Henkilötietojen käsittely vaalitoimielimissä ja kotiäänestyksessä

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 11.4.2025

Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.

Espoon kaupungin keskusvaalilautakunnan sihteeri.

Espoon kaupungin keskusvaalilautakunnan sihteeri

Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (Espoo-info)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötietoja käsitellään yleisten vaalien toimittamiseksi Espoon kaupungilla.

Henkilötietojen käsittelyperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään vaalilain 15 §:n (vaalilautakunnat ja vaalitoimikunnat) toteuttamiseksi sekä vaalilain 64 §:n mukaisen kotiäänestyksen toteuttamiseksi.

Vaalilautakunnat ja vaalitoimikunnat:

Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tieto minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalilautakunnassa tai vaalitoimikunnassa, henkilötunnus, tilinumero, tieto puolueveron perimisestä.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneet:

Nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite (jos ilmoitetaan), mahdollinen rappukäytävän koodi, mahdollisen yli 18-vuotiaan todistajan nimi. Kirjallisen

kotiäänestyslomakkeen allekirjoitus kerätään. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi ja puhelinnumero, jos kyseessä on eri henkilö kuin äänestäjä tai omaishoitaja.

Rekisteriin kerätään erityisluonteisia henkilötietoja: poliittista suuntautumista koskevat tiedot.

Vaaliviranomaisen tiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää henkilöä vaalilautakuntaan tai vaalitoimikuntaan, sekä rekisteröidyiltä.

Kotiäänestäjän tiedot rekisteriin saadaan henkilöiltä itseltään, henkilön läheiseltä tai muulta taholta, joka ilmoittaa henkilön kotiäänestyksen henkilön suostumuksella.

Vaalilautakunnan ja -toimikunnan puheenjohtajiston tietoja (nimi, puhelinnumero, sähköposti) voidaan luovuttaa äänestyksen toimittamiseen liittyvien asioiden hoitamiseen.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kotiäänestäjä- ja vaalitoimielintiedot säilytetään, kunnes seuraavat vaalit on toimitettu, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kotiäänestyslomakkeet säilytetään kunnes seuraavat vastaavat vaalit on toimitettu.

Manuaalinen tieto rekisteristä säilytetään lukitussa tilassa. Tilaan on rajoitettu pääsy.

Sähköiseen rekisteriin ei ole pääsyä Espoon kaupungin ulkopuolisilla tahoilla. Kaupungin sisällä käyttöoikeudet on rajoitettu työtehtävien mukaan.

Tietoa rekisteröidyn oikeuksista sekä ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta löytyy Espoon kaupungin nettisivuilta osoitteesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.