Espoon kaupungin käännöspalvelut, tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 23.6.2026

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin.

Espoon kaupungin käännöspalveluissa henkilötietoja käsitellään kaupungin lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi sekä kaupungin toiminnan ja viestinnän mahdollistamiseksi monikielisessä toimintaympäristössä. Käännöspalveluiden avulla varmistetaan, että kaupungin palveluihin, päätöksentekoon ja viestintään liittyvä tieto on ymmärrettävässä muodossa eri kieliryhmille.

Henkilötietoja voidaan käsitellä käännettävissä aineistoissa esimerkiksi silloin, kun asiakirjat, päätökset, ohjeet, lomakkeet tai muu viestintä sisältävät tunnistettavia henkilöitä koskevia tietoja. Käsiteltävät tiedot rajoittuvat käännöstyön kannalta välttämättömiin tietoihin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuottaa käännöksiä Espoon kaupungin sisäiseen ja ulkoiseen käyttöön,
• varmistaa kaupungin palvelujen yhdenvertainen saavutettavuus ja tiedonsaanti,
• tukea viranomaisviestintää, päätöksentekoa ja asiointia eri kielillä,
• täyttää lakisääteiset velvoitteet, jotka koskevat kielellisiä oikeuksia, hyvää hallintoa ja saavutettavuutta.

Käännöspalveluja tuottavat kaupungin omat kääntäjät sekä kaupungin kilpailuttamat sopimuskäännöstoimistot. Sopimustoimittajat ovat velvoitettuja noudattamaan kaupungin tietosuojalainsäädäntöä sekä huolehtimaan tietojen luottamuksellisuudesta ja tietoturvasta.

Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla oikeusperusteella:

• Yleisen edun tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä:

Käännöstoimistoille lähetettävissä materiaaleissa voi esiintyä tavanomaisia henkilötietoja (esim. kaupungin uutisoinnissa haastateltavien nimet, tittelit ja yhteystiedot ja muut haastateltavan kertomat tiedot, valokuvat).

Pääsääntöisesti käännettävä materiaali on julkista. Espoon kaupungin verkkosivut ovat kolmekieliset ja useimmat käännökset koskevat espoo.fi:n ruotsin ja englanninkielistä sisältöä tai muuta kaupungin viestintää.

Yksittäistapauksissa voi olla salassa pidettäviä asiakirjoja, mikäli niiden kääntäminen on välttämätöntä asian käsittelemiseksi. Näitä tietoja käsitellään vain välttämättömässä laajuudessa ja korostetuin tietoturvatoimin.

Espoon kaupungin käännöspalveluissa käsiteltävät henkilötiedot saadaan pääasiassa henkilön kaupungille toimittamista asiakirjoista, hakemuksista, viesteistä tai muusta asiointiin liittyvistä tiedoista, joka edellyttää kääntämistä. Henkilötietoja saadaan myös Espoon kaupungin omasta toiminnasta ja tietojärjestelmistä sekä muilta viranomaisilta, julkisilta toimijoilta tai sopimuskumppaneilta.

3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:

Espoon kaupungin käännöspalvelu ei arkistoi salassa pidettäviä tietoja. Salassa pidettävät tiedot ja niitä sisältävät tiedostot sopimuskäännöstoimistojen tulee poistaa kuukauden kuluttua käännöstyön toimituksesta tai heti, mikäli käännöksen tilaaja kaupungilta sitä sopimuskäännöstoimistolta pyytää.

Sopimuskäännöstoimistot säilyttävät kaupungilta saatua materiaalia sopimuskauden ajan.

4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot 

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.

Tässä palvelussa käytämme ulkopuolisia toimijoita. Sopimuskäännöstoimistot 1.8.2026 alkaen: Acolad Finland, Lingsoft, Suomen Asioimistulkkikeskus, Suomen Tulkkauspalvelu.

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Tässä palvelussa tietoja ei luovuteta toisille organisaatioille. 

5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

6. Rekisteröidyn oikeudet 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

7. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:

Virpi Pakkala, viestintäpäällikkö, virpi.pakkala@espoo.fi.

Muutoshistoria

1. julkaisupäivämäärä 23.6.2026