Tietosuojaseloste Espoon työllisyyspalvelut, valmennuspalvelut

Tietosuojaselosteen alkuperäinen julkaisupäivämäärä: 10.2.2025. 

Päivitetty 20.5.2025.

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviointiin sekä tilastointiin. Tässä palvelussa henkilötietoja käsitellään, kun asiakas ilmoittaa kiinnostuksestaan osallistua valmennukseen tai asiakkaalle tilataan asiakkaan suostumuksella valmennus, jonka tuottaa ulkopuolinen palveluntuottaja.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023 6. luku 53 §).

Lomakkeilla, jolla asiakas voi ilmoittaa kiinnostuksestaan osallistua valmennukseen tai jolla tilataan valmennus, on molemmissa pakollisia ilmoitettavia tietoja asiakkaan nimi ja henkilötunnus. Lisäksi pakollisena kohtana asiakkaan tulee antaa suostumus lomakkeen käyttöön. Jos asiakas ei halua antaa suostumustaan, ohjataan olemaan yhteydessä valmennuspalveluihin sähköpostilla.

Lomakkeella, jolla asiakas voi ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua valmennukseen, kysytään pakollisena myös tieto asiakkaan kotikunnasta (Espoo tai Kauniainen), ja työllisyyspalveluiden asiakkuudesta. Lisäksi vastaaja valitsee lomakkeen kielen (suomi/ruotsi/englanti). Vastaajalla on halutessaan mahdollisuus antaa lisätietoa valmennukseen liittyvistä toiveistaan (valmennustyyppi) ja antaa muita haluamiaan lisätietoja avoimeen kohtaan. Lomakkeen tiedot käsitellään Espoon työllisyyspalveluissa ja tieto kiinnostuksesta välitetään valtakunnallisen työllisyysviranomaisten käyttämän asiakastietojärjestelmä A-TMT:n kautta asiakkaan omalle vastuuasiantuntijalle. Mikäli vastaaja ei asu Espoossa tai Kauniaisissa ja/tai ei ole kyseisen alueen työllisyyspalveluiden asiakas, jää kysely anonyymiksi eikä vastaajalla ole mahdollisuutta jättää tietoja itsestään. Asiakas ohjataan tällöin olemaan yhteydessä oman alueensa työllisyyspalveluihin tai käynnistämään työnhakunsa. Asiakkaalla on mahdollisuus lisäksi vastata mistä sai tiedon valmennuksista.

Lomakkeella, jolla asiakkaalle tilataan valmennus, on pakollisina kysymyksinä myös puhelinnumero ja palvelussa käytetty kieli sekä valmennus ajankohtineen, johon asiakas ilmoitetaan. Lisäksi valmennuksen tilaavan viranomaisen on kirjattava oma sähköpostiosoitteensa. Vapaaehtoisia tietoja lomakkeella ovat sähköposti, työttömyysetuuden maksaja ja lisätiedot asiakkaan tilanteesta tai tarpeista sekä toive mahdollisen osaamispassin suorittamisesta. Jos näitä tietoja ei ole lomakkeella ilmoitettu, saa palveluntuottaja tiedot suoraan asiakkaalta. Muita lisätietoja saatetaan saada myös suoraan asiakkaalta, jonka kanssa yhteistyössä vastuuasiantuntija tekee valmennukseen liittyvän tilauksen. 

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti: Valmennuksesta kiinnostuneiden ja valmennustilauksiin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä säännöllisesti vuosittain.

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Webropol, joka on järjestelmä, jolla lomakkeet on luotu ja jonka kautta tieto kiinnostuksesta osallistua valmennukseen välitetään valmennuspalveluita hallinnoiville virkamiehille tai valmennustilauksista lisäksi myös palveluntuottajalle. Valmennuspalveluita tuottavat ulkopuoliset palveluntuottajat Eezy Valmennuskeskus Oy ja Luksia koulutus Oy.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen verkkosivuillamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:

Suvi Ylälahti, erityissuunnittelija
suvi.ylalahti@espoo.fi

1.0    Julkaisupäivämäärä.
2.0    Päivitetty 20.5.2025