Dataskyddsbeskrivining, Behandling av personuppgifter, Persondatabas för Esbo arbetarinstituts (Esbo arbis) system för kurshantering (Kursor/Ilmonet.fi)

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 19.12.2022 (Uppdaterad: 12.08.2024 ) 

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Biträdande rektor Ann-Christine Stenbacka 

E-postadress: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel) 

Avdelningssekreterare Anette Ohlström 
anette.a.ohlstrom@espoo.fi 

Adress: Esbo arbetarinstitut, PB 3560, 02070 ESBO STAD

Telefon: +358 9 81621 (växel) 

Esbo stads dataskyddsombud

Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 ESBO STAD

Telefon: +358 9 81621 (växel) 

De registrerade är parter i ärenden som registrerats i systemet. I
systemet registreras endast uppgifter som är nödvändiga för
hanteringen av ärenden och de registrerades rättsskydd.
Uppgifter om lärare i registret är nödvändiga för myndigheten för
arbetsavtal och lönebeställningar.
Uppgifter om studeranden i registret är nödvändiga för
myndigheten för att man tillräckligt noggrant ska kunna
individualisera studerandena för registrering till kurserna och för
korrekt allokering av kursavgifterna.
Därutöver samlar man in nödvändiga uppgifter för kundbetjäning,
verksamhetsplanering och statistikföring för produktion av de
statistikuppgifter som arbetarinstitutet, staden och myndigheterna
inom statsförvaltningen förutsätter.

Enligt dataskyddsförordningen 6 artikeln 1 b-c och e.
• Artikel 6.1 b i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
• Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Obligatoriska uppgifter:
Efternamn, förnamn (alla), kön, personbeteckning, adress.
Uppgifter som i regel samlas in från alla:
Tilltalsnamn, telefonnummer och e-postadress.
Icke-obligatoriska uppgifter:
Arbetslöshet (om personen i fråga ansöker om rabatt), Kaikukort numret (för att personen skall kunna använda sig av Kaikukortet för ett avgiftsfritt deltagande i kurser), ett godkännande av marknadsföring från institutet via Kursor programmet, modersmål, betjäningsspråk samt kontaktuppgifter
 

Registret uppdateras med information som man får från de berörda
parterna, i regel i samband med att de registrerar sig på en kurs
eller personerna registreras som arbetstagare eller timlärare vid institutet.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen de ska vara sekretessbelagda. 

Utlämnandet av offentliga uppgifter från myndigheters register fastställs utifrån 16 § 3 momentet i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Enligt lagen ska den som tar emot personuppgifterna ha rätt att registrera och använda sådana personuppgifter.

Personuppgifter kan endast utlämnas utifrån en specificerad begäran om att få ta del av uppgifter enligt 13 § 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.
Personuppgifter lämnas ut endast på grundval av en individualiserad informationsbegäran. Var och en har rätt att kontrollera uppgifterna om sig själv.
För verksamhetsberättelser m.m. samlar man från systemet in statistikinformation som beskriver prestationer. Denna information innehåller inga personuppgifter.
Tjänstens tekniska tjänsteproducent är Grynos Oy

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter. 

Arkivbildningsplanen för Esbo arbetarinstitut finns till påseende i kundtjänsten, Vindängen 6, 02100 Esbo.

I lagarna om dataskydd garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -