Henkilötietojen käsittely Future mentors -ohjelman ilmoittautumislomakkeen yhteydessä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 24.1.2022

1. Rekisterinpitäjä 

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö 

Palvelukehitysjohtaja. 

3. Rekisterin yhteyshenkilö 

Marianne Julkunen, kumppanuuskoordinaattori, marianne.julkunen@espoo.fi 

4. Tietosuojavastaava 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. 09 816 21 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi 

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?  

Henkilötietoja kerätään vain mentorointiohjelmaan hakevien ja osallistuvien tilastointia varten, sekä yhteydenpitoon, jos vastaaja haluaa osallistua ohjelmaan. Tiedot tuhotaan mentorointiprosessin päätyttyä. 

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste? 

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste. 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten  

Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle 

7. Mitä tietoja käsitellään? 

Tietoja kerätään vain ohjelmaan vapaaehtoisesti ilmoittautuvilta ja heidän suostumuksellaan. Tilastointia varten kerättäviä tietoja on vain mentoroitavan titteli, mentorin ikä, sekä osallistuvien kotikaupunki. Mentotointiin osallistumista varten kerättäviä tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite tai jotkin näistä tiedoista. Kerättäviä tietoja ovat vain prosessin kannalta välttämättömät tiedot. 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS, SALASSAPIDON PERUSTEET: Yhteystiedot ovat salassa pidettäviä julkisuuslain 24.1 §:n 31 kohdan perusteella.  

8. Mistä tiedot saadaan? 

Tiedot saadaan suoraan lomakkeen vastaajilta. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. 

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle.  

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle? 

Tietoja ei luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle.  

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään? 

Tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin mentorointiprosessin näkökulmasta on tarpeellista. 

12. Miten tietoja suojataan? 

Tietoja säilytetään Espoon kaupungin hallinnoimissa digitaalisissa säilytyspaikoissa. Tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutettu työntekijä.  

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamiseen: Tietosuoja > Asiakkaan oikeudet.

1. Miten voin tarkastaa tietoni? 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista? 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. 

4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista? 

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. 

5. Valituksen tekeminen 

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)