vaalikoneen käyttäjien tietoja, kuten vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä käyttäjien teknistä seurantaa. Vaalikoneen teknisen toteutuksen takia vaalikoneen käyttäjän IP-osoitetta käsitellään rajatun ajan.

- tieto vaalikoneen käyttäjien lukumäärästä.

- nimi, koulu, sähköpostiosoite

Nuorisovaltuutetuista käsitellään toimikauden aikana niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia nuorisovaltuuston toiminnan järjestämiseksi. Näitä henkilötietoja ovat nuorisovaltuutetun nimi, syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Nuorisovaltuutettujen kokouspalkkioiden maksua varten käsitellään lisäksi nuorisovaltuutetun henkilötunnusta, kotiosoitetta ja pankkiyhteyttä. Perustietolomake allekirjoitetaan henkilökohtaisesti. 

Alle 18-vuotiaan nuorisovaltuutetun huoltajalta pyydetään nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Tarvittaessa nuorisovaltuutetuilta ja heidän huoltajiltaan pyydetään muita tietoja, esimerkiksi lupa osallistua perehdytysviikonloppuun. Lisäksi nuorisovaltuutettu tai hänen huoltajansa voi toimittaa muita tarpeelliseksi katsomiaan tietoja, joita tilaisuuksia järjestävien nuorisotyönkoordinaattoreiden on syytä tietää. Näitä tietoja käsitellään lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tiedot ehdokkaista saadaan ehdokkailta itseltään. Ehdokkaan ikä ja kotipaikka tarkastetaan väestötietojärjestelmästä.

Tieto ehdokkaan huoltajan nimestä, sähköpostiosoitteesta ja puhelinnumerosta saadaan ehdokkaalta. Ehdolle asettumisen yhteydessä huoltajalta pyydetään lupa alaikäisen nuoren asettumiseksi ehdolle, osallistumiseen nuorisovaltuuston toimintaan sekä kuvaamiseksi.

Äänioikeutettujen ja ehdokasasettelun tarkistettavat tiedot saadaan tietopyynnöllä Digi- ja väestötietovirastolta.  

Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastaukset sekä IP-osoitteet kerätään vaalikoneen täyttämisen yhteydessä. Tietoja käsitellään vain vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajan. Vaalikoneen käyttäjien vastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei voida vaalikoneen täyttämisen jälkeen yhdistää vaalikoneen käyttäjään edes teknisin tunnistein.

Tiedot nuorisovaltuuston jäsenistä ja heidän huoltajistaan saadaan jäseniltä itseltään.

Tiedot vaalivirkailijoista saadaan oppilaitoksilta ja nuorisopalveluilta. He ovat kaupungin työntekijöitä.

Microsoftin M365 -palvelussa vaalivirkailijoiden käyttäjäidentiteettiä hallinnoi Microsoftin Azure Ad, joka on kaupungin keskitetty käyttövaltuuksien hallinta- ja lokirekisteri, Microsoft AD ja Azure AD: Linkki tietosuojaselosteeseen. 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Vaaleissa äänestys tapahtuu sähköisellä äänestyspalvelulla. (asiointipisteillä paperisina äänestyslipuilla). Ehdokkaan nimi, ehdokasnumero ja asuinalue julkaistaan sähköisessä äänestyspalvelussa.

Sähköisessä vaalikoneessa julkaistaan ehdokkaan nimi, ehdokasnumero ja kuva, mikäli ehdokas haluaa ja ehdokas/huoltaja antaa suostumuksen. Vaalikone on kaikille avoin julkinen internet-sivu. Ehdokas käy itse halutessaan jättämässä vastaukset vaalikoneen kysymyksiin ehdokasasettelun jälkeen.

Nuorisovaltuuston jäsenten nimet sekä heidän vaaleissa saamansa äänimääränsä ko. kaudella julkaistaan Espoon kaupungin nuorisovaltuuston internetsivuilla. 

Nuorisovaltuustovaalien ja nuorisovaltuuston toiminnan toteuttamisessa hyödynnetään henkilötietojen käsittelijöinä palveluntuottajia, jotka käsittelevät tietoja vain ennalta asetetuissa rajoissa ja tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Käsittelijöiden kanssa tehdään asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa käsittelijät sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja turvallisesti ja luottamuksellisesti.

Henkilötietojen käsittelijät voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin.

IT-järjestelmien ja palvelinympäristöjen toimittajat

Henkilötietojen säilytyksen ja tietoteknisen käsittelyn mahdollistamiseksi kaupunki käyttää teknisiä palveluntuottajia, kuten Microsoft ja Fujitsu. Sähköisen eVaali-äänestyspalvelun, joka sisältää äänestysoikeuden varmistuksen ja äänestämisen, tekninen palveluntuottaja on Arts & Minds Oy. Vaalikoneen tekninen palveluntuottaja on Webscale Oy.  

Käännöstoimisto

Ehdokkaiden vaalikonevastaukset käännetään käännöstoimiston avulla. Englannin ja ruotsin ensisijainen sopimustoimittaja on Lingsoft Language Services.

Kaupunkien välinen yhteistyö

Vaalikoneessa käsiteltäviä tietoja välitetään Espoon, Helsingin ja Vantaan kaupungin välillä. 

Henkilötietoja käsitellään pääosin Euroopan unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa henkilötietojen käsittelijöistä tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, jolloin henkilötietoja siirtyy myös alueen ulkopuolelle. Järjestelmien tiedot siirtyvät ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyssä käytettävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee ETA:n ulkopuolisella, kuten yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan toimittamalla palvelimella.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirtyy ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista. 

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 

Ehdokkaiden henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti nuorisovaltuuston kauden ajan eli noin 2 vuotta. Poikkeuksena tästä ovat kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston ehdokaslistasta, joka sisältää ehdokkaan nimen, asuinalueen sekä ehdokasnumeron sekä mahdolliset muut vaalien järjestämiseen liittyvät pöytäkirjat, kokousmuistiot, raportit, esitteet sekä julisteet. Muut arkistoitavat vaalien markkinointimateriaalit, esitteet tms. vaihtelevat vuosittain.

Huoltajien antamia kirjallisia suostumuksia säilytetään 2 vuotta vaalituloksen varmistamisesta.

Vaalikoneessa ehdokkaan nimi, vaalikonevastaukset ja valokuva säilyvät vaalituloksen varmistamiseen saakka ja vaalien jälkeen enintään 2 kuukautta. Vaalikoneen käyttäjien vaalikonevastauksia, tuloksia tai ehdokassuosituksia ei tallenneta kuin vaalikoneen täyttämisen ja tulosten esittämisen ajaksi, eikä vaalikone sisällä vaalikoneen käyttäjien teknistä seurantaa.

Äänioikeutettujen tietoja säilytetään, kunnes kaupunginhallitus on vahvistanut vaalituloksen. 

Koulun vaalivirkailijoiden henkilötietoja säilytetään nuorisovaltuustovaalien toteutumisen ajan, kuitenkin korkeintaan 6 kuukautta.

Nuorisovaltuuston jäsenten henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan, ellei henkilötiedon sisältävälle asiakirjalle ole määritelty pidempää säilytysaikaa. Pidempään kuin 2 vuotta säilytetään esimerkiksi kaupunginhallituksen päätös nuorisovaltuuston nimeämisestä sekä nuorisovaltuuston yleiskokousten pöytäkirjat, jotka sisältävät jäsenten nimet. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: 

15.9.2025 Päivitetty tiedot äänestyspalvelun palveluntarjoajasta sekä kaupungin käännöstoimistosta.