Tietosuojaseloste, varhaiskasvatuksen järjestämän esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen henkilörekisteri​

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 19.8.2024 (Päivitetty 3.9.2025)

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Suomenkielisen varhaiskasvatuksen johtaja Virpi Mattila

Ruotsinkielisten sivistyspalveluiden johtaja Barbro Högström

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Järjestelmäasiantuntijat Sari Kuittinen ja Sirpa Koljonen

Sähköpostiosoite: evakatuki@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on esiopetuksen ja perusopetukseen valmistavan opetuksen järjestäminen ja oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoito. (perusopetuslaki 4 §, 5 § ja 26 a §)

Espoon kaupunki järjestää esiopetuspalvelut itse tai se hankkii ne yksityisiltä palveluntuottajilta ostopalveluna. Esiopetuksessa järjestettävää perusopetukseen valmistavaa opetusta tarjotaan vain suomenkielisissä kunnallisissa esiopetusyksiköissä.

Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun otetaan käyttöön uusi tietojärjestelmä.

Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot: Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tai etniseen alkuperään liittyviä tietoja. Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.

Keskeinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.

Esiopetukseen hakeminen

Kaikkiin Espoon kaupungin esiopetuksen toimintamuotoihin haetaan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän eVakan kautta ja sinne tallennetaan seuraavat tiedot:

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja äidinkieli
• Huoltajien nimet, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli sekä huoltajuustiedot
• Esiopetushakemus
• Tieto lapsen perusopetukseen valmistavan opetuksen tarpeesta
• Tieto esiopetukseen tai perusopetukseen valmistavaan opetukseen liittyvästä varhaiskasvatuksesta ja varhaiskasvatusaika
• Esiopetushakemuksessa huoltaja voi ilmoittaa vapaaehtoisesti lapsen sisarusperusteen, tuen tarpeen, allergiatiedon, erityisruokavalion ja muita lisätietoja
• Päätös esiopetuksesta ja esiopetuspaikasta tai päätös perusopetukseen valmistavasta opetuksesta ja paikasta esiopetuksessa
• Tieto esiopetuspaikan ja liittyvän varhaiskasvatuksen vastaanottamisesta, kieltäytymisestä tai irtisanomisesta
• Tieto perusopetukseen valmistavan opetuksen ja liittyvän varhaiskasvatuksen vastaanottamisesta, kieltäytymisestä tai irtisanomisesta
• Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma (leops) sisältäen Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskevan suunnitelman esiopetuksessa
• Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (hojks). Poistuu käytöstä 31.7.2026
• Lapsen tukitoimet
• Esiopetuksen tuen järjestämiseen liittyvät hallintopäätökset ja asiakirjat
• Lapsen erityisruokavalio, allergiatiedot tai lääkitys
• Lapsen kuva
• Pedagoginen dokumentointi
• Kuljetuksiin liittyvät tiedot (pois lukien kuljetuspäätös)
• Lapsen läsnä- ja poissaoloja koskevat tiedot
• Lapsen varahakijat ja heidän puhelinnumeronsa
• Muita esiopetuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja ja esiopetuksessa käytettäviä lomakkeita kuten Mediatöiden tallentamis- ja julkaisulupa

Esiopetuspäätös

Esiopetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot

Kunnallisessa esiopetuksessa olevien lasten osalta tiedot ovat eVaka- toiminnanohjausjärjestelmässä.

Ostopalvelu- ja palvelusetelipäiväkodeissa eVakaan tallennetaan lapsen tuen tiedot sekä lapsen poissaoloja koskevat tiedot.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA)

• Lapsen ja huoltajan kansalaisuus, oleskeluluvan peruste ja oleskeluluvan voimassaoloaika pakolaisstatuksella olevan lapsen esiopetuksesta ja liittyvästä varhaiskasvatuksesta aiheutuvien erityiskustannusten korvaushakemusta varten

Väestötietojärjestelmä (vtj)

• Tiettyjä tarkistustehtäviä hoidettaessa rajatut henkilöt voivat tarkistaa asiakkaiden väestötiedon vtj järjestelmästä

• Lapsen huoltajat
• Esiopetuksen työntekijät
• Muut monialaisen yhteistyöverkoston työntekijät
• Hakemusta täytettäessä haetaan hakijan ja tämän huollettavien lasten nimet, henkilötunnukset, osoite väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmästä muuttuneet tiedot päivittyvät kerran vuorokaudessa.
• Varhaiskasvatuksesta, aikaisemmalta esiopetuksen järjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen esiopetuksen järjestämiseksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.)
• Varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 41 § 4 mom., varhaiskasvatuslaki 41 § 3 mom.)
• Aikaisemmalta esiopetuksen järjestäjältä tai saman kunnan aikaisemmasta esiopetuspaikasta voidaan saada esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät salassa pidettävät tiedot (perusopetuslaki 40 § 2 mom. ja 4 mom.)
• Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- terveydenhuollon ammattihenkilöiltä voidaan saada lapsen opetuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja salassapitosäännösten estämättä (perusopetuslaki 41 § 4 mom.)
• Maahanmuuttovirasto Migrin Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmästä (UMA)

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Esiopetuksesta voidaan luovuttaa perusopetukseen välttämättömiä tietoja perusopetuksen järjestämiseksi. (Varhaiskasvatuslaki 41 §:n 3 mom., perusopetuslaki 40 §:n 4 mom. ja 41 §:n 4 mom.)

Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu (KOSKI) kerää yhteen tiedot kunkin oppijan koulutuksesta yksittäisestä opintosuorituksesta suoritettuihin tutkintoihin asti (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017).

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottajat (käsittelijät), jotka käsittelevät tietoa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä eVakassa Espoon kaupungin lukuun: Espoo on sopimussuhteessa Digian kanssa (Puitesopimus digitaalisten palvelujen kehitys- ja ylläpitopalvelujen toimittamisesta Espoon kaupungille), joten asiasta on sovittu sopimuksin. Amazon on Digian alikäsittelijä. Väestötietojärjestelmän palveluntuottaja on Digi- ja väestötietovirasto   

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA)

Tietojen hakemista varten UMA-järjestelmään syötetään huoltajan tai lapsen henkilötunnus tai nimi.

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamiseen hyödynnetään Amazonin tuottamaa pilvipalvelua. Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Amazonin tuottaman pilvipalvelun tallennuspaikka on EU:n alueella. Mikäli he operoivat ja kehittävät palveluita muualta kuin Euroopasta, niin datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle. Esimerkiksi jos ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä tilanteissa toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Kunnallisessa esiopetuksessa olevien lasten tiedot säilytetään pääsääntöisesti järjestelmässä, kunnes kymmenen (10) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen sijoitus esiopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa päättyy.  Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma esiopetuksessa säilytetään kymmenen (10) vuotta oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. Säilytysajan jälkeen tieto sähköisestä järjestelmästä poistetaan joko automaattisesti tai pääkäyttäjän toimesta. Pysyvästi säilytettävät digitaalisesti tuotetut asiakirjat (esim. Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelman, joka sisältää lapsen varhaiskasvatussuunnitelman) siirretään Espoon kaupungin sähköiseen arkistointijärjestelmä Särmään.

Pysyvästi säilytettävä asiakirja on lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, joka sisältyy Espoossa lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelmaan ja henkilökohtaiseen opetuksen järjestämistä koskevaan suunnitelmaan (hojks).

Esiopetuksen tuen hallintopäätökset säilytetään 10 vuotta oppivelvollisuuden päättymisen jälkeen. Muu manuaalinen aineisto hävitetään säilytysajan päättyessä.

Ostopalvelu- ja palvelusetelipäiväkotien esiopetuksessa olevien lasten osalta noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimitetaan Kasvun ja oppimisen toimialan asiakirjahallintoon.

Yksityisen hoidon tuen päiväkotien esiopetuksessa olevien lasten esiopetushakemus ja -päätös säilytetään järjestelmässä.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria:

3.9.2025

kohta 5       Lisätty perusopetukseen valmistavan opetuksen järjestäminen

kohta 7       Tarkennettu esiopetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja

kohta 9       Tarkennettu välttämättömien tietojen luovuttaminen esiopetuksesta perusopetukseen

kohta 11     Tarkennettu tietojen säilytysaikoja