Dataskyddsbeskrivning Behandling av uppgifter som gäller handledning rådgivning och tillsynsuppgifter inom den privata småbarnspedagogiken

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 30.3.2021

Esbo stad

Direktören för finsk småbarnspedagogik

Direktören för Svenska bildningstjänster

Mirva Alakoskela PB 3593 02070 Esbo stad tfn +358 40 6394992

Mia Westerlund PB 32 02070 Esbo stad tfn +358 43 8268869

Esbo stads dataskyddsombud

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Tfn +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Personuppgifter behandlas i samband med handledning, rådgivning och skötsel av tillsynsuppgifter enligt lagen om småbarnspedagogik i privat småbarnspedagogik som ordnas med stöd för privat vård, som köpta tjänster och med servicesedel (daghem, gruppfamiljedaghem, familjedagvårdare, skötare i arbetsavtalsförhållande och parkverksamhet).

Av registeruppgifterna produceras dessutom statistik för Esbo stads bruk som kvantitativa uppgifter. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer.

Central lagstiftning:

Lagen om småbarnspedagogik,

Förordningen om småbarnspedagogik

Lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

I samband med godkännande/inledande av verksamheten och i samband med handledning, rådgivning och skötsel av tillsynsuppgifter behandlas följande uppgifter:

Stöd för privat vård, upphandlade daghem och servicesedelsdaghem/gruppfamiljedaghem:

• tjänsteproducentens namn, personbeteckning/FO-nummer och kontaktuppgifter

• företagets verkställande direktörs eller någon annan för affärsverksamheten ansvarig persons namn och kontaktuppgifter

• den ansvariga personens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och uppgifter om behörighet

• uppgifter om arbetstagarnas namn och behörighet samt datum då straffregisterutdraget utfärdats och granskats

• kontaktperson för och undertecknare av avtal om köpta tjänster och årligt avtal (avtal om köpta tjänster, årligt avtal om nettobudgeterade tjänster)

• övervakarens namn

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

• godkännande av servicesedelsenheter sker i PSOP (Systemet för servicesedlar och köpta tjänster) och dessutom fattas beslut om tjänsteinnehavare

Privata familjedagvårdare:

• namn, födelseår, kontaktuppgifter (adress och telefonnummer)

• modersmål och övriga språkkunskaper

• utbildning och arbetserfarenhet

• makas/makes eller sambos namn och födelsetiderna för de egna barn som bor hemma

• datum då straffregisterutdraget utfärdats och granskats

• barnens födelseår samlas in utan namn

• godkännarens namn

• övervakarens namn

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

Privat parkverksamhet för små barn:

• namn, födelsetid, kontaktuppgifter

• arbetsgivare

• parkens namn, adress

• godkännarens namn, datum för godkännande

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

Vårdare i arbetsavtalsförhållande som anställts av familjer:

• namn och personbeteckning

• arbetsgivarens namn (vårdnadshavare)

• godkännarens namn, datum för godkännande

• andra behövliga uppgifter som myndigheten behöver för skötseln av ovan nämnda uppgifter

• övriga uppgifter som behövs för utövande av tillsyn

UPPGIFTERNAS OFFENTLIGHET OCH KONFIDENTIALITET:

Uppgifterna kan delvis vara sekretessbelagda.

GRUNDER FÖR SEKRETESS:

24.1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet

Uppgifter om inledande av småbarnspedagogisk verksamhet och väsentlig förändring i verksamheten fås i fråga om daghem och gruppfamiljedaghem på basis av anmälan till regionförvaltningsverket. Dessutom insamlas uppgifter som behövs för tillsynen i samband med handlednings- och rådgivningsbesök.

I fråga om privata familjedagvårdare fås uppgifter om inledande av verksamhet på en skriftlig ansökan som görs i samband med ansökan om och godkännande av en privat familjedagvårdare och från FPA:s blankett WH2. Dessutom insamlas uppgifter som behövs för tillsynen i samband med handlednings- och rådgivningsbesök.

Uppgifterna om en handledare av privat parkverksamhet för små barn fås från den separata blanketten Anmälan om privat parkverksamhet för små barn.

Uppgifterna fås från blanketten för godkännande av familjeanställda vårdare i arbetsavtalsförhållande och från arbetsavtalet mellan familjer och vårdare samt från FPA:s blankett WH2.

Personuppgifter lämnas i regel ut endast på en specificerad begäran om uppgifter till personer som är berättigade till det (EU:s allmänna dataskyddsförordning, lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, dataskyddslagen).

De tjänsteproducenter som fått kommunens godkännande meddelas till Folkpensionsanstalten. Till regionförvaltningsverket lämnas uppgifter ut i anslutning till godkännande för och tillsyn över privat småbarnspedagogisk verksamhet.

Esbo stad kan anlita tjänsteproducenter inom verksamhet eller teknik för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten. Microsoft är Esbos tjänsteproducent i fråga om e-post och kontorsprogram (Office).

Personuppgifter kan lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen.

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen för resultatenheterna för finska och svenska småbarnspedagogiken samt arkivverkets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Personuppgifter behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd (artikel 5.1 f i dataskyddsförordningen). Behandlingen av uppgifter regleras bland annat av bundenheten till användningsändamålet, kravet på behövlighet och kravet på exakthet. Anställda som behandlar uppgifter omfattas av sekretess och tystnadsplikt som fortsätter även efter att anställningsförhållandet upphört.

Elektroniska system för registerföring:

De elektroniskt sparade uppgifterna i registret förvaras behörigt skyddade mot utomstående med brandmurar och andra tekniska skyddsmetoder. Uppgifterna i blanketterna finns i stadens förvaltningsnät. Användaren av datanätet är bunden av tystnadsplikt.

Manuellt material:

Det manuella materialet förvaras i låsta lokaler och förstörs i en dokumentförstörare eller läggs i en sekretessbehållare.

Noggrannare anvisningar om hur uppgiftsbegäranden enligt dataskyddsförordningen ska riktas: Dataskydd/Kunders ratt till uppgifter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska lämna uppgifterna utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter senast en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Du har rätt att få felaktiga, inexakta, ofullständiga, föråldrade eller onödiga personuppgifter som vi lagrar, rättade eller kompletterade av oss.

Du har rätt att under vissa förutsättningar få den personuppgiftsansvarige att radera personuppgifter som gäller dig utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har inte rätt att få uppgifter raderade om uppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige. I dessa fall raderas personuppgifterna först efter den tidsfrist som anges i lagen.

Om de uppgifter som samlats in om dig inte stämmer, kan du kräva att behandlingen av dina kunduppgifter begränsas tills det har kontrollerats om uppgifterna är korrekta.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om du upplever att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).