Dataskyddsbeskrivningens publiceringsdatum: 22.9.2020

  1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad, PB 1, 02070 ESBO STAD 
Registratorskontorets besöksadress: Brogatan 11, Esbo centrum 
Tfn (09) 81621

  1. Registeransvarig

Esbo stads rekryteringschef

  1. Registrets kontaktperson

Esbo stads rekryteringschef
Adress: PB 651, 02070 ESBO STAD
Tfn +358 9 81621 (växel)
E-postadress: keha.rekrytointi(at)espoo.fi  

  1. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud
Adress: PB 12, 02070 Esbo stad
Tfn +358 9 81621 (växel)
E-postadress: tietosuoja(at)espoo.fi

  1. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att rekrytera personal som sökes till Esbo stad och informera de sökande om rekryteringsprocessens framskridande samt att marknadsföra stadens lediga uppgifter till potentiella sökande.

Relevant lagstiftning som tillämpas

  • EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) 
  • Dataskyddslag (1050/2018)  
  • Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) (621/1999) 
  • Lag om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004) 
  • Arkivlag (831/1994) 
  • Arbetsavtalslag (55/2011) 
  • Lag om tjänsteinnehavare i kommuner och välfärdsområden (304/2003)
  • Kommunallag (410/2015) 
  • Förvaltningslag (434/2003) 
  • Diskrimineringslag (1325/2014) 
  • Jämställdhetslag (609/1986)
  • Lag om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
  • Säkerhetsutredningslag (726/2014)
  • Kommunala tjänste- och arbetskollektivavtal
  1. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

Behandlingsgrunderna är den personuppgiftsansvariges berättigade fördel, den lagstadgade skyldigheten och avtalet.

  1. Vilka uppgifter behandlas?

I kundregistret för rekrytering samlas den sökandes namn, kontaktuppgifter, födelsetid, uppgifter om utbildning, språkkunskaper och arbetserfarenhet samt den sökandes egen fritt formulerade presentation och eventuella andra kompletterande uppgifter.

Till de uppgifter som samlats in i registret läggs klassificeringar som är väsentliga för rekryteringsprocessen (såsom uppfyllande av behörighetskravet och information om rekryteringsprocessens skeden) och bedömningar.

Personuppgifterna som under rekryteringsprocessen lagrats i registret kompletteras bland annat i enlighet med uppgifterna, svaren och beskrivningarna från videointervjuer, andra intervjuer och personbedömningar. Även de återkallade ansökningarna, valförslagen, personerna som valts som reserv och valmotiveringarna kompletteras till registret.

Vad gäller tjänsteansökningar publiceras valbesluten (inklusive namnen på den som blir vald och de som eventuellt väljs som reserver) på internet och informeras till alla sökande.

Uppgifter från den sökande om eventuell analys av arbetssätt och lämplighetsbedömning samt referenser behandlas av personer som deltar i rekryteringsprocessen.

Sektorerna har definierat de uppgifter som kräver särskild säkerhet, och för vilka man låter göra Skyddspolisens säkerhetsutredning i samband med rekryteringsprocessen för de personer som föreslås för uppgifterna. För säkerhetsutredningen ombeds i förväg ett skriftligt samtycke.

Vad gäller personer som tillåtit eftermarknadsföringen för Esbo stads rekrytering lagras till kundregistret för rekrytering den registrerades kontaktuppgifter, uppgifterna om utbildning och arbetserfarenhet samt intressena för lediga arbets- och praktikplatser och kommande evenemang.

  1. Varifrån fås uppgifterna?

Personuppgifterna till kundregistret för rekrytering samlas huvudsakligen från personerna själva. Uppgifterna kan också samlas in från andra parter, såsom referenserna som den sökande har gett. Uppgifterna i säkerhetsutredningen överlämnas av Skyddspolisen.

  1. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Uppgifterna lämnas ut från kundregistret för rekrytering endast i lagenliga situationer (offentlighetslag 11 §).

I enlighet med principen för offentligheten av myndighetens handlingar är Esbo stads handlingar offentliga om annat inte stadgas i lagen (offentlighetslag 1 §). Som myndighet inom den offentliga förvaltningen är uppgifterna i Esbo stads kundregister för rekrytering därmed också offentliga om de inte på grund av integritetsskyddet eller annan motiverad orsak har föreskrivits sekretessbelagda. I enlighet med offentlighetsprincipen fås uppgifter i regel bara på begäran. På internet publiceras personuppgifter endast av motiverade skäl då kommunbornas tillgång till information ska säkerställas. Många registeruppgifter är dock sekretessbelagda, och de lämnas inte ut ens på begäran.  

De partsoffentliga uppgifterna lämnas ut från kundregistret för rekrytering endast i lagenliga situationer (offentlighetslag 11 §).  

De sekretessbelagda uppgifterna behandlas konfidentiellt och de lämnas inte ut till utomstående.  

Grunder för sekretess 

Följande personuppgifter som lagrats i kundregistret för rekrytering och handlingar som innehåller information är i enlighet med 24 § i offentlighetslagen sekretessbelagda: 

  • Uppgifter om psykologiska test eller lämplighetsprov eller resultatet av dem eller val av anställd eller fastställande av avlöningsgrund (personbedömningar och bedömningar av arbetssätt) (OffL 24 § punkt 29). 
  • Uppgifter om hemliga telefonnummer eller andra kontaktuppgifter som ska hållas hemlig (hemkommun, adress, telefonnummer) (OffL 24 § punkt 31). 
  • Uppgifter om åsikter som personer har uttalat privat samt uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet eller fritidssysselsättningar, familjeliv eller andra med dem jämförbara personliga förhållanden (familjeförhållanden, hobbyer, politisk övertygelse) (OffL 24 § punkt 32).

Esbo stad använder i lämplighetsbedömningar vid behov avtalsleverantörer i enlighet med vid vardera tidpunkten gällande konkurrensutsatta upphandlingskontrakt. Då ska ansökan med eventuella bilagor skickas till aktören som utför lämplighetsbedömningen.

  1. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. 

  1. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

De personuppgifter som den arbetssökande har gett i sin ansökan och som sparats i kundregistret för rekrytering lagras för den uppgift som ansökan gäller i två år efter att beslutet om rekryteringen har fattats.

De öppna ansökningarna lagras två år eller under den tid som den sökande fastställer. Den sökande kan fastställa lagringstiden för arbetsansökan att vara minst ett dygn och högst två år.

Videointervjusvaren sparas i två år. 

Som stöd för personvalet samlas in information i analysen av arbetssätt, vars resultat sparas på stadens egen server det innevarande året och två år därtill. 

Intygen över säkerhetsutredningarna förvaras i fem år.

Uppgifterna om de potentiella arbetssökande som har tillåtit eftermarknadsföringen sparas i två år. Uppgifterna om personer som deltar i en utlottning sparas endast tills utlottningen har gjorts.

  1. Hur skyddas uppgifterna?

Elektroniska underhållssystem 

Uppgifterna i kundregistret för rekrytering sparas i regel i rekryteringssystemet. Användningen av registret kräver ett användarnamn och lösenord både av den arbetssökande och den medarbetare hos Esbo stad som använder systemet.  

Därutöver sparas tjänsteinnehavarnas rekryteringsbeslut i stadens ärendehanteringssystem.

Rekryteringssystemets databaser och program är i tjänsten Kuntarekry.fi som produceras av FCG Talent Oy.  

Dataskyddsbeskrivning för registret över profiluppgifterna i tjänsten Kuntarekry.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster) 

Manuellt material 

Uppgifterna i de manuellt inskickade ansökningarna tas till det elektroniska rekryteringssystemet. I arkiveringen och förstöringen följs gällande regler och bestämmelser. 

Principer för skydd av information 

De som behandlar personuppgifter i Ebbo stads kundregister för rekrytering har tystnadsplikt. En del av uppgifterna är sekretessbelagda, då de behandlas med särskild varsamhet och en avgränsad grupp behandlare har användarrättigheterna och de kan inte överlåtas ens på begäran.  

Elektroniskt material 

Användarrättigheterna till personuppgiftssystem och filer baserar sig på personliga användarrättigheter och användningen av dem övervakas. Användarrättigheterna beviljas enligt arbetsuppgift och de tas bort när personen lämnar uppgiften för vilken rättigheterna har beviljats. Varje användare godkänner Esbo stads dataskyddsavtal som innehåller användnings- och sekretessförbindelsen för uppgifterna. Personalen görs förtrogen med dataskyddet och en vederbörlig behandling av personuppgifterna. 

Manuellt material 

Arkiv och enheter har passerkontroll och dörrlås. Handlingarna förvaras i övervakade lokaler och/eller låsta skåp.  

  1. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Kunders rätt till uppgifter.

13.1 Hur kan jag kontrollera mina uppgifter?

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller meddelanden eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

13.2  När kan jag kräva att mina uppgifter rättas?

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar rättade eller kompletterade av oss.

13.3 När kan jag kräva att mina uppgifter raderas?

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Rätten att få uppgifter raderade finns inte om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse eller om uppgifterna behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvariga. I dessa fall kommer personuppgifterna först att förstöras efter den lagstadgade tidsfristen.

13.4 När kan jag kräva att behandlingen av mina uppgifter begränsas?

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

13.5 Inlämning av klagomål

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).