Tietosuojaseloste Voima-järjestelmä
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 30.9.2026
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Kiinteistöjen kunnossapidon työnohjaamisessa henkilötietoja käsitellään kunnossapitopalveluiden tuottamiseksi. Henkilötietoja tarvitaan käyttöoikeusroolien määrittämiseksi kunnossapidon työnohjausjärjestelmään, sekä järjestelmän käyttöä varten. Henkilötietoja käsitellään myös yhteydenpidossa kunnossapitoon liittyvien työtilausten toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena tässä palvelussa on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen. Käsittely perustuu kunnan tehtävään ylläpitää ja hallinnoida omistamiaan kiinteistöjä sekä huolehtia niiden turvallisesta ja tarkoituksenmukaisesta käytöstä.
2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Käytettäessä kunnossapidon työnohjausjärjestelmää Espoon henkilöstön osalta on tarpeellista käsitellä seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työntekijän henkilöstönumero
Espoon kaupungin henkilöstön osalta käsiteltävät henkilötiedot saadaan kaupungin keskitetystä käyttövaltuushallinnan järjestelmästä. Työntekijän laatiessa palvelupyynnön tiedot haetaan kaupungin huoltokirjajärjestelmästä.
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Työn teettäjän ja rakennuttajan tiedot säilyvät työn mukana järjestelmän elinkaaren ajan. Purettujen ja myytyjen kohteiden henkilötiedot anonymisoidaan 10 vuoden kuluttua myynnin/purkamisen ajankohdasta. Palvelupyynnön jättäjän tiedot anonymisoidaan yhden vuoden kuluttua pyynnön valmistumisesta.
4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot
4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Tässä palvelussa ulkopuolisena tahona toimii järjestelmän toimittaja Digia.
4.2 Luovutus toisille organisaatioille
Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.
5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.
7. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.
7.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Ilari Welling, kehittämispäällikkö
etunimi.sukunimi@espoo.fi
7.2 Tietosuojavastaava
Espoon kaupungin tietosuojavastaava: tietosuoja@espoo.fi
Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki
Puh. +358 9 81621 (vaihde)
Muutoshistoria
- Viimeistelty 6.11.2025
- Korjattu käsittelyn oikeusperuste sekä selkiytetty kirjauksia 18.9.2026