Dataskyddsbeskrivning, behandling av personuppgifter som gäller inledande, godkännande, handledning och tillsyn av privat småbarnspedagogik

Datum för publicering av dataskyddsbeskrivningen: 19.8.2024 

Esbo stad är personuppgiftsansvarig.

Direktören för finsk småbarnspedagogik Virpi Mattila

Direktören för Svenska bildningstjänster Barbro Högström

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Distriktschef inom småbarnspedagogik Mirva Alakoskela

Förvaltningschef Mia Westerlund

E-postadress: fornamn.efternamn@esbo.fi

Telefon: +358 9 81621 (växel)

Esbo stads dataskyddsombud Helena Niemi

Adress: PB 12, 02070 Esbo stad

Telefon: +358 9 81621 (växel)

E-postadress: tietosuoja@espoo.fi

Personuppgifter behandlas i samband med inledande och godkännande av verksamhet inom privat småbarnspedagogik som ordnas med stöd för privat vård, som köpta tjänster och med servicesedel (daghem, gruppfamiljedaghem och familjedagvårdare). Dessutom behandlas personuppgifter i registret i samband med handledning, rådgivning och skötsel av tillsynsuppgifter enligt lagen om småbarnspedagogik

Av registeruppgifterna produceras statistik som kvantitativa uppgifter för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer.

Privata tjänsteproducenter som ordnar eller producerar småbarnspedagogik ska innan verksamheten inleds ha tillstånd att bedriva daghemsverksamhet. Tillstånd beviljas av regionförvaltningsverket på ansökan av tjänsteproducenten.

Om en tjänsteproducent ansöker om att bli ett servicesedelsdaghem via systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP), lämnar tjänsteproducenten för godkännande in uppgifter om tjänsteproducenten eller företaget, verksamhetsstället, personalen och tjänsteprislistan.

Privata tjänsteproducenter som ordnar eller producerar familjedagvård ska göra en skriftlig anmälan till kommunen redan innan verksamheten inleds eller ändras väsentligt.

Artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Central lagstiftning:

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018)
• Lagen om grundläggande utbildning (628/1998)
• Lagen om småbarnspedagogik (540/2018)
• Förordningen om småbarnspedagogik (753/2018)
• Lagen om servicesedlar inom social- och hälsovården (569/2009).
• Lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn (1128/1996)
• Undervisnings- och kulturministeriets förordning om undervisnings- och kulturministeriets förordning om de bilagor som ingår i tillstånds- och anmälningsförfarandet för privata serviceproducenter inom småbarnspedagogiken (97/2024)
• Lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002)

Behandlingen av personbeteckningar grundar sig på 29 § 1 mom. i dataskyddslagen. Om behandling av personbeteckningar i samband med tillstånds- eller anmälningsförfarandet för privata serviceproducenter föreskrivs i 44 a, 44 e och 45 § i lagen om småbarnspedagogik.

Producenter av daghemstjänster

• De kommunala myndigheterna får av regionförvaltningsverket en begäran om utlåtande samt en kopia av tjänsteproducentens tillståndsansökan och registerutdrag.
• Utlåtande av den kommunala myndigheten, som vid behov innehåller namn på anställda som arbetar med barn men som inte är i arbetsavtalsförhållande och datum för när deras straffregisterutdrag har utfärdats och granskats
• Plan för egenkontroll
• Tillstånd av regionförvaltningsverket att bedriva daghemsverksamhet. Till tillståndet bifogas ett registerutdrag ur Soteri-registret (Valviras och regionförvaltningsverkens gemensamma register med uppgifter om alla privata tjänsteproducenter inom småbarnspedagogiken som det krävs tillstånd av)

Privata familjedagvårdare och gruppfamiljedaghem

• Anmälan och bilagor om inledande av verksamheten. Anmälan innehåller namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, utbildning, arbetserfarenhet och uppgift vid verksamhetsstället för den person som ansvarar för verksamheten samt de uppgifter som avses i 44 a § 1 mom. 1–4 punkten och 6–11 punkten i lagen om småbarnspedagogik samt de bilagor som begärts.
• Uppgifter i anmälningsblanketten
  • namn, personbeteckning, adress, telefonnummer, modersmål, övriga språkkunskaper, e-postadress
  • datum för utfärdande och granskning av familjedagvårdarens straffregisterutdrag
  • utbildning, arbetserfarenhet
  • uppgifter om att familjedagvårdarens partner arbetar hemma
  • antal barn som bor hemma och deras födelseår samt andra personer som bor i bostaden
  • uppgifter om bostaden
  • handlingarnas lagringsplats och lagringssätt
  • utredning om barnets stöd
  • motivering till ansökan om att bli familjedagvårdare
  • eventuella tilläggsuppgifter

• Bilagor till anmälningsblanketten:

  -tjänsteproducenten lämnar bilagor av vilka det bland annat framgår namn, personbeteckning, födelsedatum, kontaktuppgifter, hemkommun och medborgarskap för familjedagvårdaren eller företagets kontaktperson eller den person som utövar bestämmande inflytande i företaget

