Tietosuojaseloste Espoon kaupungin perusopetuksesta

Primus ja Kurre 

• Perusopetuksen järjestäminen ja oppivelvollisuuden suorittamisen valvonta (perusopetuslaki 628/1998) 

• Oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito 

• Oppivelvollisuuslain (1214/2020) mukaisten tehtävien hoito  

• Oppimisen ja koulunkäynnin tuen toteuttaminen (arvio ja suunnitelma liitteineen) 

• Oppimisen ja koulunkäynnin tuen sähköinen kuulemislomake suomenkielisessä perusopetuksessa 

• Koulukuljetuksien järjestäminen 

• Käyttäjäidentiteetin luominen opiskeluympäristön sähköisiin palveluihin (Microsoft M365, Google Workspace for Education) 

• Mobiililaitehallintapalvelun tuottaminen (Apple School Manager / Jamf School) 

• Wilma-käyttöliittymän käyttäjätunnusten hallinta 

• Primuksesta tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön.  

• Tutkimuslupaan perustuen tieteellinen tutkimuskäyttö  

• Oppilaiden aine- ja kurssivalintatietiedot ovat Kurren työjärjestysohjelmassa työjärjestysten tekemistä varten  

Wilma  

• Poissaolojen kirjaamista 

• Oppilasarviointia 

• Koulutulokkaiden ilmoittautumista 

• Kurssivalintoja ja kursseille ilmoittautumista 

• Koulun ja kodin välistä yhteistyötä 

• Tiedottamista (viestintä ja ilmoitukset huoltajille sekä huoltajien viestit koululle) 

• Kyselyitä ja niiden palautteita 

• Oppilasta koskevia huomioita ja palautetta koulunkäyntiin liittyen (tuntimerkinnät) 

• Yläkouluvalintoja ja niitä koskevia tietoja 

• Oppilasta koskevien päätösten tiedoksianto, jos huoltaja on tähän suostunut 

Microsoft M365 

• Perusopetuksen järjestäminen (M365 sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä) 

• M365:n käyttöoikeuksien hallinta 

• Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen omien ryhmien sisällä 

• Sähköpostipalvelun käyttö  

Google Workspace for Education 

• Perusopetuksen järjestäminen (Google Workspace sisältää sähköisiä työvälineitä ja käyttäjien tuottamaa sisältöä) 

• Google Workspace käyttöoikeuksien hallinta 

• Käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistaminen omien ryhmien sisällä 

• Tekoälylukutaitoon ja -käyttöön (Gemini App) 

• Palveluun liitettävien laitteiden ja niissä käytettävien ohjelmien ja sovellusten asetusten hallinnointi (esim. Chrome, Classroom ja Drive)  

• Tietosuojaseloste Espoon kaupungin työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä: Henkilötietojen käsittely, Espoon kaupungin keskitetty käyttövaltuuksien hallinta- ja lokirekisteri | Espoon kaupunki 

Primus, Kurre ja Wilma 

• Oppilaan nimi, henkilötunnus, oppijanumero ja yhteystiedot sekä vapaaehtoinen valokuva 

• Oppilaan Wilma-käyttöliittymän ja edu-verkon AD -käyttäjätunnus 

• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus sekä Wilma -käyttäjätunnus 

• Oppilaan rooliin liittyvät tiedot (peruskoulun oppilas; kotiopetuksessa oleva; aineopiskelija; sairaalaopetus) 

• Tiedot oppiaineita ja oppimääriä koskevista valinnoista 

• Oppilaan arviointitiedot 

• Oppilasta koskevat päätökset 

• Oppilaan koulunkäyntihistoria 

• Oppilaan maahanmuuttoon liittyvät tiedot 

• Koulukuljetuksiin liittyvät tiedot 

• Oppilaan poissaoloja koskevat tiedot 

• Oppilaan kurinpitoon liittyvät tiedot, esimerkiksi kasvatuskeskustelu ja jälki-istunto 

• Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja. Esimerkiksi S2-opetus, oppimisen ja koulunkäynnin tuki, kieliohjelma, kielikylpy- ja kaksikielinen opetus sekä katsomusaine 

• Oppilaan osallistuminen iltapäivätoimintaan, palveluntuottaja ja toiminta-aika (kokoaikainen/osa-aikainen) 

• Pedagogiset asiakirjat, arvio ja suunnitelma liitteineen 

• Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja, mikäli se on opetuksen kannalta välttämätöntä. 

• DigiLukiseulan aineiston käsittely: Arviointitulosten käsittelyä varten kootaan arviointiaineisto, jossa DigiLukiseulan tulokset yhdistetään Primuksessa oleviin taustatietoihin (esimerkiksi koulu, sukupuoli, äidinkieli ja tukitoimet), jotta voidaan analysoida ja seurata erilaisten ryhmien luku- ja kirjoitustaitoa. 

• Oppijan edellinen koulu voi luovuttaa julkisia tai salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat uudessa koulussa tarpeellisia 

• Oppimisen ja koulunkäynnin tuen sähköisen kuulemislomakkeen käsittelyssä huoltajien henkilötunnukset tulevat sähköisen vahvan tunnistautumisen kautta (suomi.fi) 

Microsoft M365 

• Henkilön etu- ja sukunimi 

• Käyttäjätunnus 

• Sähköpostiosoite 

• Oppijanumero 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Tietoja koulunkäyntiin liittyen (Opetusryhmät, Koulu, Luokka, Oppilaitostunnus) 

• Henkilön roolitietoja: henkilökunta /opiskelija 

• Ip-osoite 

• Oppilaan itse tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot 

Oppilaan ja huoltajan itse tuottamilla sisällöillä tarkoitetaan järjestelmään vietyjä kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja. 

Käyttäjä voi esim. lisätä kaikille / rajoitetuille käyttäjille palveluun mm. oman kuvauksen itsestään ja vastuualueestaan, matkapuhelinnumeron, sijaintitiedon, osaamistiedot, syntymäpäivän, sekä muut kiinnostuksen kohteet. Käyttäjällä on mahdollisuus halutessaan sallia tuottamansa tietosisällön hyödyntämistä ja saada tietoja verkostoitumisestaan ja lähimmistä kavereistaan. 

Google Workspace for Education 

• Oppilaan nimi 

• Käyttäjätili 

• Koulu 

• Vuosiryhmät 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Käyttäjän itse tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot 

Palveluun voidaan pääkäyttäjän toimesta tallentaa esimerkiksi organisaation nimi, verkkosivu, puhelinnumerot, osoite, sekä tieto käyttäjätilin jäädyttämisestä. Lisäksi Google kerää loppukäyttäjiltä tietoja, joiden syöttäminen perustuu käyttäjän itse syöttämään tietoon mm: puhelinnumero, käyttäjän valokuva, syntymäaika, käyttäjän laitekohtaiset tiedot muun muassa laitteiston malli, käyttöjärjestelmän versio, yksilöllinen laitetunniste sekä käytetty mobiiliverkko, mukaan lukien matkapuhelinnumero. Google voi yhdistää laitetunnisteen tai puhelinnumeron Google-tiliin. 

Koulukirjastojärjestelmä Axiell (Aurora) 

• Tunnisteellinen osa: Nimi, koulu, luokka, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, kirjastokortin numero, lainaustiedot, ryhmää ohjaava opettaja, PIN-koodi/salasana 

• Pseudonymisoitu osa: Object ID, joka toimii asiakkaan teknisenä tunnisteena 

Digitaaliset oppimateriaalit Edustore 

• Käyttäjän nimi 

• Koulun nimi 

• Luokka 

• Salattu ainutkertainen tunniste 

• Sähköpostiosoite 

ReittiGIS 

• Väestötiedoista oppivelvollisuusikäisten ja sitä nuorempien nimi, henkilötunnus, kotiosoite, äidinkieli ja kansalaisuus. 

• Integraatio Primukseen, josta voidaan tuoda oppilaat kartalle. Tällöin oppilaan ominaisuustietoihin tulee myös tieto koulusta. 

• Oppilaskohtaisesti mitatut matkat kotiosoitteen perusteella kouluihin. 

Työasemien laitehallinnassa on tiedot laitteista kuten yleensäkin etähallintaratkaisuissa, esimerkiksi malli, sarjanumero, käyttöjärjestelmä, kirjautumistietoja. Lisäksi järjestelmästä nähdään sen koulun tai toimipisteen nimi, mihin laite on sijoitettu. 

Koulujen pääkäyttäjinä toimivien opettajien osalta luodaan hallinnointia varten tunnukset etähallintaympäristöön. Nämä pääkäyttäjät voivat esimerkiksi lisätä sisältöä (sovelluksia) laitteille, rajata käytössä olevien sovellusten määrää oppituntikohtaisesti ja siirtää laitteita hallintaryhmästä toiseen. Pääkäyttäjäopettajista kerätään tunnuksen luomiseksi seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi ja sähköpostiosoite. 

• Tulostuspalvelu 

Tulostuspalvelulla tarkoitetaan sitä, että oppilas voi tulostaa eri välineiden kautta, kuten Windows-tietokoneella, iPhonella, iPadilla, Android-puhelimella tai -tabletilla, Macilla, Chromebookilla ja sähköpostin kautta. Tulostuspalvelussa tallentuu käyttäjän nimi, käyttäjätunnus ja koulun nimi. 

