Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Espoon nuorisotilojen jäsenrekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 20.8.2024

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.  

Nuorisopalvelupäällikkö Tero Luukkonen

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Ruotsinkielisten sivistyspalvelujen johtaja Barbro Högström

Sähköposti: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Nuorisotyön koordinaattori Tuomas Rapp

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Erityissuunnittelija Elisa Stark

Sähköposti etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde) 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on nuorisopalvelujen järjestäminen ja yhteydenpito. Jäsenrekisterin perusteella tiedetään, ketkä ovat nuorisopalvelujen pääasiallisia käyttäjiä.

Henkilötietoja käytetään Espoon kaupungin nuorisotilojen asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterin avulla voidaan ottaa yhteyttä Espoon kaupungin nuorisotilojen käyttäjiin ja huoltajiin.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös nuorisopalvelujen viestinnässä nuoren/huoltajan antaman kuvausluvan mukaisesti. Kuvauslupaan annettu suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä nuorisopalveluihin.

Tietoja voidaan käyttää myös tilastollisia tarkoituksia varten. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita. 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohtakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

Rekisterissä käsitellään nuorten ja nuorten huoltajien henkilötietoja. Rekisterin käsittely tapahtuu sähköisesti ja siihen liittyy Nuori Espoo -jäsenkortti. Se on maksuton mobiililaitteella toimiva Espoon nuorisotilojen jäsenkortti. Jäsenkortti ei ole pakollinen ja nuorisotiloille saa tulla vapaasti, vaikka jäsenkorttia ei olisikaan. Palvelu toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Sähköisen asioinnin kautta tai paperilomakkeella huoltaja hakee nuorelle nuorisopalveluiden jäsenkorttia. Kun hakemus on vastaanotettu, hakemuksen käsittelijä soittaa takaisin huoltajalle. Tämän jälkeen lähetetään nuorelle tekstiviesti henkilökohtaisen kirjautumislinkin saamiseksi palveluun. Jäsenkortti uusitaan toimintakausittain. Jäsenkortin saamiseksi vaaditaan seuraavat tiedot:

• Nuoren etunimi, sukunimi, kutsumanimi, syntymäaika, puhelinnumero ja postinumero.
• Nuoren huoltajan etunimi, sukunimi ja puhelinnumero
• Nuoren sukupuoli. Valitaan seuraavista: tyttö, poika, muu, en halua määritellä
• Kommunikaatiokieli. Valitaan seuraavista: suomi, ruotsi, englanti
• Kotinuorisotila on valittavissa alasvetovalikosta

Kuvauslupaa pyydetään 15 vuotta täyttäneeltä ja huoltajilta nuoren ollessa alle 15-vuotias kyllä/ei vaihtoehdolla. 

Kirjautumistieto lisätään rekisteriin käytettävästä nuorisotilasta. Jäsenkortilla nuori kirjautuu sisään nuorisotilalle näyttämällä kortinlukijaan henkilökohtaista QR-koodiaan.  

Tiedot saadaan huoltajalta sähköisellä lomakkeella tai paperilomakkeella. Sähköiseen hakemukseen tunnistaudutaan suomi.fi vahvan tunnistautumisen kautta, pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Manuaalinen tietosisältö poistetaan tallennuksen yhteydessä. 

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottaja käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi. 

Nuori Espoo jäsenkortin palveluntuottaja on Reaktor. 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.  

Tietoja voidaan poistaa nuoren/huoltajan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Henkilötietoja säilytetään rekisterissä toimintakauden, joka on yksi vuosi. Toimintakausi alkaa elokuussa ja päättyy heinäkuun loppuun. Kirjautumistieto nuoren käyttämästä nuorisotilasta säilyy 14 vrk. rekisterissä. 

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi. 

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. 

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin. 

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria: -