• Tillsynsbesök av en kommunal myndighet i hemmet eller verksamhetslokalerna där man granskar namnen på anställda som arbetar med barn men som inte är i arbetsavtalsförhållande och datum för när deras straffregisterutdrag har utfärdats och granskats
• På anmälningsblanketten finns en skild punkt där man antecknar datum för utfärdande och granskning av straffregisterutdraget samt andra uppgifter om familjedagvårdaren, till exempel om avlagt hygienpass eller om avlagd första hjälpen-kurs.
• Tjänsteinnehavarbeslut om godkännande av privat familjedagvårdare (personens namn)

Ansökan om att bli ett servicesedelsdaghem

Om en tjänsteproducent ansöker om att bli ett servicesedelsdaghem via systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP), lämnar tjänsteproducenten för godkännande in uppgifter om tjänsteproducenten eller företaget, verksamhetsstället, personalen och tjänsteprislistan.

• Grundläggande uppgifter om tjänsteproducenten antecknas i PSOP-systemet:

  -företagets kontaktperson, namn, telefonnummer, e-post

• Tjänsteproducentens/företagets bilagor:

  -om företaget inte hör till tjänsten Pålitlig partner lämnar tjänsteproducenten bilagor av vilka det bland annat framgår namn, personbeteckning, födelsedatum, kontaktuppgifter, hemkommun och medborgarskap för företagets kontaktperson eller den person som utövar bestämmande inflytande i företaget   

• Bilagor som gäller arbetstagaren i fråga om daghemsföreståndare och personal:

  -Personalförteckning (arbetstagarens namn, beteckningar och utbildningsuppgifter samt barngruppens namn)

  -Daghemsföreståndarens examensbetyg (namn och personbeteckning)

Den kommunala myndigheten gör årligen ett handledningsbesök hos tjänsteproducenten. I samband med handledningsbesöket kontrolleras följande saker och det upprättas ett protokoll över handledningsbesöket.

Protokoll över handledningsbesök i daghem som fungerar med stöd för privat vård samt i köpavtalsdaghem, servicesedelsdaghem eller gruppfamiljedaghem:

• närvarande vid handledningsbesöket
• tjänsteproducentens namn, kontaktuppgifter
• daghemmets och daghemsföreståndarens namn, kontaktuppgifter
• uppgifter om daghemsföreståndarens behörighet och språkkunskaper, eventuella uppgifter om utbildning
• namn på enhetens arbetarskyddsansvarig
• uppgifter om arbetstagarnas namn, benämningar, utbildningar och behörighet, datum för utfärdande och granskning av straffregisterutdrag samt eventuella andra utbildningar
• uppgifter och bilagor som behövs för tillsynen enligt lagen om småbarnspedagogik

Protokoll över handledningsbesök hos privata familjedagvårdare:

• närvarande vid handledningsbesöket
• familjedagvårdarens namn, födelseår, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-post)
• utbildning, eventuella uppgifter om utbildningen
• eventuell anteckning om uppvisande av utdrag ur handelsregistret (personens namn och adress)
• anteckning om införande i förskottsuppbördsregistret (personens namn)
• anteckning om betalning av FöPL- eller ArPL-avgifter (personens namn och eventuellt adress)
• anteckning om betalning av skatter eller betalningsarrangemang eller intyg över skatteskuld (personens namn och eventuellt adress)
• vid behov en utredning om företagssanering eller betalningsarrangemang
• uppgifter och bilagor som behövs för tillsynen enligt lagen om småbarnspedagogik

Tillsynsförfarande enligt lagen om småbarnspedagogik:

Den kommunala myndigheten inleder vid behov tillsyn enligt lagen om småbarnspedagogik.  Vid tillsynen kontrolleras de saker som är föremål för tillsynen. Ett protokoll upprättas över tillsynsbesöket.

Protokoll över tillsynsbesöket:

• namn och kontaktuppgifter för den ansvariga personen i den enhet som är föremål för tillsyn
• uppgifter och bilagor som behövs för tillsynen

Uppgifterna om inledande av småbarnspedagogisk verksamhet och väsentliga förändringar i verksamheten fås i fråga om daghem från regionförvaltningsverkets tillståndsansökan och från begäran om tillsyn av verksamhetsstället. Uppgifterna fås i samband med tillsynen av den som ansöker om tillstånd, det vill säga av tjänsteproducenten. Dessutom får kommunen vid behov uppgifter av räddnings-, byggnadstillsyns- och hälsoskyddsmyndigheterna.

Om tjänsteproducenten ansöker om att bli ett servicesedelsdaghem fås uppgifterna via systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP).

Uppgifterna om inledande av småbarnspedagogisk verksamhet och väsentliga förändringar i verksamheten fås i fråga om gruppfamiljedaghem från anmälan och från de bilagor till anmälan som tjänsteproducenten skickat.

I fråga om privata familjedagvårdare fås uppgifterna om inledande av verksamheten från familjedagvårdarens anmälan och från de bilagor till anmälan som familjedagvårdaren skickat.

Dessutom fås de uppgifter som behövs för tillsynen vid kvalitetsrevisions- och handledningsbesök samt vid eventuella tillsynsbesök.

