Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, liikunnan uutiskirjeen asiakasrekisteri
Henkilötietoja käytetään pääasiassa liikunta- ja urheiluseuroille suunnattuun viestintään. Tietoja käytetään sähköpostilla tapahtuvaan postitukseen. Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten.
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 30.5.2022
1. Rekisterinpitäjä
Espoon kaupunki
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Liikuntajohtaja
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Viestintäasiantuntija
PL 34, 02070 ESPOON KAUPUNKI
4. Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietoja käytetään pääasiassa liikunta- ja urheiluseuroille suunnattuun viestintään. Tietoja käytetään sähköpostilla tapahtuvaan postitukseen. Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten.
6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?
Rekisterin henkilötietojen käsittely yksityishenkilöille perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohtaan: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
7. Mitä tietoja käsitellään?
Yhteystiedot: nimi ja sähköpostiosoite
TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:
Tiedot eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä.
8. Mistä tiedot saadaan?
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään. Tietoja kerätään rekisteriin siten, että henkilö tilaa itse netistä uutiskirjeen sähköpostiinsa.
9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?
Liana Technologiesin LianaMailer käsittelee rekisterin henkilötietoja ylläpitämänsä uutiskirjepalvelun toimittamisen edellyttämässä laajuudessa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille, mikä lainsäädännön edellytykset luovutukselle täyttyvät.
10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Asiakas voi itse peruuttaa uutiskirjeen sähköisessä uutiskirjeessä olevan poistolinkin kautta.
12. Miten tietoja suojataan?
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.
Sähköiset ylläpitojärjestelmät: Rekisteriä hallinnoi Liana Technologiesin LianaMailer, joka on sijoitettu valvottuun palvelinkeskukseen. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän työtehtävien perusteella määrittämät edustajat ja Liana Mailer-palvelun pääkäyttäjä käyttäjätunnuksella ja määrävälein vaihtuvalla salasanalla. Rekisterinpitäjällä on ainoastaan tietojen käyttöoikeus.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet.