Tietosuojaseloste Voima-järjestelmä
Henkilötietojen käsittely Voima-järjestelmässä (kunnossapidon työnohjausjärjestelmä)
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 7.11.2025
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Henkilötietoja käytetään Espoossa yleisesti ottaen toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Voimassa henkilötietoja käytetään rakennusten kunnossapidon työnohjausjärjestelmässä kunnossapitopalvelujen tuottamiseen. Tietoja tarvitaan järjestelmän käyttöä ja käyttöoikeusrooleja varten sekä työtilausten yhteystietoina.
Tietojasi käsitellään tässä palvelussa seuraavalla/seuraavilla oikeusperusteella:
- Sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Sopimuksessa rekisteröity on osapuolena, tai kyse on rekisteröidyn pyynnöstä tehtävistä sopimuksen tekemistä valmistavista toimenpiteistä.
2. Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?
Palvelun tuottamisen kannalta on tarpeellista käsitellä: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työntekijän henkilöstönumero ja urakoitsijan työntekijän veronumero.
Saamme tiedot Espoon kaupungin Iida käyttövaltuushallinnan järjestelmästä, kun työntekijälle haetaan roolipohjaiset käyttöoikeudet järjestelmään, Espoon kaupungin Granlund Manager -huoltokirjajärjestelmästä, kun työntekijä laatii palvelupyynnön tai selainpohjaisesta Voima mobiilista, kun urakoitsija rekisteröityy järjestelmän käyttäjäksi. Tilapalvelujen työn teettäjien tiedot tulevat järjestelmään Iidan kautta. Palvelupyynnön jättäjien tiedot tulevat palvelupyyntökohtaisesti sen jättämisen yhteydessä ja kohteen yhteyshenkilöt tulevat kohteen perustamisen yhteydessä.
3. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Tämän palvelun kohdalla tietoja poistetaan seuraavasti:
Työn teettäjän ja Rakennuttajan tiedot säilyvät työn mukana järjestelmän elinkaaren ajan. Purettujen ja myytyjen kohteiden henkilötiedot anonymisoidaan 10 vuoden kuluttua myynnin/purkamisen ajankohdasta. Palvelupyynnön jättäjän tiedot anonymisoidaan yhden vuoden kuluttua pyynnön valmistumisesta.
4. Tietoa käsittelevät tai vastaanottavat tahot
4.1 Espoon lukuun käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungin virkamiehet ja työntekijät, sekä sellaiset Espoon kaupungin ulkopuoliset toimijat, joilta Espoo ostaa palveluja tai joiden kanssa Espoo toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Valitsemme sopimuskumppaneiksemme vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimusten täyttäminen varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Tässä palvelussa käytämme seuraavanlaisia ulkopuolisia toimijoita: Järjestelmän toimittaja Digia, Tilapalveluiden sopimustoimittajat (rajoitettu näkymä heille osoitettuihin työtilauksiin).
4.2 Luovutus toisille organisaatioille
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tässä palvelussa tietoja ei luovuteta muille.
5. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus takaa sinulle erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietojesi käsittelyyn. Voit tutustua oikeuksiisi ja niiden käyttämiseen Espoon verkkosivuilla Tietosuoja | Espoon kaupunki.
7. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Espoon kaupunki.
7.1 Rekisterin yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysymyksiä tai toivot tarkennuksia henkilötiedon käsittelyyn, voit olla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön:
Sari Nevia, Suunnittelija
etunimi.sukunimi@espoo.fi
Muutoshistoria
- – Viimeistelty 6.11.2025