Uppgifter och handlingar lämnas ut till myndigheter som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen bestäms i lagen att de ska vara sekretessbelagda.

De tjänsteproducenter som fått kommunens godkännande meddelas till Folkpensionsanstalten. Till regionförvaltningsverket lämnas uppgifter ut i anslutning till godkännande för och tillsyn över privat småbarnspedagogisk verksamhet.

Esbo stad kan anlita operativa eller tekniska tjänsteproducenter för att ordna tjänsten. Tjänsteproducenterna behandlar personuppgifter för Esbo stads räkning och enligt stadens anvisningar i den utsträckning det behövs för att ordna tjänsten. Om tjänsteproducenten ansöker om att bli ett servicesedelsdaghem behandlas ansökningarna i systemet för servicesedlar och köpta tjänster (PSOP) som produceras av Kommunernas Tiera. Microsoft är Esbos tjänsteproducent i fråga om e-post och kontorsprogram (Office).

Uppgifterna i PSOP-systemets kundregister överförs inte utanför EES-området.

Personuppgifter kan lämnas ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Lagringsplatsen för Microsofts plattformar ligger inom EU. Microsoft opererar och utvecklar Office 365-tjänster utanför Europa och data anses överföras utanför EU-området om till exempel administratören etablerar en distansförbindelse från USA till en serversal i Europa till exempel för att utreda ett fel. Under dessa omständigheter tillämpas grunden för överföring som godkänts av EU-kommissionen. Grunden för överföringen är Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå i USA. Mottagaren av personuppgifter har förbundit sig till dataskyddsramen mellan EU och USA (EU–US Data Privacy Framework). 

Vid lagring och förstöring av uppgifter iakttas Esbo stads informationsstyrningsplan samt Riksarkivets gällande bestämmelser och föreskrifter.

Lagringstiden för uppgifterna är i regel 10 år eller 10 år utöver verksamhetstiden. Lagringstiden för familjedagvårdarens plan över de tjänster som ska tillhandahållas under verksamhetsåret är två år.

I dataskyddslagstiftningen garanteras den registrerade olika rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. En begäran som gäller den registrerades rättigheter kan skickas till stadens dataskyddsombud eller till kontaktpersonen för registret, se kontaktuppgifterna ovan.

Den personuppgiftsansvarige kan vid behov begära att den registrerade lämnar ytterligare uppgifter för genomförande av begäran.

Den personuppgiftsansvarige ska besvara begäran om den registrerades rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad från mottagandet av begäran. Denna period kan vid behov förlängas med ytterligare två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden.

Om den personuppgiftsansvarige inte vidtar åtgärder på den registrerades begäran, ska den personuppgiftsansvarige utan dröjsmål och senast en månad efter att ha mottagit begäran informera den registrerade om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet samt begära rättslig prövning.

Begäranden av en registrerad och de åtgärder som hänför sig till dem är i regel avgiftsfria. Om begäranden av en registrerad dock är uppenbart ogrundade eller orimliga, särskilt på grund av deras repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige om att denne behandlar personuppgifter som gäller den registrerade, samt rätt att få tillgång till uppgifter och få en kopia av dem. Utlämnandet av uppgifter får dock inte inverka skadligt på andras friheter och rättigheter.

Den registrerade har rätt att kräva att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål korrigerar felaktiga personuppgifter som berör den registrerade. Dessutom har den registrerade rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade med beaktande av de ändamål för vilka personuppgifterna behandlades.

Den registrerade har under vissa förutsättningar rätt att be den personuppgiftsansvarige radera personuppgifter som gäller den registrerade. Om till exempel behandlingen av personuppgifter har grundat sig på samtycke och den registrerade återkallar sitt samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, har den registrerade rätt att få sina uppgifter raderade. Den registrerade har dock inte rätt att få uppgifter raderade om personuppgifterna måste behandlas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för myndighetsutövning som hör till den personuppgiftsansvarige.

Den registrerade har rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas i vissa situationer. Rätten gäller till exempel om den registrerade bestrider att hens personuppgifter är korrekta, varvid behandlingen begränsas till en tid under vilken den personuppgiftsansvarige kan se till att uppgifterna är korrekta. Rätten är tillämplig också om den registrerade har motsatt sig behandlingen av personuppgifter i väntan på svar om huruvida den personuppgiftsansvariges legitima grunder åsidosätter den registrerades grunder.

Den registrerade har, av skäl som hänför sig till hens specifika situation, rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av hens personuppgifter, då behandlingen grundar sig på utförandet av en uppgift som gäller ett allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. I detta fall får den personuppgiftsansvarige fortsätta behandlingen av personuppgifter endast om den personuppgiftsansvarige visar att det finns ett väsentligt och välgrundat skäl för behandlingen. Behandlingen får också fortsätta om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att behandlingen av personuppgifter som gäller hen strider mot dataskyddslagstiftningen. Den registrerade kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå: www.tietosuoja.fi(extern länk, öppnas i ett nytt fönster).

Ändringshistoria: -