Tietosuojaseloste, kuvien ja tallenteiden käyttö opetuksessa ja varhaiskasvatuksessa

Julkaistu: 4.11.2026

Lapsesta / nuoresta otettuja kuvia, muita tallenteita sekä heidän tekemiään oppilastöitä käytetään Espoon kaupungin toimintayksiköissä, kuten päiväkodeissa, kouluissa, oppilaitoksissa sekä ruotsinkielisessä nuorisotoiminnassa kahteen tarkoitukseen:

1.1 Kuvien ja tallenteiden käyttö suostumuksen perusteella

Lasten ja nuorten huoltajilta sekä opiskelijoilta pyydetään tarvittaessa suostumus kuvien, muiden tallenteiden sekä oppilastöiden käyttöön ja julkaisemiseen. Suostumuksen perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavissa tarkoituksissa:

• Kuvien ja videoiden käyttö toimintayksikön omassa toiminnassa (esim. suljetuissa sähköisissä ympäristöissä ja yksikön omissa tilaisuuksissa)
• Kuvien ja tallenteiden julkaiseminen toimintayksikön omissa viestintäkanavissa, kuten sosiaalisessa mediassa
• Kuvien, tallenteiden ja oppilastöiden käyttö Espoon kaupungin viestinnässä (esim. verkkosivut, sosiaalinen media, muut julkaisut)
• Osallistuminen tiedotusvälineiden tekemiin kuvauksiin ja haastatteluihin
• Yhteistyökumppaneiden kanssa toteutettava, Espoon kaupunkia koskeva viestintä, liittyen esimerkiksi rekrytointiin

Tällainen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1 kohta a). Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

1.2 Kuvien käyttö turvallisen oppimisympäristön toteuttamiseksi

Lapsista / nuorista otettuja kuvia voidaan käsitellä toimintayksiköissä myös ilman erillistä suostumusta silloin, kun se on tarpeen turvallisen oppimisympäristön ylläpitämiseksi. Kuvia voidaan tällöin käyttää esimerkiksi:

• Varhaiskasvatus- ja oppilashallintojärjestelmässä henkilön yksilöimiseksi
• Oppilaiden tunnistamiseen (esim. sijaishenkilöstön tukena)
• Turvallisuuteen liittyvien tilanteiden, kuten kiusaamistilanteiden selvittämiseen

Tällainen käsittely perustuu yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttöön (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 6 artikla 1 kohta e). Käsittely rajataan vain tarpeellisiin tilanteisiin, eikä kuvia käytetä muihin tarkoituksiin ilman erillistä suostumusta.

Henkilötietojen käsittely koskee kuvaus- ja julkaisulupien sisältämiä tietoja, sekä lapsista ja nuorista otettuja kuvia, tallenteita ja heidän tuottamiaan oppilastöitä. Käsiteltävät tiedot voivat sisältää seuraavia henkilötietoja:

2.1 Suostumuksen varaiset lupalomakkeet

Lupalomakkeet itsessään sisältävät lapsen/nuoren nimen, mahdollisesti huoltajan nimen sekä päiväkodin tai koulun nimen. Tiedot saadaan lomakkeen täyttämisen yhteydessä rekisteröidyltä. Nuori voi antaa suostumuksen lupalomakkeella ilman huoltajaa 15 vuotta täytettyään.

2.2 Kuvamateriaali, tallenteet ja oppilastyöt

Päiväkodeissa ja kouluissa käsitellään huoltajan tai nuoren itsensä antaman suostumuksen mukaisesti lapsesta / nuoresta otettuja kuva-, video- ja äänitallenteita. Lisäksi käsitellään annetun suostumuksen mukaisesti lapsen / nuoren tekemiä töitä ja julkaisuja.

Päiväkoti- ja koulukuvausten yhteydessä kuvauksen toimittajalta saatuja kuvia käytetään yleisen edun perusteella myös turvallisen opiskeluympäristön ylläpitämiseksi.

2.3 Tiedotusvälineet ja viestintä

Edellä mainittujen tietojen lisäksi tiedotusvälineen tai Espoon kaupungin viestinnän edustaja voi lisäksi tarvittaessa kysyä lapsen / nuoren ikää, luokka-astetta sekä muita yksilöiviä henkilötietoja.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan Espoon kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston kulloinkin voimassa olevia määräyksiä.

3.1 Toimintayksikön omaan käyttöön liittyvät materiaalit

Toimintayksikön omassa toiminnassa syntyviä kuvia, tallenteita ja oppilastöitä säilytetään niin kauan kuin se on tässä selosteessa määritellyn toiminnan kannalta tarpeellista, tai niihin annettu suostumus perutaan.

3.2 Turvallisen oppimisympäristön ylläpitämiseen liittyvät kuvat

Päiväkoti- ja koulukuvausten toimittajalta saatuja fyysisiä kuvakansioita säilytetään yksiköissä lähtökohtaisesti 10 vuotta, jonka jälkeen ne arkistoidaan.

3.3 Viestintä- ja julkaisukäytössä olevat kuvat

Valokuvien ja videoiden säilytysajat Espoon kaupungin viestinnän aineistopankissa on kuvattu tarkemmin erillisessä tietosuojaselosteessa: Aineistopankin tietosuojaseloste

3.4 Tiedotusvälineiden käsittelemät tiedot

Kun tiedotusväline käsittelee lapsen tai nuoren henkilötietoja, tiedotusväline toimii rekisterinpitäjänä. Espoon kaupunki ei tällöin määritä henkilötietojen säilytysaikaa, vaan säilytys tapahtuu tiedotusvälineen omien käytäntöjen mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään Espoon kaupungin toiminnassa sekä tarvittaessa Espoon lukuun toimivien palveluntuottajien toimesta. Tietoja voidaan myös luovuttaa ulkopuolisille tahoille tässä selosteessa kuvatuissa tilanteissa.

4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot

Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin palveluksessa olevat henkilöt työtehtäviensä mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä Espoon kaupungin lukuun toimivat ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten:

• Tietojärjestelmä- ja pilvipalveluiden tarjoajat (esim. varhaiskasvatus- ja oppilashallintojärjestelmät)
• Viestintä- ja julkaisujärjestelmien ylläpitäjät

Palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja vain Espoon kaupungin lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan kirjallisin sopimuksin tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

4.2 Luovutus toisille organisaatioille

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön perusteella, esimerkiksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Jos kuvia tai muita aineistoja julkaistaan sosiaalisen median kanavissa, henkilötietoja luovutetaan kyseisen palvelun tarjoajalle. Sosiaalisen median palveluntarjoajat käsittelevät tietoja omien käyttöehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. On hyvä huomioida, että sosiaalisessa mediassa julkaistua sisältöä voidaan jakaa edelleen, eikä kaupunki voi täysin hallita materiaalin leviämistä kyseisissä ympäristöissä.

Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti Euroopan unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Espoon kaupunki voi kuitenkin käyttää palveluntuottajia, joiden palveluissa henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaiset siirrot toteutetaan ainoastaan, jos tietosuojalainsäädännön vaatimukset täyttyvät.

Julkaistessa kuvia, videoita tai muuta materiaalia sosiaalisen median palveluissa, palveluntuottajat käsittelevät rekisterinpitäjänä näitä tietoja omien ehtojensa mukaisesti.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.

Kun henkilötietoja käytetään toimintayksikön omaan käyttöön tai Espoon kaupungin viestinnän tarkoituksiin, rekisterinpitäjä toimii Espoon kaupunki.

Jos kuvia julkaistaan kaupungin sosiaalisen median kanavissa, rekisterinpitäjänä toimii myös kyseisen sosiaalisen median kanavan omistava organisaatio.

Tiedotusvälineiden osalta rekisterinpitäjä on kyseessä oleva tiedotusväline.

7.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön: 

Toimintayksikön omassa käytössä yhteyshenkilö on rehtori / koulunjohtaja / varhaiskasvatusyksikön johtaja / Alueellisten nuorisopalveluiden päällikkö.

Espoon kaupungin viestinnän osalta yhteyshenkilöt ovat:

• Suomenkielinen varhaiskasvatus, viestintäasiantuntija Mia-Marisa Ranta
• Suomenkielinen perusopetus, viestintäasiantuntija Netta Huuskonen
• Suomenkielinen lukio-opetus, viestintäasiantuntija Kirsi Suni
• Svenska Bildningstjänster, viestintäasiantuntija Lena Hinkkanen
• Primus-ylläpito: primusyllapito@espoo.fi
• eVaka-ylläpito: evaka@espoo.fi

7.2 Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Muutoshistoria: 

4.11.2026 versio 1.0