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.  

Henkilötietoja säilytetään oppilasrekisterissä yksi (1) vuosi palvelun käytön päättymisestä. Tietojen poistamisessa otetaan huomioon mahdolliset lakisääteiset tietojen säilyttämisvelvoitteet. Sähköisissä ympäristöissä olevat tiedot ja dokumentit säilytetään verkkopalveluissa arkistoituna opetustoimen tiedonohjaussuunnitelman mukaan yhden vuoden ajan oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. 

Henkilötiedot ja arvosanatiedot arkistoidaan ja säilytetään pysyvästi. Hakemuksia ja päätöksiä säilytetään oppivelvollisuusajan lisättynä kymmenellä (10) vuodella. Arviointiin liittyvissä koekysymyksiin ja vastauksiin liittyviä tietoja säilytetään alakoulun osalta yhden (1) lukuvuoden ja yläkoulun osalta päättöarviointiin lisättynä (6) kuukaudella. Todistuksista säilytetään pysyvästi päättö- ja erotodistus, sekä todistus lisäopetuksen oppimäärästä. Lukuvuosi-, väli- ja jaksotodistuksia säilytetään oppivelvollisuusajan. Oppimisen tukeen liittyviä pedagogisia asiakirjoja säilytetään oppivelvollisuusaika lisättynä kymmenellä (10) vuodella. Poissaoloihin liittyviä tietoja säilytetään lukuvuoden lisättynä yhdellä (1) vuodella.  

ReittiGISin väestötieto oppivelvollisuusikäisistä ja sitä nuoremmista päivitetään järjestelmään säännöllisesti. Päivityksen yhteydessä oppivelvollisuusiän ylittäneiden tiedot poistuvat. Koulumatkojen mittaustulokset poistetaan järjestelmästä, kun tieto on siirretty Primukseen ja/tai asiakirjalle, jota käytetään työskentelyssä. 

DigiLukiseula: Espoon kaupungilla DigiLukiseulaan liittyviä tietoja käsitellään oppilasrekisterissä. Henkilötietoja säilytetään oppilaan perusopetusajan. Koulu voi säilyttää Niilo Mäki Instituutin järjestelmästä saatua koontia yhden (1) vuoden ajan. 

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot  

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot 

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin viranhaltijat ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin. 

Visma 

Peruskoulunsa aloittavien oppilaiden perustiedot siirretään Primus ja Kurre -oppilashallintojärjestelmään Espoon kaupungin ylläpitämästä Trimble Locus  väestötietojärjestelmästä. Tämän jälkeen oppilaiden ja huoltajien perustiedot päivitetään Primus-kouluhallintojärjestelmään viikon välein. 

Moniammatillinen yhteistyö 

Pedagogisia asiakirjoja laaditaan Wilma-käyttöliittymän avulla perusopetuslain mukaisena moniammatillisena yhteistyönä. Pedagogisen asiakirjan vastuuhenkilönä toimii luokanvalvoja tai luokanopettaja.  

Sähköiset opiskeluympäristöpalvelut 

Sähköisten opiskeluympäristöjen osalta henkilötietoja Espoon lukuun käsittelee Microsoft Corporation Google LLC, Visma 

DigiLukiseula 

Tulokset saadaan Niilo Mäki Instituutin ylläpitämästä järjestelmästä, jossa oppilaat tekevät DigiLukiseulan osana normaalia koulunkäyntiä. Oppilaat kirjautuvat Niilo Mäki Instituutin järjestelmään Espoon käyttäjätunnuksillaan MPASSid-tunnistautumispalvelun kautta. 

4.2 Luovutus toisille organisaatioille 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 621/1999 24 §:n ja perusopetuslain 628/1998 40 §:n perusteella.  

Rekisteröidyn/alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. 

Opetushallituksen opintojärjestelmät (yhteisrekisterinpitäjä) 

• ”Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu" (KOSKI) kerää kootusti oppilaan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet yhteen palveluun. Tiedot kerätään suoraan oppilasrekisteristä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017) 

• Oppivelvollisuusrekisteri, missä oppivelvollisuusrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään opetuksen ja koulutuksen järjestäjille ja oppilaitoksen ylläpitäjille sekä kunnille oppivelvollisuuslaissa säädetyn ohjaus- ja valvontavastuun toteuttamiseen sekä maksuttoman koulutuksen toteuttamiseen 

• Opintopolku.fi-palvelussa voidaan selailla ja etsiä koulutuksia, saada tietoa opiskelusta Suomessa ja ulkomailla, etsiä ajankohtaisia koulutuksia, tutustua valintaperusteisiin, hakea koulutuksiin, tutustua koulutusten sisältöihin 

• Valpas toimii osana Opintopolku-palvelukokonaisuutta koostamalla tietoa muista Opintopolun palveluista oppivelvollisuuden seurantaan ja valvontaan liittyvien tietojen näyttämistä varten. Näistä palveluista keskeisimpiä ovat opiskelijavalintarekisteri, opetuksen ja koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI-tietovaranto), oppijanumerorekisteri ja oppivelvollisuusrekisteri. 

Opiskeluhuollon toimijat 

• Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen opiskeluhuollon kuraattoreilla ja psykologeilla sekä kouluterveydenhoitajilla on tiedonhallintalain 23 §:n mukainen rajattu käyttöoikeus (katseluoikeus) asiakkaana olevan oppilaan välttämättömiin tietoihin (oppilaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot sekä oppilaan huoltajien nimi ja yhteystiedot). Asianomaisen suostumuksella rajattu käyttöoikeus (katseluoikeus) voi koskea oppilaan poissaolo- ja tuntimerkintöjä. 

• Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa oppilaan välttämättömiä tietoja laissa säädetyissä tilanteissa kuten esimerkiksi silloin, kun oppilaan asiaa käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa (perusopetuslaki 16 a § ja 17 §). 

Ulkopuolisen koulutuksen arvioinnin järjestäminen 

Ulkopuolisen koulutuksen arvioinnin järjestämistä varten (esim. PISA tai TIMSS-tutkimus tai kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen arvioinnit). Tätä tarkoitusta varten luovutetaan henkilötiedot, jotka ovat tarpeellisia arvioinnin järjestämiseksi (perusopetuslain 21 §). Kyse ei ole yksittäisten oppilaiden arvioinnista. 

Koulun vaihtuminen taikka siirtyminen lukioon tai ammatilliseen koulutukseen 

• Jos oppilas vaihtaa toiseen peruskouluun, koulu voi siirtää oppilaan uuteen peruskouluun opetuksen järjestämisen edellyttämiä tarpeellisia julkisia tietoja (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.) 

• Oppivelvollisen siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppivelvollisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot on annettava myös uuden koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. (oppivelvollisuuslaki 23 § 3 mom.)  

Pedagogiset asiakirjat  

• Oppivelvollisen siirtyessä toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen aikaisemman koulutuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppivelvollisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle koulutuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot on annettava myös uuden koulutuksen järjestäjän pyynnöstä. 

• Oppilaan oppilashuoltotyöhön osallistuvilla on oikeus luovuttaa toisilleen sekä oppilaan opettajalle, rehtorille ja perusopetuslain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle oppilaan opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. 

Etsivä nuorisotyö 

Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa nuoren kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten yksilöinti- ja yhteystiedot sellaisesta perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin. 

Muut luovutukset 

• HSL-koululaislippujen yritysportaali 

• Tilastokeskukselle tilastolain määräämät tiedot. 

Tiedot tulee kerätä ja tallettaa ilman tunnistetietoja aina, kun se tilastojen laatimisen kannalta on mahdollista. Tunnistetietoja voidaan kerätä ja tallettaa ainoastaan silloin, kun se on välttämätöntä. 

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Espoo pyrkii oletusarvoisesti varmistamaan, että henkilötietojasi käsitellään EU/ETA-alueella. Kaupunkimme palveluita ja toimintoja voidaan kuitenkin joissain tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevien palveluntarjoajien, palvelujen tai palvelimia käyttäen.  

Palveluntarjoajat voivat siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.  

• Microsoft M365 
  Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Microsoft Corporation on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa.  

• Google Workspace for Education 
  Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Google LLC on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa.  
   

Mobiililaitehallinta 

• Apple School Manager 

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Applen palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa Applen internet-sivuilla. 

• Jamf School 

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jamf Software, LLC on yhdysvaltalainen yritys, joka on mukana EU-US Data Privacy Frameworkissa. Espoon palvelu tuotetaan Saksassa sijaitsevasta datakeskuksesta (eu-central-1).  

6. Rekisteröidyn oikeudet  

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki. 

7. Rekisterinpitäjä 

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki. 

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö 

Rehtorit/koulunjohtajat vastaavat rekisteriin liittyvistä tehtävistä johtamansa koulun osalta. Rekisteröity voi kääntyä rehtorin/koulunjohtajan puoleen saadakseen tarkempia tietoja rekisteristä tai omista oikeuksistaan. Koulujen (perusopetus) sivuille, suomenkielisten perusopetuksen linkki: Perusopetus | Espoon kaupunki 

Ruotsinkielisen perusopetuksen osalta, linkki: 

Grundläggande utbildning | Esbo stad  

Espoo International School:in osalta 

Espoo International School | Espoon kaupunki 

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi 

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

7.2 Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@espoo.fi 

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki