Henkilötietojen käsittely Kestävän kehityksen tulevaisuustyöpaja (TUPA)-hankkeessa

Espoon kaupunki

PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI 

Suvi Jäntti, koordinaattori, suvi.jantti@espoo.fi

Suvi Jäntti, koordinaattori, suvi.jantti@espoo.fi

Espoon kaupungin tietosuojavastaava 

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. +358 9 81621 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

Henkilötiedot kerätään Kestävän kehityksen tulevaisuustyöpaja (TUPA)-hankkeen asukasryhmän valintaa varten. Tietoja kysytään taustoiltaan monipuolisen ryhmän kokoamista varten. Ryhmän valinnan jälkeen ryhmän jäsenten yhteystietoja käytetään heidän yhteydenottoaan varten. 

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016). Tietosuojalaki (1050/2018).

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Asukashaun yhteydessä käsitellään hakulomakkeen täyttäneiden henkilöiden tietoja (nimi, tiettyyn ikäluokkaan kuuluminen, perhetilanne, sukupuoli, äidinkieli,            koulutustausta, työllisyystilanne, asuinalue suuralueittain, vähemmistöryhmään kuuluminen (sis. toimintarajoittuneisuus), aktiivisuus järjestötoiminnassa, kuuluminen kaupungin toimielimeen. Yhteystiedot kerätään tarvittavilta osin henkilön kontaktointia varten (sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: 

Tiedot ovat salassa pidettäviä 

Suoraan rekisteröidyltä. Henkilö antaa itse tiedot vastatessaan hakulomakkeeseen. Henkilötietojen antaminen perustuu henkilön omaan suostumukseen.

Tietoja ei luovuteta Espoon kaupungin ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. 

Tietoja säilytetään hankkeen ajan korkeintaan 31.5.2023 asti. Tiedot poistetaan kuitenkin heti, kun ne ovat tarpeettomia.

Espoon kaupungin sopimustoimittajan kyselytyökalu. Pääsy tietoihin on rajoitettu nimetyille hankkeessa työskenteleville henkilöille. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Käyttäjät osallistuvat säännöllisesti tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksiin. Jokainen käyttäjä hyväksyy Espoon kaupungin tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: https://www.espoo.fi/fi/espoon-kaupunki/tietosuoja#section-7317  

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan  tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. 

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai        tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. 

Jos sinusta kerätyt tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen    käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen      tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi.