Henkilötietojen käsittely, OmaEspoo-asiointiportaali
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 18.11.2025 (päivitetty 28.5.2026)
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviointiin sekä tilastointiin. Asioinnissa kerättyjä ja muodostuvia henkilötietoja käsitellään Espoon työnhallintajärjestelmässä, jossa asiakkaiden yhteydenottojen ja pyyntöjen käsittely tapahtuu.
Henkilötietoja käsitellään tässä palvelussa seuraavilla oikeusperusteilla:
- Yleistä etua koskevan tehtävän tai julkisen vallan perusteella. Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019, 5 §. Hallintolaki 434/2003, 8 §. Perusopetuslaki 628/1998, luku 8a.
2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Palvelussa käsitellään seuraavia Espoon kaupungin asiakkaiden henkilötietoja:
- nimitietoja, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita
- kirjautuneiden asiakkaiden IP-osoitteita
- kirjautuneilta asiakkailta lisäksi henkilötunnuksia, joita on välttämätöntä käsitellä käyttäjän yksilöimiseksi
- asiakkaiden pyyntöihin kirjaamia henkilötietoja
Tiedot vaihtelevat palvelu- ja lomakekohtaisesti. OmaEspoo-asiointikanavan kautta hoidettavien palveluiden yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot löytyvät palveluiden erillisistä tietosuojaselosteista.
Saamme tiedot asioivilta asiakkailta sekä DVV:n hallinnoimasta Suomi.fi -palvelusta.
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Säilytysaikojen määrittämisessä sovelletaan tiedonhallintalain 21 §:än säännöksiä. Tämän palvelun kohdalla tietoja säilytetään seuraavasti:
- Kirjautuneiden käyttäjien järjestelmälokitietoja säilytetään viisi vuotta.
- Jokaisen OmaEspoo-asiointikanavan kautta hoidettavan palvelun osalta tietojen säilytysajat löytyvät erillisistä tietosuojaselosteista.
4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot
4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa OmaEspoo-asiointiportaalin ylläpitoa. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Sofigate Oy. Sopimuskumppanilla voi olla alihankkijoita, jotka ovat Espoon hyväksymiä.
4.2 Luovutus toisille organisaatioille
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu rekisterinpitäjälle kuuluvien palveluiden toteuttamisesta. Viranomaisille toimitetun tiedon julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain tai mahdollisten erityislakien mukaan.
5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.
7. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.
7.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Katariina Eskola, erityisasiantuntija
Puh. +358 9 81621
katariina.eskola@espoo.fi
Muutoshistoria
- Julkaisupäivämäärä 18.11.2025
- Julkaisupäivämäärä 28.5.2026. Lisätty käsittelyperusteisiin perusopetuslaki uuden käyttötapauksen myötä. Lisätty maininta, että käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysajat vaihtelevat palvelu- ja lomakekohtaisesti ja nämä löytyvät palveluiden erillisistä tietosuojaselosteista.