Henkilötietojen käsittely Timit-järjestelmässä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 22.11.2021, päivitetty 16.8.2024.

Espoon kaupunki.

Kuljetuspäällikkö Reetta Björkroth

Espoon kaupunki, Logistiikka, kuljetuspäällikkö
Osoite: PL 620, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81624000
Sähköpostiosoite: henkilokuljetukset@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietoja käsitellään koululaisten, varhaiskasvatusikäisten ja peruskouluikäisten vammaisten ja vaikeasti autististen kuljetusten järjestämiseksi. Kuljetuksia järjestetään osana muuta kaupungin järjestämää toimintaa sekä perusopetuslain, varhaiskasvatuslain, vammaispalvelulain ja erityishuoltolain mukaisesti.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Järjestelmässä käsitellään perusopetuslain, varhaiskasvatuslain, vammaispalvelulain ja erityishuoltolain mukaisten kuljetusten järjestämisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Tällaisia tietoja ovat nimi, osoitetiedot, yhteystiedot, koulu tai muu toimipiste, omaisten yhteistiedot, apuvälineet sekä kuljetuksen toteuttamisen kannalta oleelliset lisätiedot, kuljetuspäivät ja kuljetusajat.

Tiedot saadaan kuljetuksesta päättävältä taholta Koulutuksen ja oppimisen toimialalta. Lisäksi tietoja saadaan suoraan asiakkailta tai heidän omaisiltaan.  

Tietoja luovutetaan ryhmä- ja yksilökuljetuksia järjestäville kuljetusyrityksille.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Järjestelmää käyttävien työntekijöiden kirjautumisen yhteydessä järjestelmä hakee kuittauksen käyttäjätunnukselle pilvipalvelun toimittajan palvelusta EU/ETA-alueen ulkopuolelta.

Tietoja säilytetään palvelun tuottamisen ajan ja sen jälkeen noin yhden vuoden ajan esimerkiksi ELY-keskuksen raportointia varten.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tarkkuutta. Järjestelmän suunnittelussa on huomioitu käsittelyn rajoittaminen siten, että tietoa on saatavilla vain sen verran kuin se on tehtävien suorittamisen kannalta oleellista.

Laitteet ja palvelimet, joilla tietoa käsitellään ovat asianmukaisesti suojattuja (fyysinen ja tekninen suojaus).

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.