Espoon hankinnat toimivat – molemminpuolista vuoropuhelua toivotaan lisää
Miltä Espoon kaupungin hankinnat näyttävät yritysten silmin? Tätä kysyttiin Espoon kaupungin ja Espoon Yrittäjien yhteisessä hankintakyselyssä, johon vastasi tammikuussa 344 yritystä useilta eri toimialoilta. Mukana oli sekä yksinyrittäjiä että suurempia toimijoita – puolet vastaajista oli yksinyrittäjiä tai alle kymmenen hengen yrityksiä. Kyselyyn saatiin ilahduttavan runsaasti sanallista palautetta, joista välittyi yrittäjien vahva halu kehittää hankintoja yhdessä ja tuoda esiin käytännön kokemuksia arjesta.
Valtaosa vastaajista on jo mukana julkisissa hankinnoissa. 67 prosenttia on jättänyt tarjouksen ja päässyt toimittajaksi, ja yli puolet osallistuu kilpailutuksiin vähintään kerran vuodessa. Yritykset kokevat oman osaamisensa julkisissa hankinnoissa keskimäärin hyväksi, mutta samalla tunnistetaan, että hankintojen maailma ei aina ole helppo, etenkään pienemmille yrityksille.
Vuoropuhelu on parantunut – mutta nyt kaivataan aktiivisuutta molemmilta puolilta
Yritykset kokevat Espoon hankinnat pääosin yrittäjälähtöisiksi ja kilpailuympäristön tasapuoliseksi. Kaupunkia pidetään läpinäkyvänä ja luotettavana kumppanina. Kiitosta saavat erityisesti markkinavuoropuhelut ja infotilaisuudet, jotka madaltavat kynnystä osallistua kilpailutuksiin ja selkeyttävät prosesseja.
Kyselyyn vastaajat haluavat vahvistaa markkinavuoropuhelua yhteistyön muotona entisestään. Yritykset toivovat lisää tilaisuuksia, niiden varhaisempaa ajankohtaa hankintaprosessissa sekä parempaa tiedotusta tilaisuuksista. Vastaajat totesivat, että markkinavuoropuhelussa esitetyt palautteet tulisi huomioida nykyistä paremmin, ja yrityksille tulisi tarjota mahdollisuus esittää vaihtoehtoisia toteutusmalleja.
Vuoropuhelu ei kuitenkaan synny yksin. Yritysten kannattaakin olla aktiivisia, kysyä, ehdottaa ja myydä omaa osaamistaan. Markkinavuoropuhelut ovat juuri niitä hetkiä, jolloin yrityksillä on mahdollisuus vaikuttaa. Mitä aiemmin yritykset tulevat mukaan keskusteluun, sitä paremmat edellytykset on yhdessä rakentaa toimivia ja tarkoituksenmukaisia hankintoja. Yritysten tarjoama tieto, ideat ja ratkaisut ovat keskeinen osa valmistelua. Tukea tähän saat mm. Business Espoon asiantuntijoilta. Lisäksi kannattaa tutustua Espoon hankintakalenteriin ja seurata mitä Espoon hankintakentällä on tapahtumassa. Neljästi vuodessa päivittyvä kalenteri antaa ennakkonäkymän tuleviin kilpailutuksiin vuodeksikin eteenpäin ja auttaa valmistautumaan ajoissa.
Referenssit, vaatimukset ja hankintalaki – miksi kaikessa ei voi joustaa?
Vastausten perusteella tarjouspyyntöjen vaatimukset koetaan pääosin selkeiksi, hankintaprosessi hyvin suunnitelluiksi ja kilpailutusten yhteydessä annettujen lupausten nähdään toteutuvan hyvin. Kyselyssä nousi kuitenkin esiin myös tuttu teema: referenssi- ja pätevyysvaatimukset, erityisesti kolmen vuoden referenssiaika. Referenssien aikarajat eivät ole Espoon oma valinta, vaan ne perustuvat hankintalainsäädäntöön.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö hankintoja voisi kehittää. Kyselyn perusteella yritykset toivoivat vaatimusten parempaa suhteuttamista hankinnan kokoon, pienempien ja laadullisten referenssien huomioimista, hankintakokonaisuuksien jakamista pienempiin osiin sekä selkeämpiä valintakriteereitä. Näihin toiveisiin Espoo voi ja haluaa vaikuttaa, minkä lisäksi yritysten oma aktiivisuus referenssihaasteiden esiin nostamisessa markkinavuoropuheluiden yhteydessä eli ennen tarjouspyynnön julkaisua on keskeistä.
Tieto ei aina löydy – tehdään siitä helpompaa
Kilpailutuksista saatava tieto jakaa vastaajien mielipiteitä. Osa seuraa Hilmaa(ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan) tai saa tietoa sähköpostitse, mutta moni ei ollut edes tietoinen Espoon hankintakalenterista. Yritykset toivoivat selkeämpää ja ennakoivampaa viestintää, uutiskirjeitä, pienhankintaportaalia sekä helpommin käytettävää hankintakalenteria.
Espoon kaupunki pyrkii kehittämään näitä saatujen palautteiden perusteella esimerkiksi lisäämällä ennakkoviestintää tulevista hankinnoista ja parantamalla hankintakalenterin käytettävyyttä. Samalla rohkaisemme kuitenkin yrittäjiä hyödyntämään jo olemassa olevia kanavia ja olemaan rohkeasti yhteydessä oman palvelunsa tai tuotteensa myymiseksi.
Yhteinen viesti on selvä
Espoon hankinnoissa on paljon toimivia käytäntöjä, ja suurin osa kokee toimintaympäristön vähintään kohtuullisen yrittäjäystävälliseksi. Todellinen vaikuttavuus syntyy kuitenkin siitä, että kaupunki ja yritykset tekevät tätä yhdessä. Kaupunki kuuntelee ja kehittää sekä kannustaa yrityksiä olemaan rohkeasti mukana, seuraamaan hankintakalenteria, osallistumaan vuoropuheluun ja myymään omaa osaamistaan. Näin rakennamme hankintoja, jotka palvelevat sekä kaupunkia että kaikenkokoisia yrityksiä.