Tietosuojaseloste viljelypalstojen vuokrauksen asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste Espoon kaupunki Viljelypalstojen vuokrauksen asiakasrekisteri
Tietosuojaselosteen julkaisupäivämäärä 10.3.2021

1. Rekisterin nimi

Viljelypalstojen vuokrauksen asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Anne Mannermaa, vihertuotantopäällikkö

Puh. 050 528 5928

Sähköpostiosoite: anne.m.mannermaa@espoo.fi

Osoite: Teirinsyrjä 4, 02770 Espoo

4. Rekisterin yhteyshenkilö   

Pirjo Aalto, asiakaskoordinaattori

Puh. 040 639 3961

Sähköpostiosoite: pirjo.aalto@espoo.fi

Osoite: Teirinsyrjä 4, 02770 Espoo

5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

Espoon kaupungin tietosuojavastaava

Osoite: PL 12, 02070 Espoon kaupunki

Puh. 09 816 21 (vaihde)

Sähköpostiosoite: tietosuoja@espoo.fi

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja tarvitaan viljelypalstoja Espoon kaupungilta vuokranneiden asiakkaiden yhteys- ja laskutustietojen ylläpitämiseen. Asiakkaat ovat tehneet sopimuksen asiasta Espoon kaupungin kanssa vuokrasopimuksen allekirjoituksen yhteydessä.

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

7. Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä)

Rekisteri sisältää viljelypalstan vuokraajien nimen, henkilötunnus, osoitteen, mahdolliset muut yhteystiedot, tiedot hänen vuokraamastaan palstasta sekä laskutukseen liittyviä tietoja. Lisäksi poistuneiden alueiden ja irtisanottujen viljelijöiden tiedot säilytetään yksikössä. Henkilötunnusta käytetään laskutukseen (Community laskutusjärjestelmä).

8. Henkilötietojen tietolähteet

Sopimuksen teko edellyttää henkilötietojen antamista, sopimusta/laskutusta ei voida tehdä ilman niitä.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.   

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Eu:n tai ETA:n ulkopuolelle

11. Tietojen säilytysajat

Sopimus säilytetään palstan vuokra-ajan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:

  • Community

B. MANUAALINEN AINEISTO:

  • Esim. – Nykyisten viljelijöiden allekirjoitetut sopimukset, Vanhojen viljelijöiden, poistuneiden alueiden ym. aineisto on lukitussa kaapissa paperisena aineistona. Huone on lukittavissa.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

A. Sähköinen aineisto

  • Esim. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
  • Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

  • Esim. Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

13. Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko

a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai

b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

14. Oikeus tiedon oikaisemiseen                  

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisupyyntö osoitetaan

Rekisterin yhteyshenkilölle, Pirjo Aalto

15.  Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).

16. Muut mahdolliset oikeudet

Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)

  • Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm., jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)

  • Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)

  • Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.
  • Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)

  • Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
  • Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa.