Tietosuojaseloste Henkilötietojen käsittely, Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille

Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille.

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 23.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Nuorisopalvelupäällikkö

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Emma Aalto, suunnittelija p. 040 5528922, emma.aalto(at)espoo.fi

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Harjoittelupaikkahakemus Espoon nuorisopalveluille.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteröidyn nimi, syntymävuosi ja sähköpostiosoite.

Rekisteröidyn oppilaitos, opiskeltava tutkinto, harjoittelun ajankohta sekä tutkinnon osa, jota harjoittelupaikkahakemus koskee.

Rekisteröidyn ilmoittamat muut tiedot, jotka rekisteröity katsoo hakemuksen kannalta olennaisiksi ja haluaa ilmoittaa harjoittelupaikkahakemuksessa.

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Tiedot eivät lähtökohtaisesti ole lain mukaan salassa pidettäviä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Henkilötietoja käsittelevät Espoon nuorisopalveluiden henkilökuntaan kuuluvat harjoittelupaikkojen koordinoinnista vastaavat henkilöt.

Espoon palveluntuottajina tietoja käsittelevät Espoon puolesta seuraavat tahot:

Ilmoittautumispalvelun tekninen tuottaja on Webropol Oy.

Hakemuksen yhteydessä annettuihin sähköpostiosoitteisiin lähetetään sähköpostitse kutsu haastatteluun. Haastattelukutsusta lähetetään kopio sen nuorisotilan sähköpostiin, johon hakija ohjataan haastatteluun. Espoon sähköpostipalveluntuottaja on Microsoft.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Kaikki Webropol-palvelun sisältämä tieto on tallennettu EU:n sisällä, eikä sitä luovuteta tai käsitellä EU:n ulkopuolella.

Microsoftin tuottaman sähköpostipalvelun sähköpostien tallennuspaikka on EU:n alueella. Microsoft operoi ja kehittää Office 365 -palveluita muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän EU-alueen ulkopuolelle, jos esim. ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista Eurooppalaiseen konesaliin esim. vikatilanteen selvittämiseksi. Näissä olosuhteissa sovelletaan esim. EU-mallisopimuslausekkeita.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään harjoittelupaikan tarjoamiseen ja hakuprosessin koordinoimiseen tarvittava aika, enintään 12 kk.

12. Miten tietoja suojataan?

Rekisteri sijaitsee Webropol-palvelussa. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan Espoon nuorisopalveluiden työntekijät harjoittelupaikkojen koordinoimiseen liittyvien työtehtävien perusteella, kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Manuaalista aineistoa ei tulosteta.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1 Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3 Milloin voin vaatia tietojeni poistamista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4 Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5 Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki).