Tietosuojaseloste Villa Elfvikin luontotalo sähköpostilista

Villa Elfvikin luontotalon kasvattajien kursseista ja muista tapahtumista tietoa haluavien sähköpostilista

Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä: 27.08.2020

1. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Luontotalon johtaja

3. Rekisterin yhteyshenkilö

suunnittelija Katri Luukkonen puh. 043 826 5253

sähköpostiosoite: katri.luukkonen@espoo.fi

osoite: Villa Elfvikin luontotalo

PL 60440 ,02070 ESPOON KAUPUNKI

4. Tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

5. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietorekisterin tarkoituksena on jakaa tietoa rekisterissä oleville henkilöille luontotalon järjestämistä tapahtumista, erityisesti kasvattajille suunnatuista kursseista. Sähköpostilistalle jaetaan harkitusti myös yhteistyökumppaneiden tiedotteita ympäristökasvatukseen liittyvästä tarjonnasta.

6. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

7. Mitä tietoja käsitellään?

Rekisteri sisältää Villa Elfvikin luontotalon kasvattajien kursseille osallistuneiden sähköpostiosoitteita. Osallistujat ovat pääsääntöisesti pääkaupunkiseudun kunnissa toimivia opettajia ja varhaiskasvattajia. Rekisterissä on myös Espoon kaupungin työntekijöitä.

8. Mistä tiedot saadaan?

Sähköpostiosoite saadaan rekisteröityjen omalla suostumuksella kurssipalautteen annon yhteydessä. Kurssipalaute annetaan nykyisin sähköisellä lomakkeella.

9. Luovutetaanko tai siirretäänkö tietoja kaupungin ulkopuolelle?

Ei luovuteta.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Ei siirretä.

11. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Sähköpostiosoitteita säilytetään niin kauan, kuin ne toimivat tai sähköpostiosoitteen omistaja ilmoittaa, ettei enää halua olla jakelulistalla.

12. Miten tietoja suojataan?

Asiakastiedot säilytetään sähköisesti rekisterin yhteyshenkilön henkilökohtaisissa yhteystiedoissa.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Paperisia asiakirjoja ei säilytetä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkempi ohjeistus tietosuoja-asetuksen mukaisten tietopyyntöjen osoittamisesta: Tietosuoja/Asiakkaiden oikeudet

13.1. Miten voin tarkastaa tietoni?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn pyynnöt ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat maksuttomia. Kuitenkin jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

13.2. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme.

13.3. Milloin voin vaatia tietojeni poistamista?

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä tietyin edellytyksin. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötiedot hävitetään vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13.4. Milloin voin vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos sinusta kerätyt eivät pidä paikkaansa, voit vaatia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

13.5. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon: www.tietosuoja.fi(ulkoinen linkki)