Behandling av personuppgifter, databank

Dataskyddsbeskrivningens publiceringsdatum: Den 8 mars 2021

1. Personuppgiftsansvarig

Esbo stad

PB 1, 02070 ESBO STAD

tfn. +358 9 81621

2. Ansvarig person för registret

Esbo stads kommunikationsdirektör

3. Kontaktperson för registret

Minna Konttinen, grafisk formgivare, Koncernförvaltningen, kommunikation

minna.k.konttinen@espoo.fi, tfn. +358 46 8773676

4. Dataskyddsombud

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn. +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

5. För vilket ändamål behandlas personuppgifter?

Uppgifter från databankanvändare samlas in endast för administrering av användarnamn.

Namn- och kontaktuppgifter i samband med foton och videor används för att vid behov kontakta den person som syns i fotot eller videon.

Den registrerade har gett sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Vi använder personliga foton i databanken för journalistiska ändamål för att kommunicera om Esbo stads tjänster och verksamhet (t.ex. stadens elektroniska kommunikationskanaler, stadens tidskrifter, broschyrer och annat kommunikationsmaterial om stadens tjänster). I regel är fotona begränsade till användning av Esbo stads kommunikation. Vi säljer, hyr, överför eller lämnar ut foton av en identifierbar person inte till tredje parter om personen på fotot inte själv har gett sitt samtycke till detta. Vi följer god praxis vid behandlingen av identifierade personliga foton och säkerställer att de inte används på ett ogrundat sätt. Vi fäster särskilt avseende på det personliga skyddet av barn och ungdomar samt social- och hälsovårdskunder.

6. Vilken är grunden för behandlingen av personuppgifter?

• Artikel 6, punkt 1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• Artikel 6, punkt 1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
• Artikel 6, punkt 1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

7. Vilka uppgifter behandlas?

Databanken innehåller följande uppgifter om användare av systemet: namn, arbetsenhetens eller organisationens namn, e-postadress samt skapandedatum av användaruppgifter och senaste inloggningsdatum.

För personer som kan identifieras i foton eller videor i databanken samlas personens namn och annan eventuell identifikationsuppgift, t.ex. titel, in i bildfilens data.

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Innehåller ingen konfidentiell information.

8. Varifrån fås uppgifterna?

De användare som registrerar sig lämnar ut de begärda uppgifterna (namn, e-postadress, arbetsenhet/organisation) vid registreringen till tjänsten.

Uppgifterna som är relaterade till materialet i databanken samlas in vid tidpunkten för fotograferingen med muntligt eller skriftligt tillstånd. Från de personer som kan identifieras på fotona och videorna samlas namn och annan eventuell identifikationsuppgift, t.ex. titel. Informationen samlas in så att vi vid behov kan kontakta personen på fotot och begära om dennes tillstånd om fotot vill användas för andra ändamål än de som ursprungligen överenskommits.

Användarna av databanken importerar filer till databanken och skriver samtidigt personuppgifter relaterade till foton eller videor manuellt.

9. Lämnas uppgifter ut eller överförs de utanför staden?

Uppgifterna lämnas inte ut utanför registret.

10. Överförs uppgifter utanför EU/EES-området?

Uppgifterna överförs inte. Uppgifterna finns på Granos server i Finland.

11. Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

Två gånger om året raderas användaruppgifter som inte har använts i mer än ett år.

Uppgifterna om personerna på fotona tas bort från användarnas vy när fotot arkiveras från databanken. Filen kommer dock fortfarande att vara synlig för två anställda med admin-rättigheter i systemet.

12. Hur skyddas uppgifterna?

Systemadministratören (2 personer) tar ut data om användarna av databanken två gånger om året som Excel-fil för att radera de gamla användaruppgifterna. Personen som raderar dessa uppgifter behåller filen i sin personliga OneDrive-mapp under hela raderingen. Därefter raderas filen.

Grano Oy tillhandahåller Esbo stad databankens EMMI-system. Systemet fungerar på Granos server i Finland. Serverns anslutning är brandväggsskyddad, användarnas lösenord är krypterade på en huvudserver med begränsad åtkomst på Granos interna nätverk.

13. Den registrerades rättigheter

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: https://www.espoo.fi/sv/esbo-stad/dataskydd#section-7317

Vi följer god praxis vid behandlingen av identifierade personliga foton och säkerställer att de inte används på ett ogrundat sätt. Vi fäster särskilt avseende på det personliga skyddet av barn och ungdomar samt social- och hälsovårdskunder.

De personliga fotona och videorna i databanken används för journalistiska ändamål för att kommunicera om Esbo stads tjänster och verksamhet (t.ex. stadens elektroniska kommunikationskanaler, stadens tidskrifter, broschyrer och annat kommunikationsmaterial om stadens tjänster). Därför har personer som visas i fotona eller videorna ingen rätt att kontrollera för vilka ändamål deras foton har använts.

De personliga fotona och videorna i databanken används för journalistiska ändamål för att kommunicera om Esbo stads tjänster och verksamhet (t.ex. stadens elektroniska kommunikationskanaler, stadens tidskrifter, broschyrer och annat kommunikationsmaterial om stadens tjänster). Därför är personerna i fotona eller videorna inte berättigade till att begära rättning.

De personliga fotona och videorna i databanken används för journalistiska ändamål för att kommunicera om Esbo stads tjänster och verksamhet (t.ex. stadens elektroniska kommunikationskanaler, stadens tidskrifter, broschyrer och annat kommunikationsmaterial om stadens tjänster). Därför har personerna som visas i fotona eller videorna ingen rätt att begära radering av filer som identifierar dem från materialbanken.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

De personliga fotona och videorna i databanken används för journalistiska ändamål för att kommunicera om Esbo stads tjänster och verksamhet (t.ex. stadens elektroniska kommunikationskanaler, stadens tidskrifter, broschyrer och annat kommunikationsmaterial om stadens tjänster). Därför har personer som visas i fotona eller videorna ingen rätt att lämna in ett klagomål.