Henkilötietojen käsittely Espoon asiointipalvelut (Espoo-info)
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 12.6.2026
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Espoo-infon kanssa voi asioida kasvokkain, puhelimitse tai verkossa. Asiakas voi olla yhteydessä Espoo-infoon OmaEspoo-asiointiportaalin kautta, sähköpostitse, chatilla tai videopuhelulla. Kasvokkainen asiointi onnistuu Espoo-infon asiointipisteillä tai liikkuvan Espoo-infon tilaisuuksissa.
Tietojasi käsitellään Espoo-infossa seuraavilla oikeusperusteilla:
- Espoo-info käsittelee asiakasta koskevia henkilötietoja kunnalle asetettujen lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Laki julkisen hallinnon yhteispalvelusta 223/2007.
- Yleistä etua koskevan tehtävän tai julkisen vallan perusteella. Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019, 5 §. Hallintolaki 434/2003, 8 §.
2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Espoo-info käsittelee seuraavia Espoon asiakkaiden henkilötietoja:
- nimitietoja, sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita
- henkilötunnuksia
- asiakkaiden kasvokkaisessa tai verkkoasioinnissa antamia muita henkilötietoja
Tiedot vaihtelevat asiointityyppikohtaisesti. Asioinnissa käsitellään vain niitä tietoja, joita tarvitaan asiakkaan asian hoitamiseen. Tiedot saadaan asioivilta asiakkailta itseltään asioinnin yhteydessä sekä OmaEspooseen kirjautuneiden osalta osin Digi ja väestötietoviraston (DVV) hallinnoimasta Suomi.fi-palvelusta.
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Säilytysaikojen määrittämisessä sovelletaan tiedonhallintalain 21 §:än säännöksiä. Digineuvonnassa ja muussa yleisessä neuvonnassa muodostuvia yhteydenottoja ja vastauksia niihin sekä muita palvelutapahtumaan liittyviä tietoja säilytetään viisi vuotta palvelupyynnön ratkaisusta. Ostolupiin liittyviä maksutapahtumatietoja säilytetään kymmenen vuotta.
4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot
4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
OmaEspoossa ja Espoo-infon käyttämässä työnhallintajärjestelmässä käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Sofigate Oy. Sopimuskumppanilla voi olla alihankkijoita, jotka ovat Espoon hyväksymiä.
4.2 Luovutus toisille organisaatioille
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu rekisterinpitäjälle kuuluvien palveluiden toteuttamisesta. Viranomaisille toimitetun tiedon julkisuus määritellään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain tai mahdollisten erityislakien mukaan.
5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.
7. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.
7.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Tuija Wikström, asiointipalvelupäällikkö
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
tuija.wikstrom@espoo.fi
7.2 Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi
Muutoshistoria
- 12.6.2026