Henkilötietojen käsittely Espoon kaupungin sosiaalisen median tileillä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 21.11.2024

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Espoon kaupunki käsittelee henkilötietoja sosiaalisessa mediassa.  

Espoon kaupunki tuottaa sisältöä sosiaalisen median alustoille. Espoon kaupungilla on sosiaalisen median tilejä Facebookissa, Instagramissa, Threadsissä, X:ssä, LinkedInissä, YouTubessa, TikTokissa sekä Snapchatissa. Tilit ovat julkisia, jolloin julkaisuja voi lukea, ilman että käyttäjä seuraa tilejä, mikäli somealusta tämän mahdollistaa.

Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa myös alustojen omat tietosuojakäytännöt, jotka ovat saatavilla kullakin alustalla: 
•    Facebook (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)
•    Instagram (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)
•    Threads (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)
•    LinkedIn (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)
•    X(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan)  
•    YouTube(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) 
•    TikTok(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) 
•    Snapchat (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) 

Espoon kaupungin viestintäjohtaja Johanna Pajakoski.
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi 

Erityisasiantuntija Paula Häkämies
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@espoo.fi 

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki 
Puh. +358 9 81621 (vaihde) 
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa asukkaille ja muille sidosryhmille tietoa kaupungin toiminnasta ja mahdollistaa keskustelun käyminen ajankohtaisista aiheista. 

Henkilötietojen käsittely perustuu viestintävelvoitteeseen. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Viranomaisen velvollisuudesta tuottaa ja jakaa tietoa säädetään myös viranomaisten julkisuudesta annetun lain 20 §:ssä. 

Lisäksi tietoja käsitellään sosiaalisen median tilien hallinnoimiseksi sekä asianmukaisen keskustelun varmistamiseksi.

Tietoja käsitellään myös sosiaalisen median viestinnän arvioimiseksi ja kehittämiseksi.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

Sosiaalisen median arvonnoissa ja kilpailuissa henkilötietojen käsittelyperuste tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti suostumus.

Kaupungin sosiaalisen median tilit ovat julkisia, jolloin julkaisuja voi lukea, ilman että käyttäjä seuraa tilejä, mikäli somealusta tämän mahdollistaa.

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään tietoja, jotka käyttäjä on tehnyt somealustalla julkiseksi.

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• käyttäjän nimitieto
• käyttäjän yhteystieto
• käyttäjän käyttäjätunnus
• käyttäjän tekemä julkaisu. 

Sosiaalisen median alustoilla käyttäjät voivat lähettää Espoon kaupungille yksityisviestejä. Käyttäjät voivat myös kirjoittaa julkisia kommentteja Espoon kaupungin sometileille sekä antaa julkisia reaktioita julkaisuihimme. Espoon kaupunki voi osallistua sosiaalisen median alustalla keskusteluihin ja vastata yksityisviesteihin ja kommentteihin.

Espoon kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta demografisia tietoja kuten iän ja sukupuolen, yleisellä tasolla ammatti- ja koulutustaustaan liittyviä tietoja sekä sijaintitietoja sometilien seuraajista ja sometilileillä vierailleista henkilöistä.

Espoon kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta yhteenvetona tiedon siitä, kuinka moni eri käyttäjä on nähnyt julkaisun, kuinka montaa kertaa julkaisu on yhteensä näkynyt eri käyttäjille ja miten julkaisun kanssa on oltu vuorovaikutuksessa. 

Yksittäiset käyttäjät eivät ole tunnistettavissa näistä tiedoista

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään tietoja, jotka käyttäjä on tehnyt julkiseksi sosiaalisen median alustalla tai joita käyttäjästä käsitellään sosiaalisen median palvelussa. 

Espoon kaupunki luovuttaa henkilötietoja vain toiselle viranomaisille, joilla on lain perusteella oikeus saada tietoja lakiin perustuvasta syystä.  

