Tietosuojaseloste, henkilötietojen käsittely, varhaiskasvatuspalveluiden asiakastietorekisteri

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 26.7.2024 (Päivitetty: 4.9.2025)

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Suomenkielisen varhaiskasvatuksen johtaja Virpi Mattila

Ruotsinkielisten sivistyspalveluiden johtaja Barbro Högström

Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Järjestelmäasiantuntijat Sari Kuittinen ja Sirpa Koljonen

Sähköpostiosoite: evakatuki@espoo.fi

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Espoon kaupungin tietosuojavastaava Helena Niemi

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puhelin: +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varhaiskasvatuksen järjestäminen ja varhaiskasvatuksen lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoitaminen (varhaiskasvatuslaki 5 §). Espoossa varhaiskasvatusta järjestetään kunnallisena, ostopalveluna sekä palvelusetelitoiminnalla. Rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun se on tietojärjestelmien testaamisessa välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun varhaiskasvatuksessa otetaan käyttöön uusi tietojärjestelmä.

Rekisteristä tuotetaan tilastoja Espoon kaupungin käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Erityiset henkilötietoryhmät: Tietosuojalain 6 §:n mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Erityisten henkilötietoryhmien käsittely johtuu laissa varhaiskasvatuksen järjestäjälle säädetyistä tehtävistä.

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina voidaan käsitellä terveyttä koskevia tietoja.

Keskeinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
• Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009).

Henkilötunnuksen käsittely perustuu tietosuojalain 29 §:n 1 ja 2 momenttiin. Rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. Henkilötunnusta käsitellään myös varhaiskasvatuksen asiakaslaskutuksen toteuttamiseksi.

Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä ja lomakkeet:

Seuraavat tietojärjestelmään tallennettavat tiedot koskevat kunnallisia, ostopalvelu- ja palveluseteliyksiköitä:

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli
• Huoltajien nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, äidinkieli
• Varhaiskasvatuspaikka- ja palveluntarvetiedot
• Sopimus varhaiskasvatusajasta
• Lapsen päivittäiset läsnä- ja poissaolot
• Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja ja lomakkeita
• Muiden lapsen kanssa yhteistaloudessa elävien henkilöiden nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Hakemustiedot
• Asiakassuhteeseen liittyvät päätökset
• Tieto varhaiskasvatuspaikan vastaanottamisesta ja päättymisestä
• Varhaiskasvatuksen tukitoimet
• Lapsen varahakijat ja heidän puhelinnumeronsa
• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
• Pedagoginen dokumentointi (esimerkiksi valokuvia ja videoita lasten toiminnasta)
• Lapsen profiilikuva
• Välttämättömät terveystiedot, esimerkiksi erityisruokavalio, allergia, lääkitys lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi
• Tieto kuljetuspäätöksestä
• Lapsen ja huoltajan kansalaisuus, oleskeluluvan peruste ja oleskeluluvan voimassaoloaika pakolaisstatuksella olevan lapsen varhaiskasvatuksesta aiheutuvien erityiskustannusten korvaushakemusta varten

Seuraavat tietojärjestelmään tallennettavat tiedot koskevat vain kunnallisia yksiköitä:

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään laskutusjärjestelmään, jolla hoidetaan varhaiskasvatuksen asiakaslaskutus.

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA)

• Lapsen huoltajat
• Varhaiskasvatuksen työntekijät, palveluntuottajat, ostopalvelu- ja palveluseteliyksiköiden vastuuhenkilöt
• Asiakastiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta
• Aikaisemmalta varhaiskasvatuksen järjestäjältä voidaan saada niitä julkisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 16 § 3 mom.).
• Aikaisemman varhaiskasvatuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (varhaiskasvatuslaki 41 § 3 mom.)
• Opetustoimen viranomaisilta, sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisilta, muilta varhaiskasvatus-, sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen tuottajilta sekä sosiaali- terveydenhuollon ammattihenkilöiltä voidaan saada lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi välttämättömiä tietoja salassapitosäännösten estämättä (varhaiskasvatuslain 41 §:n 1 mom.)
• Maahanmuuttovirasto Migrin Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmästä (UMA)

Tietoja ja asiakirjoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Espoon kaupunki voi käyttää palvelun järjestämiseen toiminnallisia tai teknisiä palveluntuottajia. Palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Espoon kaupungin lukuun ja kaupungin ohjeistuksen mukaisesti siinä määrin kuin se on tarpeellista palvelun järjestämiseksi.

Palveluntuottajat (käsittelijät), jotka käsittelevät tietoa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä eVakassa Espoon kaupungin lukuun: Espoo on sopimussuhteessa Digian kanssa ja Amazon on Digian alikäsittelijä.

Varda

Vardan tarkoituksena on mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi; turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa; edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Rekisteristä luovutetaan tietoja Varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta. Vardassa suoritettavassa henkilötietojen käsittelyssä Opetushallitus toimii yhteisrekisterinpitäjänä Espoon kaupungin kanssa. Vardan tietosuojaselosteeseen pääset tämän linkin kautta:  Varda-palvelun tietosuojaseloste - Opintopolku(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)

Ulkomaalaisasioiden asiankäsittelyjärjestelmä (UMA)

Tietojen hakemista varten UMA-järjestelmään syötetään huoltajan tai lapsen henkilötunnus tai nimi.

Kaupunki rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan henkilötietojen käsittelijöitä (palveluntuottajat). Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamiseen hyödynnetään Amazonin tuottamaa pilvipalvelua. Käsittelijät voivat siirtää rekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos siirto täyttää sille lainsäädännössä asetetut vaatimukset ja jos siirrosta sekä asianmukaisista suojakeinoista on sovittu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisessä sopimuksessa tietosuojalainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Amazonin tuottaman pilvipalvelun tallennuspaikka on EU:n alueella. Mikäli Amazon operoi ja kehittää palveluita muualta kuin Euroopasta, niin datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle. Esimerkiksi jos ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä tilanteissa toteutetaan suojatoimenpiteitä, jotta eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös henkilötietojen siirron jälkeen. Toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, ja että henkilötietojen vastaanottaja on sitoutunut edellytettyihin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-US Data Privacy Framework). Suojatoimina voidaan edellyttää myös Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden käyttöä osana henkilötietojen käsittelijöitä velvoittavia sopimuksia, joiden lisäksi edellytetään asianmukaisten teknisten ja hallinnollisten suojatoimien noudattamista.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Lasta koskevat tiedot säilytetään järjestelmässä, kunnes kymmenen (10) vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana lapsen sijoitus varhaiskasvatuksessa päättyy. Arkistointiajan jälkeen tieto sähköisestä järjestelmästä poistetaan joko automaattisesti tai pääkäyttäjän toimesta. Pysyvästi säilytettävät digitaalisesti tuotetut asiakirjat siirretään sähköiseen arkistointijärjestelmä Särmään.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat lapsen varhaiskasvatussuunnitelma. Tuen hallintopäätöksiä säilytetään 10 vuotta oppivelvollisuuden päättymisestä. Muu manuaalinen aineisto hävitetään säilytysajan päättyessä.

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen kaupungin tietosuojavastaavalle tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja pyynnön toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjän on vastattava rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada tutustua tietoihin ja saada jäljennös tiedoista. Tietojen antaminen ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottaen huomioon tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Esimerkiksi jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, on rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus tulee kyseeseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Oikeus tulee sovellettavaksi myös, jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä voi jatkaa henkilötietojen käsittelyä vain, jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Käsittelyä saa jatkaa myös, jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista. Rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Muutoshistoria:

4.9.2025

Kohta 7         Tarkennettu varhaiskasvatuksen asiakasrekisterin tietosisältöä

Kohta 11       Tarkennettu tietojen säilytysaikoja