Espoon kaupunki ei itse siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Sosiaalisen median alustojen palvelimet voivat sijaita EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, ja tällöin tietojen siirto noudattaa alustojen omia tietosuojakäytäntöjä.

Espoon kaupunki kohdentaa viestintää sosiaalisessa mediassa, tavoittaakseen mahdollisimman hyvin asukkaitaan ja muita sidosryhmien jäseniä, joille tieto on merkityksellistä. 

Viestintää kohdennetaan demografisten tietojen kuten iän ja sukupuolen sekä yleisten ammatti- ja koulutustaustaan liittyvien tietojen, sijaintitietojen sekä kiinnostuksen kohteiden perusteella.  Lisäksi Espoon kaupunki kohdentaa viestintää sen perusteella, millä kielellä käyttäjä käyttää sosiaalisen median alustoja. 

Espoon kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta tiedon siitä, kuinka moni eri käyttäjä on nähnyt kohdennetun viestinnän, kuinka montaa kertaa kohdennettua viestintää on yhteensä nähty ja missä kohdennettu viestintä esitettiin. Viestinnän kohdentamisen raportit sisältävät yleisiä demografisia tietoja ja tietoja, miten käyttäjät olivat viestin kanssa vuorovaikutuksessa. 

Yksittäiset käyttäjät eivät ole tunnistettavissa näistä tiedoista.  

Kohdentaessamme viestintää sosiaalisen median käyttäjille, toimimme yhdessä sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. 

Espoon kaupunki määrittelee kohdennettua viestintää tehdessään kohdeyleisön parametrit ja sosiaalisen median palveluntarjoaja käyttää sosiaalisen median käyttäjien henkilötietoja viestinnän kohdentamiseen. Espoon kaupungilla ei ole pääsyä asiaan liittyvien käyttäjien henkilötietoihin.  

Käyttäjä voi itse tarkistaa sosiaalisen median palveluissa, miksi hän näkee kohdennetun viestinnän. Käyttäjä voi myös itse estää kohdennetun viestinnän näkymisen.  

Espoon kaupunki järjestää sosiaalisen median tileillään kilpailuja ja arvontoja. Sosiaalisen median kilpailut ja arvonnat järjestetään sosiaalisen median palveluntarjoajien ilmoittamien käyttöehtojen mukaisesti. Lisätiedot  Espoon kaupungin toteuttamien Facebook- ja Instagram  -kilpailujen säännöistä.

Espoon kaupunki saa arvonnan tai kilpailun yhteydessä kerättävät henkilötiedot arvontaan tai kilpailuun osallistuvilta. Arvontojen ja kilpailujen yhteydessä kerättäviä henkilötietoja ovat etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus sosiaalisen median palvelussa, sähköpostiosoite ja postitusosoite. 

Espoon kaupunki käsittelee vain henkilön itsensä antamia tietoja.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kisaan osallistuminen ja palkinnon toimittaminen voittajalle.

Espoon kaupunki ei luovuta henkilötietoja eteenpäin markkinointitarkoituksiin. Palkinnon toimittamiseksi Espoon kaupunki saattaa luovuttaa tarvittavat henkilötiedot ulkopuoliselle palkinnon tarjoajalle. Henkilötiedot luovutetaan palkinnon tarjoajalle vain voittajan suostumuksella.

Espoon kaupunki saattaa julkaista arvonnan tai kilpailun voittajan nimen tai sosiaalisen median palvelun käyttäjätunnuksen arvonnan tai kilpailun päätyttyä sosiaalisen median kanavassa. Arvonnan tai kilpailun voittajan nimi tai sosiaalisen median palvelun käyttäjätunnus julkaistaan ainoastaan voittajan suostumuksella.

Sosiaalisen median palveluntarjoajat määrittelevät henkilötietojen käsittelyajat sosiaalisen median alustallaan.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa voit olla yhteydessä Espoon kaupunkiin tai sosiaalisen median alustan tarjoajaan. 

Valituksen tekeminen 
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).